2. Открытие документа

В процессе работы пользователю часто приходится не только создавать документы, но и вносить изменения в существующие. Чтобы это сделать, необходимо открыть документ.

Открывать документы необязательно в самой программе. Если документ был создан в формате, который ассоциируется с Word, то открыть его можно многими способами. На то, что документ может быть открыт вMicrosoft Word, указывает значок файла (5рис. 2.6).

Рис. 2.5. Значок файла, который может быть открыт в Word

Открыть документ Word вне окна программы можно несколькими способами:

• дважды щелкнув на его названии мышью в окне Проводника;

• щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в Проводнике и выбрав в контекстном меню строку Открыть (рис. 2.6);

Рис. 2.6. Открытие документа Microsoft Word из Проводника

• дважды щелкнув мышью на названии документа в окне любой другой программы для работы с файлами (например, Total Commander);

• дважды щелкнув мышью на названии файла в окне папки;

• щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в окне папки и выбрав в контекстном меню пункт Открыть;

• выполнив команду Пуск-Документы.

ВНИМАНИЕ. Открыть документ Microsoft Word последним способом можно только в случае, если вы работали с ним недавно. В меню Документы находятся документы, которые открывались последними.

При открытии файла одним из перечисленных способов будет запущена программа Microsoft Word, и в ней будет открыт выбранный документ. Если программа была запущена, то откроется дополнительное окно. Если же программа была запущена, но в ней не был открыт ни один документ, то файл откроется в том же окне.

СОВЕТ. Если вы часто используете документ, то его ярлык можно вынести на Рабочий стол, чтобы иметь возможность быстро открывать файл, когда потребуется (см. разд. 1.2).

Часто при работе с документом Word возникает необходимость открыть еще один документ. Открыть документ в программе можно несколькими способами:

• нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть в меню;

• воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+O;

• щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов быстрого запуска (рис. 2.7);

Рис. 2.7. Кнопка Открыть на панели инструментов быстрого запуска

ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию кнопка Открыть не вынесена на панель быстрого запуска. Чтобы добавить ее туда, нажмите кнопку Настройка панели быстрого запуска и выберите команду Открыть в меню.

Какой бы способ открытия документа вы ни использовали, при этом появится окно открытия документа (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Окно Открытие документа

Чтобы открыть файл при помощи данного окна, сделайте следующее.

1. Выберите диск, на котором находится файл.

2. Выберите папку, в которой хранится файл (рис. 2.9).

3. Щелкните на названии файла два раза или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

Рис. 2.9. Выбор папки открытия документа

По умолчанию в окне Открытие документа отображается содержимое папки Мои документы. Если вы откроете документ из какой-нибудь другой папки, то программа запомнит ваш выбор и в следующий раз при вызове окна Открытие документа покажет содержимое этой папки. Однако если вы закроете Microsoft Word и вызовите окно Открытие документа во время следующего сеанса работы, программа снова отобразит содержимое папки Мои документы.

Если вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, то можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ.

Рис. 2.10. Изменение открываемой по умолчанию папки

После выбора папки нажмите кнопку ОК в окне Параметры Word.

В левой части окна Открытие документа находятся ярлыки папок, документы из которых открываются чаще всего. Этот так называемая панель адресов, на которой находятся ссылки на следующие папки:

• Надежные шаблоны – шаблоны, работа с которыми признана безопасной;

• Мои последние документы — документы, с которыми пользователь недавно работал;

• Рабочий стол — файлы, вынесенные на Рабочий стол;

• Мои документы — документы, находящиеся в папке Мои документы;

• Мой компьютер — позволяет открыть документы с любого из имеющихся жестких, гибких и компакт-дисков;

• Мое сетевое окружение — позволяет открыть документы, хранящиеся на компьютерах локальной сети или в Интернете.

СОВЕТ. Язык ярлыков окна Открытие документа зависит не от версии Word, а от версии операционной системы, поэтому если вы работаете с английской версией Windows, то и названия будут на английском языке.

Чтобы в окне открытия добраться до перечисленных папок, можно просто щелкнуть на их значках на панели адресов.

Если вы работаете с другими папками, то можете открыть нужную директорию с помощью раскрывающегося списка Папка или кнопок перехода, которые расположены справа от списка (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Кнопки перехода

Кнопка с изображением папки позволяет переместиться на уровень выше, а с изображением стрелки влево — вернуться к директории, в которой вы находились до этого. Если щелкнуть на треугольнике рядом с данной кнопкой, то можно выбрать одну из трех последних папок, в которые вы переходили (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Список быстрого доступа к папкам на кнопке перехода

Чтобы каждый раз не переходить к часто используемым директориям при помощи списка папок или кнопок перехода, можно добавить их на панель адресов в левой части окна Открытие документа. Вы также можете добавить в этот список ярлык диска или сетевого ресурса.

Упражнение. Изменение папки, открываемой по умолчанию в окне Открытие документа

Чтобы изменить папку, заданную по умолчанию в окне Открытие документа, сделайте следующее.

1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.

2. В окне Параметры Word выберите раздел Сохранение.

3. Перейдите к области Сохранение документов и нажмите кнопку Обзор напротив поля Расположение файлов по умолчанию.

4. Перейдите в папку, которая будет использоваться по умолчанию, и нажмите кнопку OK. Путь должен иметь вид Диск:\Папка или, если вы хотите сохранять файлы в корень диска, Диск:\ (рис. 2.10).

Упражнение. Добавление папки в список быстрого доступа

Для добавления ярлыка часто используемой папки на панель адресов выполните следующие действия.

1. Щелкните на панели адресов правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню строку Мелкие значки (рис. 2.13). Вы увидите, что ярлыки папок стали занимать гораздо меньше места. В освободившуюся область можно добавить свои папки.

Рис. 2.13. Выбор в контекстном меню команды Мелкие значки

2. Перейдите в папку, которую вы хотите добавить в список, или просто выделите ее в окне.

3. Щелкните на панели адресов правой кнопкой мыши и выберите строку Добавить (рис. 2.14). После слова Добавить отобразится название вашей папки.

Рис. 2.14. Добавление нового ярлыка на панель адресов

Ярлык появится на панели.

Чтобы удалить, переименовать или переместить ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите необходимую команду.

ПРИМЕЧАНИЕ. Изменения, которые вы внесете в окно Открытие документа, коснутся и окна Сохранение документа. Подробнее о работе с этим окном рассказано ниже.

Если папка с нужным документом содержит очень много файлов, то для облегчения поиска можно воспользоваться строкой Имя файла. Введите название документа, часть имени или расширение (например, DOCX). Таким образом вы отсеете все неподходящие документы.

Задать требуемое расширение файла можно также при помощи списка Тип файлов (рис. 2.15). Если выбрать нужный формат, то файлы с другими расширениями отображаться не будут.

Рис. 2.15. Список Тип файлов в окне Открытие документа

После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно щелкнуть два раза на названии этого файла. Другой способ — выделить и нажать кнопку Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Щелкнув на ней, можно выбрать вариант открытия документа (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Список вариантов открытия файла

• Открыть — открывает документ в обычном режиме.

• Открыть для чтения — в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения.

• Открыть как копию — открывает копию существующего документа для того, чтобы исходный документ не был изменен.

• Открыть в обозревателе — открывает документ в программе просмотра веб-страниц (например, Internet Explorer). Данная команда доступна только для HTML-документов.

• Открыть с преобразованием – работает только для файлов XML и дает возможность применить определенное форматирование к таким файлам.

• Открыть и восстановить — позволяет восстановить поврежденный файл.

Названия документов, с которыми вы недавно работали, отдельно вынесены в подменю Последние документы в меню Office, поэтому для их открытия не нужно использовать окно Открытие документа, а достаточно щелкнуть на кнопке Office, а затем – на соответствующей ссылке.

Количество последних открываемых документов, отображаемых в подменю Последние документы, можно изменить. Если вы постоянно работаете с небольшим количеством документов, то вам будет вполне достаточно семнадцати файлов, которые программа запоминает по умолчанию. Если же вам приходится иметь дело с большим числом документов, то имеет смысл увеличить количество запоминаемых файлов. В этом случае вы получите возможность открывать все рабочие документы одним щелчком мышью, а не с помощью окна Открытие документа.