12.6 Организационные барьеры

Барьеры этого типа связаны с особенностями строения и функционирования организации, различиями сотрудников, связанными с их статусом, задачами и другими причинами.

Неудовлетворительная организационная структура, а именно: большое количество иерархических уровней, передача информации по иерархическим цепочкам. При передаче информации сверху вниз на каждом уровне теряется около 40% информации, снизу вверх – 70%, а уровней в организации редко бывает меньше трех.

Ограничения, связанные со статусом также обусловлены иерархическими отношениями. Существует тенденция передавать наверх положительную информацию. Это связано с зависимостью одних сотрудников от других. Кроме того, многие начальники не любят слушать о проблемах подчиненных, им это кажется мелочами. Часто приходится слышать от руководителей: «Выдумываете себе проблемы на ровном месте» и тому подобные высказывания. В результате сотрудники понимают, что говорить следует только о хорошем. В результате руководство теряет важнейшую информацию. Само руководство лучше «слышит» информацию, исходящую сверху, чем информацию от подчиненных.

Намеренное искажение информации. Этот барьер возникает в связи с тем, что у каждого сотрудника имеются свои задачи и интересы. Поэтому, получив какую-либо информацию, человек добавляет что-то свое или изменяет эту информацию в соответствии со своими интересами.

Информационные перегрузки. Мы живем в информационную эпоху. Работая в организации, каждый человек вынужден перерабатывать огромные массивы информации. В результате люди теряются в этом информационном море. Волны информации захлестывают сознание и подавляют способность думать.

Фильтрация информации. Каждый человек, получив информацию, считает, что часть ее – лишняя, несущественная, второстепенная. Поэтому часть информации он урезывает, отсеивает, передавая то, что он считает важным.

12.7 Совершенствование межличностных и организационных коммуникаций

Одним из основных способов повышения эффективности организационных коммуникаций является регулирование информационных потоков. Для этого руководителям рекомендуется определять потребности в информации, как свои, так и подчиненных, уменьшать количество документов, как исходящих, так и требуемых от подчиненных (различных отчетов и пр.). Считается, что потоки сообщений помогают сократить современные информационные технологии.

Многие проблемы коммуникаций связаны с громоздкой многоуровневой структурой, особенно свойственной крупным предприятиям. Решение этой проблемы – в уменьшении количества уровней, ликвидации лишних должностей заместителей, помощников и других передаточных звеньев. Не всегда возможно устранить какой-либо дополнительный уровень, однако вводить лишний уровень, например, какой-либо совет, координационный комитет, или уполномоченного представителя, с точки зрения коммуникаций нецелесообразно.

Важнейшим способом повышения эффективности коммуникаций является создание систем обратной связи с исполнителями. Для этого предпринимаются опросы сотрудников, системы сбора предложений. Проводятся «Дни открытых дверей», когда люди могут свободно общаться с руководителями.

Руководителям высшего звена рекомендуется чаще бывать на нижних уровнях, чтобы быть в курсе проблем подчиненных. Но это не обходы в сопровождении свиты помощников. Это может быть работа в цехе, обеды в общей столовой и т.д.

Для того чтобы сотрудники знали о том, что происходит в организации, издаются информационные бюллетени, книги, создаются видеоленты, радиотрансляции. Хорошим источником информации может быть сайт предприятия.

Для совершенствования межличностных коммуникаций основным способом является обучение общению, переговорам.