1.6. Організація обліку коштів
Основними завданнями організації обліку грошових коштів ТОВ «Агрокомплекс «Немирів ЛТД» є:
правильна організація, своєчасне і законне проведення безготівкових та готівкових розрахункових операцій;
забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів в касі підприємства;
своєчасне і правильне документування операцій з руху грошових коштів та їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку;
здійснення контролю за дотриманням касової дисципліни, в т.ч. за витрачанням отриманих в установах банку грошових коштів відповідно до цільового призначення;
проведення інвентаризації грошових коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.
Первинні документи, що підтверджують рух грошових коштів, повинні бути належно упорядковані.
Касові операції ТОВ «Агрокомплекс «Немирів ЛТД» оформлюються документами, типові відомчі форми яких затверджені Міністерством статистики України за згодою з Національним банком України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності. Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх заміняють.
У встановлені терміни касир складає і передає до бухгалтерії звіт про рух грошових документів.Всі прибуткові та видаткові касові документи ТОВ «Агрокомплекс «Немирів ЛТД» повинні бути заповнені відповідальними особами чітко і зрозуміло чорнилами, кульковою ручкою або виписані на машині, жодних підчисток, помарок або виправлень, хоча і оговорених, в цих документах не допускається. При цьому приймання та видача коштів по касових ордерах може проводитись тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за платіжними дорученнями та розрахунково-платіжними відомостями.
Якщо хоча б одна з вимог по заповненню касових документів не виконана, касир зобов’язаний повернути документи до бухгалтерії для належного їх оформлення. При завершенні операцій касир зобов’язаний підписати усі прибуткові та видаткові ордери, а ті документи, які до них додаються, погасити штампом або надписом: на прибуткових документах – «отримано», а на видаткових- «оплачено», вказавши дату.
Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.
Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі, обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства. Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі, другі - повинні бути відривними і є звітами касира.
Звіт касира- це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів. Організація обліку грошових коштів в касі. Каса підприємства - це приміщення або робоче місце,призначене для приймання, видачі та зберігання грошових коштів, інших цінностей і касових документів, де,як правило,ведеться касова книга. Відповідальність за обладнання каси та забезпечення в ній ефективного зберігання грошей несе керівник підприємства.
Готівка в касі ТОВ «Агрокомплекс «Немирів ЛТД» може зберігатися тільки в межах ліміту залишку готівки - граничної суми грошових коштів, встановленої установою банку, яка може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня.
Вся готівка понад суми встановлених лімітів підприємства повинна здаватися для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкрито поточний рахунок. У випадку, якщо підприємству ліміт не встановлений, вся наявна в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною, і повинна здаватися в банк.
Операції з приймання та видачі готівки здійснює касир – це посадова матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів на підприємстві.
При здійсненні безготівкових розрахунків можуть застосовуватись акредитивна, інкасова, вексельна фома розрахунків, а також форми за розрахунковими чеками, причому клієнти банків самостійно обирають платіжні інструменти і зазначають їх під час укладання договору.
Поточний рахунок - рахунок, який відкривається в уповноважених установах банку підприємствами усіх видів та форм власності, а також їх відокремленими підрозділами для зберігання грошових коштів та здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавства України як в національній так і в іноземній валюті.
Юридичніі фізичні особи мають право відкривати необмежену кількість поточних рахунків за своїм вибором і згодою банків для зберігання грошових коштів і здійснення усіх видів банківських операцій.
Акредитив- доручення банку покупця банку постачальника провести оплату за відвантажену продукцію,товар, надані послуги на підставах, обумовлених в цьому дорученні.
Одержання готівки в банку здійснюється касиром або іншою уповноваженою особою на підставі грошового чеку. Надлишок готівки в касі підприємства здається до банку у встановленому порядку одним з наступних способів:
до денних та вечірніх кас банківських установ;
інкасатором НБУ або установ комерційних банків для подальшої здачі відповідних документів;
підприємствам поштового зв’язку для переказу на поточний рахунок в установах банку;
до об’єднання кас при підприємствах для подальшої здачі до відповідних банківських установ.
Організація обліку готівкових грошових коштів є досить складним напрямком, оскільки охоплює найбільшу кількість складових. Зокрема, до етапів організації зазначеного об’єкта належать:
організація кадрового добору касирів установи;
організація матеріальної відповідальності;
організація збереження готівкових коштів у касі установи;
організація доставки готівкових коштів до каси;
організація визначення розрахункових показників ліміту каси;
організація облікових номенклатур;
організація вибору носіїв облікової інформації;
організація руху носіїв облікової інформації.
Організація кадрового добору працівників на посаду касира передбачає вироблення критеріїв, за якими здійснюватиметься добір.
Організація визначення розрахункового показника ліміту каси передбачає проведення підготовчих організаційних робіт з установлення розміру готівки, що може залишитись у касі установи на кінець робочого дня. Ліміт каси встановлюється щорічно на підставі заявки-розрахунку, яка подається до відповідної обслуговуючої установи у двох примірниках. Для підготовки показників щодо ліміту каси проводиться ретельне вивчення касових оборотів за будь-які три місяці минулого року за такими складовими:
готівковою виручкою (надходження до кас установи або організації, крім сум, одержаних з установ банків чи органів казначейства);
виплати готівкові на різні потреби (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів). На основі зазначених показників здійснюється розрахунок таких похідних показників:
середньоденної виручки (сума готівкової виручки, поділена на кількість робочих днів установи чи організації за ці три місяці);
середньоденна видача готівки (сума готівкових виплат, поділена на кількість робочих днів установи впродовж розглядуваних трьох місяців).
Знайдені показники є основою при визначенні розміру ліміту каси. Коли планують збільшити ліміт каси порівняно з розрахунковою сумою, готують окремі цифрові розрахункові та текстові обґрунтування на здійснення останніх дій, які додаються до заявки-розрахункау. Обґрунтування має містити чіткий перелік подій, які потенційно вимагатимуть збільшення ліміту каси, та розрахунок щодо впливу кожної з них на загальне збільшення.
Організація носіїв облікової інформації щодо їх вибору регулюється Наказом Міністерства статистики від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій». Відповідно до зазначеного нормативного документа до первинних носіїв обліку готівкових коштів відносять:
прибутковий касовий ордер (ф. КО-1);
видатковий касовий ордер (ф. КО-2);
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (КО-3, КО-3а);
Касову книгу (ф. КО-4);
- Книгу обліку прийнятих та виданих касиром грошей (ф. КО-5, ф. 440). Прибутковий касовий ордер використовується для оформлення надходження готівки до каси. Він складається з двох частин — власне касового ордера та квитанції і крім загальних реквізитів містить такі власні:
номер документа;
дата складання;
кореспондуючий рахунок;
код аналітичного рахунка;
код цільового призначення;
прізвище, ім’я, по батькові особи, що вносить готівкові кошти до каси.
Касові ордери виписує працівник бухгалтерії та підписує головний бухгалтер, а далі вони передаються до каси для здійснення відповідних видатково-прибуткових операцій.
Інформація щодо виписаних касових ордерів фіксується в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів за такими позиціями:
дата;
номер документа;
сума;
примітка.
Для ведення загальної реєстрації касових ордерів заводиться форма КО-3а, для цільової функціональної реєстрації на рік відкриваються два журнали за формою КО-3.
Касова книга застосовується для визначення загальних готівкових оборотів за день та виведення залишку готівкових коштів на кінець робочого дня. До початку здійснення записів касова книга відповідним чином оформлюється: сторінки нумеруються, книга брошурується, на останній сторінці вказується загальна кількість сторінок, яка засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера. У книзі фіксується інформація за функціональними реквізитами касових ордерів (номер документа, від кого отримано чи кому видано, номер кореспондуючого рахунка, сума), джерело надходження коштів та за власними розрахунковими реквізитами касової книги (разом за день; залишок на кінець дня; зокрема на зарплату). Кожний аркуш складається з двох частин: першого примірника звіту та відривного звіту, який отримується заповненням аркуша у складеному вигляді з лицьового боку під копіювальний папір. Касовий звіт складається наприкінці робочого дня і разом з виправдовувальними документами його копія передається до бухгалтерії для здійснення записів у меморіальному ордері № 1.
Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей використовується у великих бюджетних установах, у практиці яких застосовується форма організації виплат заробітної плати чи стипендій через довірених осіб або за наявності кількох касирів у касі установи.
В книзі фіксується:
дата операції;
залишок готівки у касира на початок дня;
сума, видана касирові;
підпис касира про отримання;
отримані суми за день прибутковими операціями;
сума, здана касиром старшому касирові;
підпис старшого касира про отримання грошей;
залишок готівки на кінець дня.
Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей використовується у великих бюджетних установах, у практиці яких застосовується форма організації виплат заробітної плати чи стипендій через довірених осіб або за наявності кількох касирів у касі установи. Наприкінці робочого дня касир зобов’язаний скласти звіт за готівковими оборотами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касирові під розписку у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей. Так, кошти відображаються на рахунку 30 "Каса". Він призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у касі підприємства. Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки: — 301 "Каса в національній валюті"; — 302 "Каса в іноземній валюті". За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом — виплата (витрачання) готівки. Аналітичний облік може вестися за кожною операційною касою або касиром, що забезпечує реалізацію функції збереження майна власника, а також за видами валют. Найбільш достовірний аналітичний облік ведеться в звіті касира, де відображається кожна господарська операція з руху грошових коштів у касі. Для обліку наявності та руху грошових коштів, які знаходяться на рахунках у банку, і які можуть бути використані для поточних операцій призначений рахунок 31 "Рахунки в банках". Він активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів — грошових коштів і має такі субрахунки: — 311 "Поточні рахунки в національній валюті"; — 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті"; — 313 "Інші рахунки в банку в національній валюті"; — 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті". Аналітичний облік за рахунком може вестися за видами рахунків, відкритих у банківських установах. Інформація, щодо сум операцій по рахунках 30, 31 формується у журналі ордері 1 с.-г.
Крім зазначених носіїв облікової інформації щодо бюджетних установ для досягнення вищого рівня аналітичності облікової інформації до складу загальних облікових носіїв Наказом Державного казначейства України від 6.10.2000 № 100 введено картку аналітичного обліку готівкових операцій. У картці крім загальної інформації відображається на основі звітів касира сума залишку на кінець місяця, дня, готівкові видатки та надходження впродовж кожного дня та залишки на його кінець за фондами, коди економічної класифікації та коди програмної класифікації. Картка аналітичного обліку готівкових коштів відкривається щомісячно за кожною установою. Організація руху носіїв облікової інформації здійснюється відповідно до схеми, наведеної на рис. 1.
Рис. 1. Рух облікової інформації з обліку касових операцій
Наза1.7. Організація обліку дебіторської заборгованості
Дебіторська заборгованість - це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату. За терміном погашення розрізняють довгострокову та поточну дебіторську заборгованість. Поточна дебіторська заборгованість - це сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом дванадцяти місяців з дати балансу. Довгострокова дебіторська заборгованість - це сума дебіторської заборгованості, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу. Основними завданнями організації обліку дебіторської заборгованості є: зазначення в наказі про облікову політику критеріїв класифікації дебіторської заборгованості; вибір методу визначення резерву сумнівних боргів; розробка графіку документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, та доведення цієї інформації до виконавців; вибір облікових реєстрів, в яких відображається дебіторська заборгованість, та доведення цієї інформації до конкретних виконавців; організація передачі інформації з облікових реєстрів до центральної бухгалтерії (головному бухгалтеру) для її відображення в звітності. Для бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості на ТОВ «Агрокомплекс «Немирів ЛТД» використовуються рахунки 34 "Короткострокові векселі одержані", який має два субрахунки: 341 "Короткострокові векселі, одержані в національній валюті"; 342 "Короткострокові векселі, одержані в іноземній валюті". 36 "Розрахунки з покупцями та замовниками", який має три субрахунки: 361 "Розрахунки з вітчизняними покупцями"; 362 "Розрахунки з іноземними покупцями"; 363 "Розрахунки з учасниками ПФГ". 37 "Розрахунки з різними дебіторами", який має сім субрахунків: 371 "Розрахунки за виданими авансами"; 372 "Розрахунки з підзвітними особами"; 373 "Розрахунки за нарахованими доходами"; 374 "Розрахунки за претензіями"; 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"; 376 "Розрахунки за позиками членам кредитних спілок"; 377 "Розрахунки з іншими дебіторами". 38 "Резерв сумнівних боргів". Найважливішими проблемами, рішення яких повинне сприяти поліпшенню фінансового стану господарюючих суб'єктів, є: 1. Правильна організація обліку дебіторської заборгованості у зв'язку з переходом на новий план рахунків і нову систему бухгалтерського обліку, а також у зв'язку із припиненням майже всіх міжгосподарських відносин після розвалу адміністративно-командної системи господарювання; 2. Аналіз дебіторської заборгованості, що повинен бути спрямований на виявлення факторів, що впливають на ріст дебіторської заборгованості й визначення резервів спрямованих на ліквідацію невиправданої, заборгованості й зниження її росту. Метою контролю дебіторської заборгованості є підтвердження достовірності, повноти, реальності і законності обліку дебіторсько-кредиторської заборгованості у звітності, тобто у балансі підприємства. Дебіторська заборгованість відображається у журналі-ордері № 3 Б с.-г.
Система внутрішнього контролю - це особлива форма контролю, який забезпечує достовірність інформації підприємства, збереження грошових і матеріальних цінностей, підвищення ефективності господарювання, відповідність системи внутрішнього контролю вимогам законодавчих та нормативно-правових актів і норм. Раціональна організація системи внутрішнього контролю за станом розрахунків на підприємстві сприяє зміцненню договірної та розрахункової дисципліни, підвищенню відповідальності за дотриманням платіжної дисципліни, скороченню дебіторської заборгованості, покращанню фінансового стану суб'єкта господарювання.