39) Система архівної науково-технічної інформації

Важливим чинником розвитку наукових досліджень та удосконалення практичної діяльності у галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація. Сукупність процесів з підготовки та надання науково-технічної інформації, необхідної для вирішення управлінських, науково-дослідних, методичних та практичних завдань, називають інформаційним обслуговуванням.

Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, практичної діяльності архівів, а також поширення набутого досвіду в галузі архівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ). Вона складається зі служб НТІ різного рівня (центрального галузевого органу НТІ та служб НТІ державних архівів) і довідково-інформаційних фондів (ДІФ) при них.

Основними завданнями служб НТІ держархівів є:

• вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;

• комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систематизація матеріалів ДІФ;

• ведення довідково-пошукового апарату ДІФ, що забезпечує організацію інформації про склад і зміст матеріалів фонду;

• регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів ДІФ через надання документів для користування, проведення днів інформації, організації виставок нових надходжень, складання рекомендаційних списків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямів практичної роботи архіву; перелік чинних нормативних документів та ін.;

• вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливіші українські і зарубіжні досягнення науки й техніки та підготовки рекомендацій щодо впровадження їх у практику роботи архіву;

• участь у реалізації проектів автоматизації інформаційного

забезпечення архівної галузі;

• регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок, які мають загальногалузеве значення;

• надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт.

ДІФ державного архіву складається з фонду первинних матеріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публікуються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних матеріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:

• літературу з історії України і краєзнавства, документознавства, архівознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки;

• наукову літературу з питань управління, планування, нормування, організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничої справи;

• офіційні нормативні і науково-методичні видання, довідкову літературу:

• нормативні і науково-методичні розробки з документознавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;

• періодичні видання;

• неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються (інформаційні карти, переклади, депоновані рукописи).

Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використовуватися:

• для забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності; у практичній та науково-дослідній роботі;

• для задоволення запитів архівних установ галузі;

• для забезпечення запитів відомчих архівів (установ - джерел комплектування);

• для забезпечення запитів на матеріали з документознавства та архівної справи різних установ і організацій незалежно від їх відомчої приналежності.

Використання матеріалів ДІФ передбачає організацію різних видів інформаційного обслуговування (видавання матеріалів на абонемент та через читальний зал; виконання різних одиничних інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва НТІ, організація виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної і суміжної проблематики.Довідково-пошуковий апарат ДІФ становить систему каталогів (систематичного, алфавітного, предметного), картотек (у тому числі фактографічних, які уможливлюють отримання безпосередньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, довідкових видань, реферативних журналів, автоматизованих баз даних, що забезпечують нагромадження і видачу інформації про склад і зміст матеріалів ДІФ, а також інформації про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.