12. Способи викладу інформації в документі

За способами викладу інформації, яка міститься в Д, прийнято виділяти: розповідь (Р), опис (О), міркування (М).

У розповіді мова йде про події, явища, факти реальної дійсності в їх хронологічній послідовності. (Автобіографія, звіти, протоколи, офіційні повідомлення, інструкції). Важливо виділити головні події, найбільш суттєві факти. Тривалість подій в часі і ступень важливості їх не завжди прямо пов’язані між собою. Послідовність викладу в Р підпорядковується найчастіше більш зовнішньому хронологічному принципу. Для Р, як способу викладу інформації хар-на широка вживаність дієслів доконаного виду минулого часу, числівників.

Опис хар-зує явище (предмет, особу, подію) шляхом перерахування його ознак, особливостей, властивостей. Звичайно, опис включає загальну хар-ку явища, яка конкретизується, обгуртовується елементами О. (Звіти, акти, накази, постанови, атестаційні хар-ки). В тексті О елементи опису повинні розкривати дійсно важливі ознаки предмета. Тому елементи опису необхідно розташовувати в такій послідовності, яка б вказувала б на ступень важливості перерахування ознак. Розташування відомостей у порядку важливості дасть можливість сформувати загальне враження про об’єкт чи суб’єкт опису. У тексті-О найчастіше вживаються прикметники прислівники.

У тексті міркування логічно послідовний ряд визначень, суджень та висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ, і доводить певне положення. (Листи, записки). Щось доводиться, обґрунтовується. За допомогою М розкривається процес логічного виведення нового знання про будь-які об’єкти і повідомляється це знання як результат цього процесу. В М знаходить своє втілення доказ. Але М не є різновидом доказу, т.я. доказ – процес перевірки істинності вже існуючого передбачуваного знання. Хар-но вживання причинно-наслідкових речень, вставлених слів.

Звичайно, більшість Д має змішаний спосіб викладу, де всі способи поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

11. КОМПОЗИЦІЙНІ ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТІВ

Композиція (К) (лат. складання, створення, поєднання) – побудова д-та, яка обумовлена його матеріалом, логічне розміщення всіх його складових частин залежно від мети д-та. К д-та складається з 3 частин:

1. заголовна: реквізити, що розміщені до тексту:

2. основна: текст і додатки;

3. оформлення: всі реквізити після додатків (дата, підпис, печатка).

Кожен д-т складається з окремих елементів – реквізитів.

Сукупність розміщених у встановленої формі реквізитів утворює формуляр документів.

Бланк – аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширеніші: довідки, протоколи, накази, службові листи.

Формуляр-зразок – єдина модель побудови комплексу д-тів, яка встановлю. Сукупність реквізитів, властивих д-та цього комплексу

За нормами Держстандарту макс. кількість реквізитів = 31, але кількість обов’язкових реквізитів коливається від 7 до 14:

1. Назва міністерства або відомства.

2. Повна назва установи, організації, підприємства (адресант, відправник).

3. Назва структурного підрозділу.

4. Індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреси; номер телетайпа, телефону, факсу; номер рахунка в банку.

5. Назва виду д-та.

6. Дата.

7. Індекс (номер д-та).

8. Місце складання або видання д-та.

9. Адресат.

10. Заголовок до текста.

11. Текст.

12. Відмітка про наявність додатка.

13. Підпис:

    1. назва посади,

    2. особистий підпис,

    3. його розшифрування.

14. Печатка.

Текст – найголовніший реквізит д-та. Текст складається з 3 частин:

• вступ,

• доказ,

• закінчення.

У вступі зазначається привід, що призвів до складання д-та, або викладається історія питання.

У доказі розкривається суть питання, пояснюється, наводяться приклади.

У закінченні викладається мета складання д-та. Закінчення може бути активним (зазначає яку дію повинен виконати адресат) і пасивним (проінформувати адресата про якійсь події та факти (мета)).

Текст д-та, який складається з одного закінчення наз-ся простим. Якщо складається з інших логічних елементів – складним.

Використовують прямий і зворотній порядок розташовування логічних елементів.

У зворотному порядку спочатку закінчення, далі доказ. (Вступ відсутній).