3.2. Регламентация общего делопроизводства

Организация и ведение делопроизводства на предприятиях регла­ментируются требованиями действующего законодательства, стан­дартами и инструкциями. В то же время делопроизводство адапти­руется к местным условиям, приспосабливается под специфику каж­дого конкретного предприятия. В практике делопроизводства воз­можны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно улучшения работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предпри­ятиях. Руководители предприятий несут персональную ответствен­ность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т.п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

1. Сборник положений «Единая государственная система де­лопроизводства. Основные положения». - М.: 1975.

2. ИСО 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материа­лов. Потребительские форматы. Серии А и В.

3. ГОСТ 9327-60. Форматы бумаги.

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: «Стандарты», 1991.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: 1994.

6. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006.

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документа­ции. Система организационно-распорядительной документа­ции. – М.: 2003.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения. – М.: 1998.

Но большинство из них требуют серьезной переработки в связи с изменением условий в стране, внедрением компьютеров и современ­ной оргтехники.

3.3. Формат бумажных носителей и формат документа. Бланки предприятия и основные реквизиты

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, ис­пользуемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каж­дый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве ис­пользуются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5. Од­нако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм.

Формат документа это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкрет­ные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Постоянное документирование требует типовой основы. Поэто­му каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые за­готовки для разных документов, называемые «бланками».

Многооб­разие типовых документов потребовало их унификации и стандарти­зации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицирован­ных форм документов и процедур работы с ними.

Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003

Левое не менее 20 мм

Верхнее не менее 20 мм

Правое не менее 10 мм

Нижнее не менее 20 мм

Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на ко­тором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название до­кумента (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом (флаговом) штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размеща­ется полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код элек­тронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходи­мые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для ре­гистрационного номера документа и даты регистрации.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАО «ПРАЙС СЕРВИС» Б. Харитоньевский пер., 14, Москва, 457078 Тел: 221-42-96, факс: (347) 223-6423 ОКПО 028427708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 ___ ________№_____________ На №________ __от_____________

Рис. 2. Образец продольного (линейного) расположения

реквизитов бланка для писем

Переменные реквизиты документа. Реквизиты, вносимые в процессе подготовки и оформления документа, являются перемен­ными и зависят от содержания документа, его назначения, дня реги­страции и других меняющихся условий. Базовыми являются реквизи­ты для писем: Адресат, Гриф ограничения доступа к документу, Ре­гистрационный номер, Дата регистрации, Ссылка на полученный ра­нее документ, Приложение, Подпись, Печать, Исполнитель.

Выделяют также реквизиты для документов, имеющих наимено­вание: Наименование документа, Регистрационный индекс докумен­та, Город или место подготовки документа, Код формы документа, Гриф утверждения, Гриф согласования, Визы согласования и т.д.