7.1.2. Порядок заполнения учетных регистров.

Фиксация фактов хозяйственной деятельности в учетных регистрах называется разноской. Она производится на основе контировки документов (контировка – указание корреспондирующих счетов). Факты хозяйственной деятельности сначала могут быть занесены в обобщенном виде в регистры синтетического учета (номер операции и сумма), затем отражаются в регистрах аналитического учета. На документах, подтверждающих факты хозяйственной деятельности, данные о которых занесены в учетные регистры, делается отметка или указывается страница регистра, где записана сумма.

В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется разная техника его заполнения – линейная (позиционная) и шахматная.

При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается в той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Линейная запись делается при расчетах с поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, совмещаются аналитический и синтетический учет.

Шахматная запись осуществляется в один рабочий прием. Делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, проставленная один раз в графе, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов.

По окончании месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций.

Затем сверяются результаты записей в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. При необходимости в регистрах выводиться сальдо на 1-ое число следующего месяца.

Правильность отражения фактов хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

7.1.3. Ошибки в учетных регистрах и порядок их исправления.

В процессе учетной регистрации встречаются ошибки, которые необходимо исправить. Для их нахождения применяют способы выборочной и сплошной проверки записей.

Исправление ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью и расшифровкой подписи лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

В зависимости от характера ошибок и времени их выявления применяют разные способы их исправления: корректурный, «красное сторно» (сторнировочные записи), дополнительные записи.

При корректурном способе неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а рядом записывают правильный тест или сумму. Необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Способом корректуры исправляются арифметические ошибки, описки, записи операций не в тот учетный регистр в момент их совершения и до составления бухгалтерского баланса. Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги. Корректурный способ также не применяется в тех случаях, когда необходимо исправить неправильную корреспонденцию счетов.

Способ «красное сторно» заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись аннулируется путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, что и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетном регистре красным цветом. При подсчетах суммы, записанные красным, вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Способ «красное сторно» используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делается сторнировочная запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения.

Дополнительную запись делают в случае, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. На разницу в сумме составляют дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов. Дополнительная запись широко применяется в бухгалтерском учете. Кроме случая исправления ошибок ее используют и в случаях, когда плановые показатели необходимо довести до фактической величины. Например, если фактический расход материальных ценностей или фактическая себестоимость выпущенных из производства готовых изделий выше их нормативных (плановых) величин, то сумму перерасхода относят на соответствующие счета способом дополнительной записи.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации,— государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.