2.2 Роль информационных технологий в исследовании систем управления

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны.

Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой при исследовании систем управления, их оптимизации и, в конечном счете, для капиталовложений.

Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации приведена в приложении В [6].

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям.

Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных.

При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек — ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.).

Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло число эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и т.п. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру.

При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления.

Совершенствуются системы контроля, в том числе дающие возможность выявить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров.

Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций и т.п. (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления [7].

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность.

Особое место занимает умение разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагает использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

При обучении руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам.

В действующих на фирмах системах повышения квалификации важное значение придается базовому курсу - «умению управлять», улучшению стиля работы руководителя, развитию стратегического мышления. Формируется набор методов обучения работе с новыми информационными технологиями, который предусматривает использование специальных обучающих модульных программ, реализованных на микропроцессорах, сетей для передачи информации о новых методах, средствах и технике управления.

При обучении кадров большое внимание в настоящее время уделяется так называемым корпоративным системам, т.е. комплексным информационным системам управления предприятиями. В этом случае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управления предприятиями. Находясь на своем рабочем месте, управляющие получают необходимую информацию по новым изделиям, производству, поставкам, финансам, экономике и др.

Появление персональных компьютеров, которые могут быть подключены к другим ЭВМ, значительно расширило возможности использования баз данных конкретными пользователями для оперативного получения необходимой информации из больших ее массивов.

Персональная ЭВМ дает возможность получать сопоставимые данные, отслеживать динамику изменения показателей, в т.ч. и в графическом виде.

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких сферах [7].

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина и пр. позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, электрическую и передают ее получателю. Но эти средства оргтехники не меняют содержания информации.

Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими. Компьютер же меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения.

В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Благодаря многообразным информационным потокам каждое предприятие имеет возможность мгновенно узнавать о состоянии спроса и предложения, ориентироваться на рынке сырья, труда, инноваций и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных.

Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение его конкурентоспособности. Информационные сети создают реальные предпосылки для формирования целого ряда новых принципов управления, соответствующих изменениям внешней и внутренней среды предприятия. Суть этих принципов сводится к следующему [6]:

- происходят контакты не руководителя с подчиненными, а равноправных работников;

- каждый сотрудник должен иметь доступ к любой информации о предприятии, к знаниям любого сотрудника предприятия;

- должны действовать команды, работающие либо над определенным проектом, либо с определенным заказчиком или классом клиентов;

- целостность предприятия поддерживается за счет сети команд;

- работа ведется в режиме реального времени, включает «запараллеливание» работ и их итеративно-коммуникационную организацию (вместо последовательной и кооперативной);

- создаются технико-организационные условия для формирования «виртуальных» звеньев, члены которых могут находиться в различных географических точках.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организационных изменений.

Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется сплоченность персонала.

С развитием информационных технологий и расширением сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т.п.

Заключение

Без развития методов проектирования и исследования систем управления затрудняется совершенствование управления и повышение эффективности производства. Особое значение приобретает выявление и анализ возникающих проблем как построения, так и развития организации.

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Прежде всего он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.

На современных предприятиях эффективность построения системы управления не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько организационная структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней целям, с другой - насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам. Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития.

В процессе исследования системы управления выявляется, из каких составных частей, элементов состоит система управления, как они взаимодействуют друг с другом и с окружением. Объектом исследования и проектирования систем управления выступают социальные системы, как сложные системные объекты. Исследование и проектирование систем управления осуществляется на основе научной методологии, с применением соответствующих методологических подходов, комплекса методов и конкретных методик. Цель исследования заключается в поиске наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования и развития. Результат исследования систем управления представляет собой практические рекомендации по изменению тех или иных сторон се функционирования, повышению качества управленческой деятельности менеджера и всего персонала управления.

Системный анализ выступает базовым подходом и методом в исследовании и проектировании систем управления. Современными формами организации и проведения исследования систем управления являются экспертная и консультационная деятельность.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям: автоматизация системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации; автоматизация отдельных функций руководителя; совершенствование системы контроля; развитие системы коммуникаций.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организационных изменений. Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется сплоченность персонала. С развитием информационных технологий и расширением сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т.п.

Список использованных источников

1 Бухалков, В.И. Внутрифирменное планирование [Текст]: учебное пособие/ В.И.Бухалков. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 392 с. - ISBN 5-16-001894-2;

2 Крейнина, М.Н. Финансовый менеджмент [Текст]: учебное пособие/ М.Н.Крейнина. – М.: «Дело и Сервис», 2001. – 400 с. - ISBN 5-2719-0197-3;

3 Курс экономики [Текст]: Учебник/ Под ред. Б.А.Райзенберга – М.: ИНФРА-М, 2001. – 716 с. - ISBN 5-9516-0016-2;

4 Мильнер Б.З. Теория организации [Текст]: Учебник/ Б.З.Мильнер. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 558 с. - ISBN 5-16-001174-9;

5 Мухин В.И. Исследование систем управления [Текст]: Учебник/ В.И.Мухин. – М.: «Экзамен», 2003. – 384 с. - ISBN 5-94692-448-6;

6 Лозбинев Ф.Ю. Основы информатизации управления [Текст]: учебное пособие/ Ф.Ю.Лозбинев. – Брянск, ЦНТИ, 2000. – 132 с.;

7 Лозбинев Ф.Ю. Основы оптимального управления экономическими процессами [Текст]: учебное пособие/ Ф.Ю.Лозбинев. – Брянск, ЦНТИ, 2001. – 124 с.;

8 Павлова, Ю.Н. Финансовый менеджмент [Текст]: Учебник/ Ю.Н.Павлова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 269 с. - ISBN 6-7494-3331-0;

9 Савицкая, Г.В. Экономический анализ [Текст]: Учебник – 10-е изд./ Г.В.Савицкая. - М.: Новое знание, 2004. – 640 с. - ISBN 5-94735-058-0;

10 Селезнева, Н.Н., Ионова А.Ф. Финансовый анализ. Управление финансами [Текст]: Учебник/ Н.Н.Селезнева. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 639 с. - ISBN 978-5-238-01251-3;

11 Финансовый менеджмент [Текст]: Учебник/ Под ред. д.э.н. проф. А.М.Ковалевой. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 284 с. - ISBN 978-5-279-01907-6;

12 Финансы организаций [Текст]: Учебник/ Под ред. Г.Б.Поляка. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 368 с. - ISBN 5-238-00608-Х;