70. Организация роботы менеджера с документами.

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит регистрация поступающей корреспонденции; сортировка в зависимости от предназначения, отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции, сортировка корреспонденции по степени важности.

Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого. Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.