Довідково-інформаційні документи

Службові записки (доповідна і пояснювальна) інформують керівника установи чи структурного підрозділу про події, що сталися, про виконання певних завдань, службових доручень, про ситуацію, що склалася.

Записки укладають як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають: звітні, інформаційні, ініціативні.

З погляду адресноті розрізняють внутрішні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на дві групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи.

Пояснювальна службова записка укладається для з’ясування ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу.

Якщо записка скеровується за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити службових записок:

• назва структурного підрозділу;

• адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце видання;

• заголовок (стислий зміст тексту);

• текст;

• додаток (якщо є);

• підпис.

Довідка – це документ, у якому засвідчуються факти із життя чи діяльності особи чи установи. Довідки бувають особистого чи службового характеру.

Реквізити:

• назва установи, що видає довідку;

• дата видання;

• номер;

• назва виду документа;

• текст;

• призначення (розміщується або після тексту, або в правому верхньому кутку);

• підписи посадових осіб;

• печатка.

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протоколом оформляється також діяльність слідчих органів, органів охорони громадського порядку.

За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи:

1. Стислі, в яких фіксуються лише ухвали.

2. Повні, які, крім ухвал, містять виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, в яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити:

• назва виду документа (протокол);

• порядковий номер протоколу;

• назва зборів, конференції, засідання, наради;

• назва підприємства, організації;

• дата;

• місце проведення зібрання;

• кількісний склад учасників;

• посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії);

• порядок денний;

• текст;

• перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

• підписи керівників зборів (голови й секретаря).

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документації, що надсилається окремим особам (підприємствам).