VII. Словарь

Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и других нормативных документах

Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ

Адресат: лицо или организация, получатель документа

Адресование документа: указание получателя документа путем проставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа

Акт: информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий кон­кретные факты или действия

Анкета: форма документа, представляющая собой трафаретный текст, со­держащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них

Аннотация: краткое изложение первоисточника, содержания книги, отчета, статьи, документа

Архив: организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием, долгосрочное (свыше 10 лет) или постоянное хранение законченных документов с целью их использования

Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

Архивный каталог: справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

Архивный документ: документ, подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

Архивный фонд Российской Федерации: совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью их историко-культурного наследия

Архивный орган, архивное учреждение: учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование на уничтожение других документов

Архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

Аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

Аудит управления документами: проверка сторонней организацией пригодности и эффективности документных систем и процессов управления документами

Аутентичность документов: соответствие документа тому, чем он должен быть по содержанию, полномочиям его автора или отправителя и времени, обозначенному на документе

Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, представляет собой стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоян­ной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Ведомственное хранение архивных документов: хранение архивных документов в ведомственных архивах государственных и муниципальных организаций в течение периода, установленного нормативными документами

Вид письменного документа: принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

Виза документа: реквизит документа, подтверждающий факт ознакомления должностного лица с документом и выражающий его согласие или несогласие с содержанием документа

Включение документа в систему: размещение документа в документной системе и установление его связей с другими документами, его создателем и контекстом создания документа

Внедрение документной системы: системная интеграция работы документной системы с процессами деловой деятельности и связанными с ней системами путем использования проектного планирования и соответствующей методологии

Внутренний документ: документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан

Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

Входящий документ: документ, поступивший в учреждение от сторонней организации

Выделение документов к уничтожению: выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших свое значение и подлежащих уничтожению

Выписка: копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке

Государственная часть Архивного фонда РФ: архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

Государственное хранение архивных документов: постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

График: плановый документ, отражающий, как правило, план рабо­ты с точными показателями норм и времени выполнения

Гриф ограничения доступа к документу: реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

Гриф согласования: реквизит документа, выражающий (не)согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

Дата документа: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц и год, час и минуты) его создания и/или подписания, утверждения, принятия, опубликования

Дело: совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; единица хранения письменных документов

Делопроизводство: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование информации и организацию работы с официальными документами

Депозитарное хранение документов: хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

Директивный документ: документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов

Доверенность: документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя

Договор (контракт): документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об уста­новлении каких-либо отношений и регулирующий их

Докладная записка: документ, адресованный руководству, в ко­тором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя

Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

Документационное обеспечение управления (ДОУ): процесс производства, пере­дачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием

Документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности

Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам

Документирование операций с документами: полное и точное отражение всех операций, произведенных с конкретными документами, в том числе процессов, связанных с этими документами. Это фиксируется в метаданных документа или в контрольных протоколах системных процессов

Документирование политики управления документами: документальное фиксирование политики, распределения ответственности и формальной методологии управления ею

Документирование процессов управления документами: разработка документации, описывающей процессы управления документами и документные системы в соответствии с правовыми, организационными и техническими требованиями

Документная система, система управления документами: информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени

Документооборот: 1) движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение; 2) количество входящих, внутренних и исходящих докумен­тов учреждения за определенный период времени

Документ на машинном носителе: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

Документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

Достоверность документа: полное и точное отражение содержанием документа подтверждаемых операций, деятельности или фактов, что позволяет доверять документу в последующих операциях или деятельности

Доступ: право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации

Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

Досье: документы, относящиеся к какому-либо делу

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Единица хранения архивных документов: учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

Единица учета архивных документов: единица измерения количества документов в архиве

Журнал учета документов: журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними

Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Заголовочная часть документа: совокупность реквизитов, расположенных в начале документа и дающих сведения об организации и первичные данные о самом документе (реквизиты 01-16)

Заголовок документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание

Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

Заявление: информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу

Извещение: документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседании, собрании) и содержащий предложе­ние принять участие

Изобразительный документ: документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

Изменение документа: санкционированные, четко обозначенные и контролируемые примечания, добавления или удаления в документе

Индексирование: процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации

Индекс дела; номер дела: цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации

Инициативный документ: документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству): документ, регламентирующий правила, приемы и процес­сы создания документов и порядок работы с ними

Информационная система: организационно упорядоченная совокупность доку­ментов (массивов документов) и информационных технологий

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, передаваемые людьми устным, письменным и иным способом (с помощью сигналов, технических средств) и необходимые людям для использования

Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

Исходящий документ: официальный документ, отправляемый из учреждения, копия которого, как правило, остается в деле

Карточка (архивного) фонда (фондовая карточка): учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда РФ

Кинодокумент: изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Классификация: систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе

Классификатор: документ, отражающий деловую деятельность организации, в которой он создан, и базирующийся на анализе этой деятельности

Код: краткая запись (цифровая или буквенно-цифровая) для ссылки на документ, установления его местоположения в документной системе

Коммерческая тайна: производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая в коммерческих целях и относимая пред­принимателем к конфиденциальной

Комплексность документной системы: отражение в документах всех видов деятельности организации и ее структурных подразделений

Комплектование архива: систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

Конвертация: процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция

Контроль: создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов

Контроль действий: процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом

Контроль местоположения документов: документальное фиксирование выдачи, передачи между сотрудниками, возврата на место хранения, изъятия для уничтожения или передачи другой организации документа с целью его обнаружения, когда это требуется

Консервация документа: предохранение документа от разру­шающего действия внешней среды

Конфиденциальная информация: документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы

Личная карточка: документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем

Личное дело: совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой и общественной деятельности, семейном положении

Машинописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

Метаданные: данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени

Миграция документов: действие по перемещению документов из одной системы другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертация

Надежность документной системы: способность системы длительно и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами

Наименование документа: обозначение вида письменного документа

Негосударственная часть Архивного фонда РФ: архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц и физических лиц, включенные в состав Архивного фонда РФ на основании договора с собственником после экспертизы их ценности

Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Номер входящего письма: регистрационный номер докумен­та, проставляемый адресатом

Номер исходящего документа: регистрационный номер документа, проставляемый отправителем

Нормативные документы: документы, в которых устанавлива­ются какие-либо правила, нормы

Носитель документированной информации: материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

Обеспечение сохранности: процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени

Обеспечение физико-химической сохранности документов: разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

Обзор архивных документов: архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов

Обследование после внедрения: непрерывный процесс сбора информации о работе документной системы, проверка и оценка ее работы, инициирование и мониторинг корректирующих действий, установление непрерывного мониторинга и регулярной оценки

Объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Объяснительная записка: 1) документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо дей­ствие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должно­стному лицу

Ограничительный срок секретного хранения архивных документов: срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда РФ, содержащим охраняемую законом тайну

Опись: систематизированный перечень единиц хранения дела или фонда и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

Оригинал документа: первый, подлинный экземпляр документа

Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

Отбор и передача: процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документам и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение

Отметка о поступлении документа: реквизит документа, проставляемый в правом нижнем углу входящего документа, состоящий из наименования предприятия, вхо­дящего номера и даты поступления

Отчет: документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и дру­гих мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как дол­жностному лицу

Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

Оформление документа: проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

Оценка существующих систем: идентификация и анализ существующих документных и иных информационных систем в целях выяснения их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым документам

Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

Передача: изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы

Печать: реквизит документа, удостоверяющий наиболее важные документы предприятия и свидетельствующий об их подлинности

Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа

Подотчетность: принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия

Подпись: реквизит документа, придающий ему юри­дическую силу и включающий указание должности, собственноручную роспись полномочного должностного лица и ее расшифровку

Положение: организационно-правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организа­ций и предприятий

Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

Постоянное хранение документов: бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

Предметный каталог: каталог документальных материалов, со­держащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, рас­положенных в алфавитном порядке

Предметный указатель: указатель основных предметных (тема­тических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке

Представление: документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении личного состава, а также реко­мендацию определенных действий и мероприятий по вопросам дея­тельности учреждения

Приказ: распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действу­ющим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и опе­ративных задач

Программа: плановый документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (про­изводственная П.), этапы и сроки осуществления крупных работ

Протокол: распорядительно-информационный документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещани­ях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

Проект документа: предварительный вариант документа, пред­назначенный для рассмотрения

Распорядительные документы: документы, в которых фик­сируются конкретные юридически властные предписания органов управления в целях регулирования и координации деятельности организации

Распоряжение: правовой акт, издаваемый руководи­телем органа власти или управления, учреждения, организации, предприятия, действующим единолично в целях разрешения оперативных вопросов

Распределенное управление: порядок размещения документов, когда документы могут физически храниться в одной организации, а ответственность и контроль управления ими могут возлагаться на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган. Этот порядок особенно подходит для документов в электронных документных системах

Регистрационный штамп: штамп, содержащий название уч­реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ

Регистрационная карточка: карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения

Регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему

Регулирующая среда: законы и нормативные акты, стандарты, правила рекомендательного характера, кодексы поведения и чести, общественные ожидания, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях

Реестр: перечень (список) документов, дел, описей, применяемый в делопроизводстве

Резолюция: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение; письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа

Реквизит документа: обязательный информационный элемент оформления служебного документа, выполняющий определенную функцию и расположенный в определенном месте документа

Рекламационное письмо: заявление об обнаружении недоста­чи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе

Реферат - краткое письменное изложение первоисточника

Решение: 1) совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными орга­нами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия; 2) распорядительный документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разреше­ния производственных задач

Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Система документирования: принятый в учреждении поря­док создания, оформления и исполнения документов

Служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

Согласование документа: обсуждение, оценка проекта документа должност­ными лицами, организациями

Список (архивных) фондов: учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

Справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса

Справочно-информационный фонд: совокупность система­тизированных произведений печати и неопубликованной научно-технической документации, использующейся в целях отраслевого ин­формационного обслуживания

Срок исполнения документа: срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

Стандарт: нормативно-технический документ, устанавливающий тре­бования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ

Стандартизация: это деятельность, направленная на достижение упорядоченности в определённой области посредством разработки и установления требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, для всеобщего и многократного применения в решении реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

Старение (архивного) документа: изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

Стенограмма: дословная запись докладов и других выступ­лений на собраниях и заседаниях коллегиальных орга­нов, осуществленная методом стенографии

Стратегия управления документами: принятая организацией стратегия документирования собственной деловой деятельности, решение вопроса о том, какие документы требуются, когда, как и где они должны быть включены в документные системы

Страховая копия (архивного документа): копия особо ценного и уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

Страховой фонд документов: совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

Табель унифицированных форм документов: перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

Таблица: документ, содержащий текстовые или цифровые сведе­ния о ряде объектов, размещенных по графам

Тезисы: краткое изложение текста документа или выступления

Текст официального документа: реквизит, фиксирующий любым типом письма или любой системой звукозаписи всю или основную часть речевой информации документа

Текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

Текстовый редактор: программа, позволяющая создавать документы. Напри­мер, Word for Windows, Лексикон

Телеграмма: обобщенное название различных по содержанию до­кументов, переданных по телеграфу

Телекс: телеграмма, посланная по телетайпу

Телетайп: телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей ма­шинки

Типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

Типовые документы: нормативные и распорядительные документы, определяю­щие порядок работы учреждений (Т. устав) или отдель­ных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их дея­тельности

Трафаретный документ: документ, имеющий заранее отпеча­танный стандартный текст (часть текста) и свободные места для дополняющего его кон­кретного содержания.

Указание: правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методи­ческого характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления

Указатель: систематизированный перечень наименований предметов или объектов со справочными сведениями о них, с указанием их поисковых данных

Уничтожение: процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления

Унификация - установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Унифицированная система документации; УСД: система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

Управление документами: совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций

Утверждение документа: заполнение реквизита «гриф утверждения» долж­ностным лицом, как правило, руководителем.

Учетные документы архива: комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

Факсимиле: 1) воспроизведение техническими средствами точно­го изображения подписи, текста, сделанного от руки, 2) копия доку­ментов, получаемых по факсу.

Фонд пользования: совокупность копий архивных документов для их использования вместо оригиналов с целью предотвращения износа документов

Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

Фонодокумент: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

Формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Фотодокумент: изобразительный документ, созданный фотографическим способом

Хранение документов: на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени

Целостность документа: полнота и неизменность документа, невозможность его несанкционированного изменения

Ценность документа: свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

Централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ: система учета документов Архивного фонда РФ в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

Циркулярное письмо: письмо одного автора в несколько адресов

Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Экспедиция: специальный аппарат учреждения по приему доку­ментов

Экспертиза ценности документов: отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

Юридическая сила документа: свойство документа быть подлинным доказа­тельством фактов и событий, сообщаемое ему законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Языковая формула документа: слово, словосочетание, пред­ложение, организующее основной текст документа и закрепленное за конкретным видом документа

Заведующий кафедрой экономики,

финансов и менеджмента

к.э.н, доцент А.З. Гасанов