2. Види та особливості контролю над виконанням рішень
Будь-яка функція управління може ефективно діяти тільки за наявності ефективно діючої системи контролю. Контроль - це критично важлива і складна функція управління, неприємна, однак, для працівників підприємства.
Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного «контролером», і його помічників. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав.
Контроль - це фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю у відриві від контролю. Дійсно, фактично всі вони - невід'ємна частина загальної системи контролю в даній організації. Всі види контролю схожі, оскільки мають одну і ту ж мету: сприяти тому, щоб фактично одержувані результати були як можна ближче до необхідних. Розрізняються вони тільки часом здійснення.
У практику управління організацією застосовуються три основні різновиди контролю:
попередній – передує прийняттю остаточного рішення. Його ціль – дати більш глибоке обгрунтування прийнятому рішенню;
поточний – з його допомогою вносяться корективи в процес виконання прийнятих рішень;
наступний – служить для перевірки ефективності прийняття рішень.
Попередній контроль. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт. Деякі найбільш важливі види контролю в організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Так, наприклад, хоча планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони як такі дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації.
Основний засіб здійснення попереднього контролю - реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, їх суворе дотримання - це спосіб переконатися, що робота виконується в заданому напрямку.
Якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, це буде збільшувати ймовірність того, що організаційна структура буде працювати так, як задумано.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Найчастіше його об'єкт - підлеглі співробітники, а сам він традиційно прерогатива їх безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвинутися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації.
Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату управління необхідна зворотній зв'язок. Зворотній зв'язок - це обмін даними про отримані результати. Найпростіший приклад зворотного зв'язку - повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки.
Системи зворотного зв'язку дозволяють керівництву виявити наявність непередбачених проблем і скоректувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею завдань. Всі системи зі зворотним зв'язком характеризуються:
наявністю мети;
використанням зовнішніх ресурсів;
перетворенням зовнішніх ресурсів для внутрішнього використання;
відстеженням значних відхилень від намічених цілей;
коригуванням цих відхилень для того, щоб забезпечити досягнення цілей.
Заключний контроль - фактично отримані результати порівнюють з необхідними або відразу по завершенні контрольованої діяльності, або після закінчення визначеного заздалегідь періоду часу. Хоча заключний контроль здійснюється занадто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, тим не менше він має дві важливі функції:
дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактично отримані і потрібні результати, керівництво має можливість оцінити, наскільки реалістичні були складені їм плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про виниклі проблеми і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому;
сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, очевидно, фактично досягнуту результативність треба вимірювати точно і об'єктивно.