Т.4
Текст примерного положения о постоянно
действующей экспертной комиссии (ЭК)
Примерное
положение
о
постоянно
действующей
экспертной
комиссии
(ЭК)
С
целью
организации
и
проведения
работы
по
экспертизе
ценности
документов,
включая
управленческую,
научно-техническую
и
другую
специальную
документацию
и
подготовки
их
к
передаче
в
ведомственный
архив
создается
постоянно
действующая
экспертная
комиссия
(ЭК).
ЭК
является
совещательным
органом,
решения
которого
вступают
в
силу
после
утверждения
их
руководством
предприятия.
ЭК
назначается
приказом
руководителя
предприятия
и
состоит
из
наиболее
квалифицированных
специалистов
под
председательством
одного
из
руководящих
работников.
В
состав
комиссии
в
обязательном
порядке
включается
работник,
ответственный
за
организацию
делопроизводства,
заведующий
архивом.
В
своей
деятельности
ЭК
руководствуется
Законом
Украины
«О
национальном
архивном
фонде
и
архивных
учреждениях»
[5], соответствующими
нормативами
по
документационному
обеспечению
управленческой
деятельности,
приказами
директора
предприятия,
инструкциями
и
указаниями
центрального
органа
исполнительной
власти
в
сфере
архивного
дела
и
делопроизводства;
типовыми
и
отраслевыми
перечнями
документов,
номенклатурой
дел
предприятия,
описями
дел,
положением
об
ЭК.
ЭК
предприятия
осуществляет
следующие
функции:
Проводит
совместно
с
архивом
ежегодный
отбор
документов
предприятия
для
дальнейшего
хранения
и
выделения
к
уничтожению,
осуществляет
контроль
за
организацией
работы
с
документами
в
аппарате
предприятия.
Вносит
предложения
об
одобрении
и
представлении
на
утверждение
в
установленном
порядке
сводных
описей
дел
(годовых
разделов)
постоянного
и
описей
дел
долговременного
(свыше
10 лет)
хранения,
в
том
числе
по
личному
составу,
актов
о
выделении
к
уничтожению
документов,
сроки
которых
истекли.
2.3 Принимает
непосредственное
участие
в
подготовке
и
рассмотре-
нии
номенклатуры
дел
предприятия,
экспертизе
ценности
и
подготовке
документов
для
последующего
хранения.
2.4
Выносит
на
рассмотрение
руководства
предприятия
предложения
об
изменении
сроков
хранения
отдельных
видов
документов,
установленных
действующими
перечнями,
и
определении
сроков
хранения
документов,
не
предусмотренных
перечнями.
ЭК
предприятия
предоставляется
право:
- 3.1 Давать
указания
специалисту,
ответственному
за
организацию
работы
с
документами,
по
вопросам
делопроизводства,
экспертизы
ценности
документов
и
подготовки
их
к
передаче
в
архив
предприятия.
Требовать
от
руководства
предприятия
розыска
отсутствующих
дел,
подлежащих
передаче
на
хранение
в
архив,
и
представления
письменного
объяснения
в
случае
их
утраты.
Приглашать
в
качестве
консультантов
и
экспертов
на
заседания
ЭК
специалистов
в
области
документационного
обеспечения
управления
и
архивоведения.
3.4 Запрашивать
от
специалистов
предприятия
сведения
и
заключе-
ния,
необходимые
для
определения
ценности
и
сроков
хранения
доку-
ментов.
3.5 Информировать
руководство
предприятия
по
вопросам,
входящим
в
компетенцию
ЭК.
ЭК
работает
по
плану,
утвержденному
руководителем
предприятия,
и
отчитывается
перед
ним
о
своей
работе.
Вопросы,
относящиеся
к
деятельности
и
компетенции
ЭК,
рассматриваются
на
ее
заседаниях,
которые
проводятся
по
мере
надобности,
но
не
реже
2-х
раз
в
год.
Решения
ЭК
принимаются
большинством
голосов.
Заседания
ЭК
протоколируются.
Документирование
деятельности
ЭК
предприятия
и
формирование
дел,
отложившихся
в
результате
ее
деятельности,
возлагается
на
секретаря
комиссии.1 Общие положения
2 Функции экспертной комиссии
3 Права экспертной комиссии
4 Организация работы экспертной комиссии
Т.5
Акт о недостаче архивных дел (документов)
|П
Формат
А4
(210 мм
х
297 мм)
Найменування
установи
АКТ
№
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол
ЕПК*1
державного
архіву
Протокол
ЕК
установи
від № від №
Т.6
Акт о
выделении к уничтожению дел (документов),
не подлежащих хранению
Формат
А4
(210 мм
х
297 мм)
Найменування
установи
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
№ Посада
керівника
установи
Підпис
Розшифровка
підпису
(місце
складання)
Дата
Про
виділення
до
знищення
справ
(документів),
що
не
підлягають
зберіганню
На
підставі
(назва
і вихідні дані переліку документів із
зазначенням строків
ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада
керівника
установи
Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
(місце
складання) про
нестачу
архівних
справ
(документів)
У
результаті установлено
нестачу
(назва
заходів)
архівних
справ
(документів),
що
перелічені
нижче.
Заходи
щодо
розшуку
справ
(документів)
позитивних
наслідків
не
дали,
у
зв'язку
з
чим
вважаємо
можливим
зняти
з
обліку.
Зміст
утрачених
справ
(документів)
може
бути
частково
відтворений
такими
справами
(документами):
(номери
справ, аркушів, їх заголовки)
Керівник
архіву
(особа,
відповідальна
за
архів
установи,
або
особа,
відповідальна
за
діловодство
в
структурному
підрозділі) Підпис
Розшифровка
підпису
Керівник
служби
документаційного
забезпечення
управління Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
Разом
справ
за роки
(цифрами
і
літерами)
Т.
7
Внутренняя
опись документов дела
Формат
А4
(210
мм
х
297 мм)
Описи
справ
постійного
(тривалого)
зберігання
за роки
затверд-
жені,
а
з
особового
складу
погоджені
з
ЕПК
(ЕК)
(найменування
державного архіву або органу вищого
рівня)
(протокол
від № ).
Посада
особи,
яка
проводила
експертизу
цінності
документів Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
внутрішній
опис
документів
справи
№ 
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол
ЕПК
(ЕК)
державного
архіву
Протокол
ЕК
установи
від № від №
_
(цифрами
і літерами)
Документи
в
кількості справ
(цифрами
і літерами)
вагою кг
здано
в
(найменування
установи)
на
переробку
за
приймально-здавальною
Посада
особи,
яка
склала
внутрішній
опис
документів
справи Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
накладною
від № або
знищено
шляхом
спалення.
Посада
особи,
яка
здала
(знищила)
документи Підпис Розшифровка
підпису
Дата