5. Правила перевірки достовірності документів

Одним із найбільш доказових джерел інформації є первинний документ, де фіксується кожна господарська операція. Тому особливу увагу слід приділити визначенню підробок у документах. Перевірка достовірності документів та реквізитів і записів, які в них містяться, здійснюється з метою виявлення фальсифікованих документів. До фальсифікованих документів належать і такі, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції, заміна текстів і цифр тощо. Такі документи використовуються з метою приховування обману та інших порушень правил ведення бухгалтерського обліку. Особлива увага повинна приділятись відбиткам штампів і печаток, їх незвична форма, різний розмір одних і тих же знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказувати на підробку документа. Мають значення зовнішній вигляд документа, папір, на якому він виконаний, форма бланку, фарба, якою зроблені записи (чорнила, паста, олівець), колір фарби та ін.

Особлива увага також приділяється підписам посадових і матеріально відповідальних осіб, які приймали і відпускали товарно-матеріальні цінності або грошові кошти. При виявленні документів, підписи на яких викликають підозру, аудитор повинен порівняти підписи на сумнівних документах з підписами тих же осіб на інших документах, а також застосувати прийоми перевірки відображених в документах операцій по суті.

Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднуватися з перевіркою правил їх оформлення.

Оглядаючи документ, аудитор одночасно звертає увагу на правильність його оформлення, наявність необхідних реквізитів, спосіб виконання записів та ін. Якщо в документі є виправлення, необхідно перевірити, чи допустимі вони, виходячи з характеру документа (в касових і банківських документах виправлення не допускаються), чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправляється шляхом перекреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати перекреслене, і написання над перекресленим пра­вильного тексту або суми), чи підтверджені виправлення підписами осіб, які склали і підписали документ.

Арифметична перевірка документів полягає у встановленні правильності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, обчислення процентів, множення кількісних показників на ціннісні та ін.), які виконуються при оформленні й обробці документів.

Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність застосування в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природного убутку, норм витрат матеріальних цінностей).

Нормативною перевіркою виявляються факти завищення норм витрат матеріальних запасів, природного убутку, що може свідчити про шахрайство або допущені помилки. Тому після виявлення таких фактів необхідно всебічно перевірити причини порушень і встановити їх справжній характер.

Необхідно також перевіряти, наскільки відповідають відображені в документах господарсько-фінансові операції встановленим правилам і положенням, що дозволяє встановити факти їх навмисних порушень (наприклад, незаконний залік пересортиці продукції, незаконне списання недостач і втрат продукції на витрати виробництва, перевищення ліміту залишку готівкових грошей у касі та ін.).

Після формально-правової перевірки документів вони можуть характеризуватися як доброякісні, тобто правильно оформлені, які точно відображають здійснені операції, або як недоброякісні.

Аудиторська практика показує, що часто документи мають необумовлені виправлення, перекреслення, підчистки, нечіткі відбитки печатки, штампу, що дозволяє окремим особам чинити зловживання. Аудитор повинен звертати увагу на такі документи.