(Роли) в организации.

Принцип

Цель

Содержание требований

Системность

Интеграция в общую систему документооборота организации, включая определение иерархического уровня и взаимосвязи на вертикальном и горизонтальном уровнях

Разработать правила управления документами СМК, при этом проектировать систему документооборота как сеть взаимосвязанных документов

Ответственность

Документ определяет (идентифицирует) круг лиц, вовлеченных в его жизненный цикл

Формализовать степень ответственности вовлеченных лиц на стадиях жизненного цикла документа(например, отвечает, участвует, получает информацию; или руководит, проверяет, исполняет, участвует, информируется)

Востребованность

Документ должен существовать при наличии установленных и/или предполагаемых требований потребителей к этому документу

При разработке задания на создание или корректировку документа, а также на вывод документа из системы определить действительную потребность в нем потребителей документа. Для этого следует разработать порядок определения востребованности документа.

Достоверность

Поддержание взаимного соответствия

содержания документа и фактического

состояния дел, актуальность документа

Разработать механизмы определения

степени достоверности документов, на­пример, механизм внутренних аудитов

Доступность

Возможность доступа к действующей редакции документа лиц, вовлеченных в его жизненный цикл. Отказ в несанкционированном доступе

Разработать систему доступа, рассыл­ки, изъятия и т.п.

Процессный подход

Достижение эффективного управления, при этом любая деятельность и соответствующие ресурсы рассматриваются как процессы

Определить потребителей и поставщиков документа, включая (их/к ним) требования. Определить потребности в ресурсах при управлении жизненным циклом документа

Непрерывное улучшение

Повышение качества деятельности организации

Определить пути и критерии повышения эффективности документа за счет увеличения его ценности для потребителей и уменьшения стоимости его жизненного цикла для организации

Идентификация

«Логистическое» управление потоками документации (поиск, обработка и т.д.). Исключение возможности непреднамеренного использования недействующих редакций документов

Разработать систему идентификации по классификационным признакам документов (в том числе: по текущей стадии его жизненного цикла, по статусу, по типу, виду и др.). Ввести постраничную идентификацию. Идентифицировать места хранения.

Прослежваемость

Представление данных для анализа

предыстории

Определить порядок архивного хранения действующих и устаревших редакций документов