2. Структура организационного проекта

Организационный проект, особенно для новых и сложных предприятий, разрабатывается обычно в две стадии:

- эскизный проект, рассматривающий альтернативные варианты реорганизации;

- рабочий проект, разрабатываемый в три этапа:

1. Фрмирование общей структурной схемы. На этом этапе определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено организационное проектирование. На этом этапе определяются следующие характеристики организационной структуры: перечень проектируемых подсистем, число уровней в системе управления, степень централизации полномочий и ответственности на разных уровнях, формы взаимоотношений с окружающей средой, требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению системы.

2. Рзработка состава основных подразделений и связей между ними. На этом этапе определяются организационные решения для всех структурных уровней, включая распределение задач между ними и построение внутриорганизационных связей.

3. Ргламентация организационной структуры. Она включает: определение состава и численности подразделений, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных работ, принятие решения о технологии обработки информации, расчеты затрат на управление и показателей эффективности проектируемой структуры.

Примерная последовательность разработки организационного проекта компании показана на рис. 6.1

Исходные внешние факторы, определяющие задачи организационного проекта

Положение компании

Планы вышестоящей компании

Рынок

Мировой опыт

Собственные цели

Действия конкурентов

Состав организационного проекта развития компании

Структура и функции

Маркетинг

Система качества

Информатизация

Техническое развитие

Контрактинг

Система управления

Задание на проектирование

Формирование команды и планы работы

Разработка альтернативных вариантов

Разработка и утверждение окончательной редакции проекта

Основные результаты: выход на международный рынок; повышение фиктивности деятельности; создание устойчивого имиджа компании

Расчет затрат на реализацию проекта

Оценка эффективности проекта

Календарный график реализации проекта

Стратегия и программа деятельности компании

Авторский надзор за реализацией проекта

Рис. 6.1. Схема работы по созданию организационного проекта развития компании

3. Основные этапы формирования новой организационной структуры

Этап 1. Фиксация существующего штатного расписания:

1. Получение утвержденного штатного расписания

2. Кодировка рабочих мест

3. Разработка базы данных «Библиотека работ компании»

4. Наполнение базы данных с помощью анкетирования персонала

5. Анализ « Библиотеки работ компании» на предмет выявления дублирования, пробелов и факторов, реализация которых важна для развития организации

Этап 2. Анализ недостатков организационной структуры предприятия, который включает:

3. Проведение совещания с руководством предприятия на предмет определения основных недостатков и предварительного распределения функциональных обязанностей между структурными подразделениями.

4. Выявление причин возникновения указанных недостатков и оценку их возможного влияния на эффективность работы предприятия.

5. Структуризацию выявленных недостатков. Определение возможных путей решения проблем.

Этап 3. Разработка нового штатного расписания компании, которая предполагает:

4. Встречи с руководством и административными работниками по формированию концепции новой структуры компании.

5. Выработка проекта штатного расписания.

6. Кодификация рабочих мест в новой организационной структуре, что имеет принципиальный характер: к коду будут привязаны система заработной платы, управленческий учет, материальный учет, документооборот, система планов и отчетности.

7. Условное заполнение фамилиями новых рабочих мест, наполнение обязанностями новых рабочих мест.

8. Приведение названий рабочих мест в соответствие с положением в иерархической структуре и тарифно-квалификационным справочником. Подготовка приказа на утверждение руководству с новым перечнем должностей.

9. Создание единой тарифной сетки компании. Присвоение каждому коду «должностной вилки»

10. Создание (адаптация) программы «Штатное расписание».

Этап 4. Разработка пакета положений о структурных подразделениях, который охватывает:

1. Разработку и утверждение типовой формы Положения о структурном подразделении.

2. Коллективное совещание руководителей и администраторов по окончательному согласованию распределения функциональных обязанностей между структурными подразделениями.

3. Формирование руководителями подразделений предварительного варианта положений.

4. Утверждение генеральным директором компании пакета положений о структурных подразделениях.

Этап 5. Создание пакета положений и должностных инструкций на рабочие места, которые предполагают:

1. Создание и утверждение типовых Положений о руководящем работнике и Должностной инструкции сотрудника.

2. Разработку анкет и создание плана-графика анкетирования персонала, утвержденного приказом.

3. Проведение коллективного совещания по разъяснению некоторых терминов.

4. Анкетирование персонала организации. Формирование предварительного варианта должностных инструкций.

5. Согласование должностных инструкций с непосредственными руководителями сотрудников. Определение взаимосвязи должностных инструкций со следующими документами: требованиями к кандидату на рабочее место, требованиями к ведению документации.

6. Формирование окончательного варианта пакета Положений о руководящих работниках и должностных инструкций на сотрудников.

7. Преобразование базы данных «Библиотека работ» за счет включения должностных инструкций в единую компьютерную систему «Организационная структура предприятия».

Этап 6. Разграничение функций управления. Разработка и утверждение документов, включающих Устав, Положение о собрании акционеров и др.

Этап 7. Разработка и утверждение локальных нормативных актов: правила внутреннего распорядка, порядок урегулирования трудовых споров, кодекс деловой этики и др.

Этап 8. Аттестация и наем персонала, включающие:

1. Разработку и утверждение Положения об аттестации сотрудников и аттестационной комиссии.

2. Разработку анкеты по оценке уровня профессиональных и личностных качеств работников компании.

3. Аттестацию сотрудников.

4. Наем дополнительных сотрудников.

Этап 9. Постановка документооборота.

Этап 10. Постановка управленческого учета.

Этап 11. Ведение персонального материального учета.

Этап 12. Разработка и внедрение прогрессивной системы оплаты труда.

Этап 13. Воспитание корпоративного духа в организации.

Этап 14. Привязка финансового планирования и управления компанией к конкретным

рабочим местам.

Задачи, упражнения, вопросы для самостоятельной работы студентов

1. Объясните назначение органиграммы и перечислите используемые для ее

составления методы.

2. Насколько полезна в работе матрица распределения ответственности?

3. В чем основная сложность проектирования организационных структур управления?

4. Объясните и приведите примеры, какой из методов проектирования самый гибкий.

5. Поясните, чем отличается эскизный проект от рабочего и каковы этапы

реализации последнего.

6. Дайте краткую характеристику исходных внешних факторов, определяющих

задачи организационного проектирования.

7. Включает ли схема работы по созданию организационного проекта развития

компании оценку эффективности?

8. Постройте по материалам лекции блок-схему алгоритма формирования

новой организационной структуры.