Облково-довідковий апарат

Обліково-довідковий апарат (ОДА) створюється для забез­печення ефективності пошуку документів, одержання інфор­мації, необхідної при виконанні доручень і при здійсненні конт­ролю за виконанням.

Обов´язковими елементами ОДА є описи і номенклатури справ, каталоги архіву, картотеки.

Основу ОДА складає довідкова та контрольна картотеки, які ведуться канцелярією. Для цього використовується єдина реєстраційно-контрольна картка (див. додатки 8, 10).

Довідкова картотека формується з реєстраційно-конт­рольних карток, які вміщуються до картотеки одразу ж після за­несення на картку необхідних реєстраційних даних про доку­мент, і систематизується за кореспондентською та хронологіч­ною ознаками.

Контрольна картотека забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, доручень, забезпечення оперативною інформацією про стан їх виконання.

Картки контрольної картотеки систематизуються за термі­нами із кореспондентською ознакою. Додатковою пошуковою ознакою в ній є вид документа.

Картотеки структурних підрозділів є складовими частина­ми єдиної контрольно-довідкової картотеки і передаються до архіву разом з відповідними справами і документами. На них базуються каталоги архіву.

На базі комп´ютерної мережі організації створюється інформаційно-пошукова система (ІПС), як складова частина систе­ми документаційного забезпечення.

Пошук необхідної інформації здійснюється за видом доку­мента, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконан­ня, змістом (заголовком) тощо.

ІПС забезпечує:

• реєстрацію документів;

• здійснення контролю за виконанням документів;

• формування інформаційно-пошукових масивів;

• зберігання необхідної інформації про документи;

• видача необхідних довідок як довільної, так і встановленої форми тощо.

Інформаційно-пошукові масиви формуються на основі інформації про документи, яка записується за відповідними формами в процесі обробки, проходження та виконання доку­ментів.

Облік обсягу руху документів

Усі вхідні, вихідні та внутрішні документи підлягають кількісному обліку з метою визначення обсягу документообігу. Показники обсягу документообігу є однією з найважливіших підстав для проведення заходів з удосконалення роботи з доку­ментами в апараті й скорочення листування.

Облік документів ведеться окремо для вхідної й вихідної ко­респонденції по структурних підрозділах і по кореспондентах (ад­ресатах).

Облік обсягів вхідних і вихідних документів здійснюється при їх первинній обробці або відправці документів.

Підрахунок внутрішніх документів здійснюється в місцях їх реєстрації так, щоб кожний документ враховувався тільки один раз.

Щомісяця діловоди структурних підрозділів подають до кан­целярії дані про документообіг станом на перше число.

Робота з джерелами інформації

Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вив­ченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що прийма­ються. Для визначення потреб у необхідних даних треба враховува­ти можливі нестандартні ситуації, коли необхідно не тільки приймати рішення, а и правильно поставити завдання підлег­лим. Окрім відомостей, які необхідні безпосередньо для рішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задо­вольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вона може дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить до менеджера по­винна відповідати вимогам, показаним на схемі.

 

При неефективності даних створюється ілюзія інформованості. Тому менеджер повинен забезпечити перевірку їх досто­вірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних. Актуальність даних тісно пов´язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стануло невико­ристання даних про нього. Оперативні данні втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Дані узагальненні, аналітич­ного характеру зберігають свою актуальність на протязі довгого періоду і використовуються багаторазово. Своєчасність даних — це властивість, близька до актуаль­ності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються відносно оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означає завчас­но, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність. Своєчасність інформації забезпечується використанням су­часних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних. Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем та ін. В документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих факторів. Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені по­казники, доповнені характеристикою факторів, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і корот­ким коментарем до таблиць і діаграм. Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління. Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагаль­неної, аналітичної інформації про стан справ в організації. Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі дже­рела інформації, як:

• безпосереднє спостереження;

• усні бесіди;

• наради.

А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть викорис­товуватися спеціальні обстеження окремих структурних підрозділів. В залежності від рангу і кола обов´язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими необхідно знайомитися обов´язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими ба­жано. Випадкові, непередбачені відомості, оперативні данні по­винні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетент­ний у вирішенні питань щодо цих даних. При організації інформаційного обслуговування менедже­рам необхідно відповідним чином організувати працю спе­ціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які по­винні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, у тому числі з використанням ПЕОМ. Робота з документами займає значне місце у структурі робо­чого часу менеджера.

Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямка­ми:

• Попередній розподіл одержаної документації і кореспон­денції по адресах ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції по діловодству, розподілу функцій і видів робіт в апа­раті управління.

• Передавати права підписування вихідних документів відповідальним виконавцям, що не тільки розвантажує керів­ників організацій, а й підвищує ініціативу та відповідальність підлеглих.

• Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процес ознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалого вивчення.

• Використання раціональних прийомів і методів редагуван­ня проектів документів. їх сутність полягає у тому, що з початку проект документа необхідно уважно прочитати, виявити повто­рення і логічні невідповідності, потім усунути повторення, роз­бити текст на частини, на графи і абзаци, використовуючи загаль­ноприйняті знаки скорочення, усунути логічні неточності та ін.