11. Інформація, її види та роль у менеджменті.

Інформація – це нові відомості, зрозумілі і оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань у процесі управління.

Зміст інформаційної роботи полягає у тому, щоб зібрати дані, відомості, переробити їх в інформацію та надати їм певної організаційної форми при якій вони будуть використані у певні проміжки часу.

Для менеджера є найважливішими такі види інформації:

• виробнича;

• комерційна;

• технічна;

• адміністративна;

• економічна;

• кадрова.

За своїм значенням для обґрунтування рішень інформація поділяється на:

1) директивну – регламентує діяльність менеджера з позицій законності, забезпечує єдність управління на законних підставах;

2) науково-технічна інформація – прискорює практичне використання економічних законів ринкової економіки, сприяє організації виробництва і праці на досягнення НТП;

3) економічна інформація – показує стан господарської діяльності організації, її ефективність;

4) організаційно-нормативна – засіб впливу на керовану систему шляхом регламентування діяльності через встановлення норм, нормативі діяльності.

класифікація інформації:

1) за повнотою охоплення – повна, часткова, позичкова;

2) за періодом дії – разова, періодична, довгострокова;

3) за змістом – планово-економічна, фінансова, облікова, бухгалтерська, технологічна, адміністративна, довідкова;

4) за рівнем достовірності – достовірна, недостовірна;

5) за рівнем обробки – первинна, вторинна;

12. Управлінська документація та діловодство.

Документація – це письоме подання інформації про факти, події, явища, об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини, носіями якої вона є.

Організація й здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особа­ми, управлінським персоналом організацій, установ та їх підрозділів пов’язані з виконанням основних (планування, організація, координація, контроль тощо) і спеціальних (постачання, облік, фінансування тощо) управлінських функцій. Управлінська діяльність неможлива без фікса­ції значної частини управлінської інформації у вигляді документів, які виступають матеріальними засобами її закріплення, та їх належної обробки, яка передбачає:

— документування інформації (регламентований про­цес її запису на матеріальному носії);

— обробку власне інформації, яка міститься в доку­ментах;

— організацію роботи з документами (створення умов для їх переміщення, пошуку, зберігання);

— створення інформаційно-пошукової системи (доку­менти, довідковий апарат до них, методи й способи їх обробки та використання);

Діловодство – це діяльність з питань документування, обробки і ор­ганізації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій.

В управлінській діяльності користуються головним чином текстовими документами, виготовленими на па­перових носіях (рукописні, машинописні, типографські, створені за допомогою комп’ютерної та оргтехніки), а також документами на магнітних стрічках (аудіо- та відеозаписи), дискетах, фотоплівці.

Основні і спеціальні функції органів управління скла­дають, відповідно, основу двох груп документів і типів діловодства -  адміністративного й спеціалізованого.

Адміністративне діловодство — це організація роботи і організаційно-розпорядчими, довідково-інформа­ційними та іншими документами, пов’язаними з ви­конанням основних управлінських функцій.

Спеціалізоване діловодство пов’язане з виконанням спеціальних управлінських функцій (бухгалтерське діловодство, військове тощо) і відрізняється номенклатурою і формою документів, правилами їх обробки, зберігання тощо.

Документообіг – це рух документів між ланками управління з моменту виконання або відсилання.