Література

Шевчук С.В, Клименко І.В. українська мова за професійним спрямуванням: Підручник. – К.: Алерта, 2011. – С.361-381.

Практичне заняття 12-13 Етикет службового листування – 4год.

І. Підготуйте відповіді на запитання, виконайте завдання:

3. Що таке службовий лист?

4. Назвіть і проаналізуйте службові листи за функціональними ознаками.

5. Що ви знаєте про циркулярні, звичайні й колективні листи?

6. Опрацюйте і законспектуйте матеріал про реквізити листа (с.392-395).

7. Які ви знаєте вимоги до оформлення службових листів (с.402-403)?

8. Прочитайте зразки документів (лист-запит, лист-відповідь) і охарактеризуйте їх структуру, залучаючи також інформацію таблиці.

Л И С Т - З А П И Т

Україна

ЗАТ "Космос" Директорові

типографії видавництва

"Новий світ"

п. Котенку В.К.

254136, м. Київ-136 83023 , м.Донецьк-23

вул. В.Яна , 3/5 вул. Петренка-89

тел.: (044) 220-41-01

факс (044) 235-90-78

02.06.2005 № 51-94/36

Про виготовлення бланків

обліку і звітності

Шановний Василю Костянтиновичу!

Просимо повідомити про можливість виготовлення бланків обліку та звітності на папері типографії кількістю 1 тис. штук протягом липня 2005 року.

Директор І.В. Марченко

Головний бухгалтер Л.В. Степанова

Л И С Т - В І Д П О В І Д Ь

Україна

Типографія видавництва ЗАТ "Космос"

"Новий світ"

83023, м. Донецьк-23 254136, м. Київ-136

вул. Петренка-89 вул. В.Яна , 3/5

тел.: (0622) 20-41-01

факс (0622) 35-90-78

05.06.2005 № 10-9/1032

на № 51-94/36 від 02.06.2005

Про виготовлення бланків

обліку і звітності

Повідомляємо, що виконання Вашого замовлення на виготовлення бланків обліку і звітності можливе протягом зазначеного терміну.

Додатки: розрахунок вартості виконання робіт на 1 а. у 2 прим.

Директор В.Г. Котенко

Реквізити, лексико-граматичні особливості оформлення листів	Приклади
1. Назва країни або Міністерства (реквізит факультативний)	Україна Міністерство освіти та науки, молоді та спорту України
2.Назва організації-відправника листа	ЗАТ "Космос"
3.Назва структурного підрозділу (якщо є необхідність)	Дирекція експлуатації
4. Адреса підприємства, №№ телефонів, факсу	25 030, м. Київ, вул. Б.Хмельницького,4 тел. (044)228 -15-19 факс (044) 230-21-19
5.Дата і номер реєстрації листа (фіксуються в одному рядку)+ номер і дата листа, на який дають відповідь (для листа-відповіді)	14.05.2005 №6-1-02/40 на №5-1-03/54 від 10.05.2005
6.Адресат (назва й адреса одержувача листа).	Директорові ЗАТ "Сармат" п. Ткачуку В.П. 83083, м.Донецьк-83, вул. Південна,18
7.Заголовок до тексту. Укладається за формою "прийменник ПРО + іменник у знахідному відмінку". Міститься ліворуч перед текстом документа за кутовим принципом.	Про надсилання інформації щодо асортименту фарб
8. Текст (якщо лист скеровано знайомій особисто людині, він починається загальноприйнятою етикетною формулою звертання).	Шановні панове! Шановний Василю Григоровичу!
9. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок (якщо є)	Додаток: розрахунок вартості робіт на 5 арк. в 1 прим.
10.Підпис керівника (йому може передувати словосполучення "з повагою", а також гол. бухгалтера (для листів-запитів, листів-замовлень).	З повагою, Директор ЗАТ "Промінь" /підпис/ В.О.Годзь
11.Віза виконання (розташовується на копії в лівому нижньому куті)	Вик. К.М. Безпаленко

9. Прочитайте наведений нижче зразок листа-замовлення, охарактеризуйте його структуру і лексико-граматичне оформлення. Напишіть на нього лист-відповідь.

Міністерство місцевої

промисловості України

Завод нестандартного Типографія видавництва

устаткування "Київська правда"

254136, Київ-136 252214, Київ-214

вул. В.Яна , 3/5 вул. Маршала Гречка, 13

тел.: 220-41-01

02.06.2012 № 51-94/36

Про замовлення бланків

обліку і звітності

Просимо виготовити бланки обліку і звітності на папері заводу кількістю 1 (одна) тис. штук у четвертому кварталі 2012 року.

Директор (підпис) І.В. Марченко

Головний бухгалтер (підпис) Л.В. Степанова

10. Прочитайте фрагмент статті. Виконайте завдання:

1. Що таке мовний етикет? Чи можна вважати, що автори поданих нижче речень обізнані з правилами мовного етикету? Відповідь обґрунтуйте. Як би ви висловили подібні думки?

• Я одержав Ваше запрошення взяти участь у роботі конференції, однак приїхати не зможу.

• Щиро вдячна Вам за пропозицію взяти участь у конкурсі. Ваше запрошення дуже важливе для мене, проте, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушена відмовитися. Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми зможемо плідно співпрацювати.

• Ми ознайомилися з каталогом Ваших товарів, але вони нас не зацікавили.

• Вважаємо за необхідне повідомити, що термін оплати рахунка за Ваше замовлення минув учора.

Мовний етикет у писемному професійному спілкуванні

Мовний етикет – це правила мовленнєвої поведінки, вироблені національним колективом мовців.

Дотримання правил етикету в писемному професійному мовленні є свідченням поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих ділових стосунків.

Правила мовного етикету особливо добре слід знати тим, хто складає ділові листи. Їм потрібно завжди пам’ятати так зване “золоте правило” ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Основними правилами мовного етикету в писемному мовленні є такі:

1. Розпочинати лист слід із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості, при цьому потрібно використовувати офіційні форми звертань, наприклад: Шановний Іване Андрійовичу! Шановна пані Ясинська! Високоповажний Міністре! Шановний пане директоре!

2. Займенники Ви, Ваш і под. треба писати з великої літери як вияв поваги до адресата.

3. У початковій фразі варто ввічливо висловити – залежно від ситуації – подяку, підтвердження, прохання, посилання на попередній лист, розмову, зустріч тощо, наприклад: Ми щиро вдячні Вам за те, що... Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого листа... У відповідь на Ваш запит повідомляємо... Звертаємося до Вас із проханням...

4. Невдоволення та відмову потрібно також висловлювати ввічливо і коректно, наприклад: Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... . Гадаємо, що це лише непорозуміння.

5. Щоб пом’якшити тон листування, слід активні форми дієслова замінити пасивними, увести вставні слова, пор.: Ви досі не висловили пропозицій щодо нашого спільного проекту. - Пропозиції щодо нашого спільного проекту Вами досі не висловлено. За такі результати праці Ви не можете отримати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете отримати премії.

6. У завершальному реченні можна повторити подяку, ще раз перепросити, висловити запевнення чи сподівання, наприклад: Дозвольте ще раз подякувати Вам... Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку. Запевняємо, що ми зробимо все можливе для вчасного завершення... Сподіваємося на плідну і взаємовигідну співпрацю.

7. Закінчувати лист слід прощальною фразою на зразок: З повагою... Із вдячністю і пошаною... З найкращими побажаннями...

8. Постскриптум ( РS, приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно треба повідомити. Після постскриптуму знову потрібно поставити дату і підпис.