2. Возможности табличного процессора Microsoft Excel

2.1 Диалоговое окно Форма.

В Excel имеется специальное диалоговое окно, которое обеспечивает удобный способ ввода и просмотра данных в списке. Для вызова этого окна необходимо поместить табличный курсор в любую ячейку списка и выполнить команду Данные/Форма. С помощью встроенной формы, нажимая на соответствующие кнопки, вы можете вводить, редактировать и удалять записи табличной базы данных.

После выполнения любого их этих действий имя листа на ярлыке будет выделено черным цветом, и вам останется только ввести новое имя листа с клавиатуры.

Удаление листа.

По умолчанию новая книга содержит три листа. Однако во многих случаях данные занимает только один или два листа. Кроме того, часто при расчетах приходится применять промежуточные листы, на которых производится откладка алгоритма обработки данных. Когда такие листы становятся ненужными, их следует удалить. Лишние листы рекомендуется удалить и на кануне пересылки файлов по электронной почте.

Перейдите на лист, подлежащий удалению, и вызовете команду правка/удалить лист или щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке этого листа и выберите контекстное меню команду удалить. Excel отобразит окно с предупреждением, что отменит операцию удаления листов невозможно. Вы должны подтвердить своё намерение, нажав кнопку ОК.

Чтобы удалить несколько листов сразу, отметьте их ярлыки мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift при помощи клавиши CTRL можно выделить отдельные листы, а при помощи клавиши Shift – несколько листов, расположенных рядом.

Вывод таблицы на печать.

У неопытных пользователей при печати документов, созданных в Excel, часто возникают проблемы. Объясняется это, в частности, тем, что необходимо учитывать ряд дополнительных факторов, нехарактерных, скажем, для процессора печати Word – документов. Продемонстрируем это на примере. Допустим, что в диапазоне ячеек вы создали небольшую таблицу и при этом ячейку случайно ввели пробел. Если перед отправкой документа на печать не предпринять соответствующих мер, то будет выведено 100 страниц бумаги, 99 из которых окажутся пустыми. Для того чтобы вы могли не только выполнить расчеты, но и представить их в надлежащем виде, мы рассмотрим особенности печати документов в Excel.

При работе с большим объемом данных важную роль играет их наглядность. Таблицы Excel справляются с этой задачей и предоставляют пользователю больше возможности для математических расчетов. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

Создание диаграмм.

Данные представленные в виде простейших баз данных легко представляются в виде диаграмм для визуального анализа.