19 Делегування, відповідальність і повноваження. Матриця Ейзенхауера

Делегування — це передавання завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні виконуватись для досягнення мети організації. Якщо завдання не делегується іншим працівникам, керівник змушений виконувати його сам. Тому делегування — це акт, який перетворює людину в керівника.

Відповідальність — це зобов'язання виконувати поставлені завдання та відповідати за їх позитивне вирішення. Фактично, індивід укладає контракт з організацією на виконання певних завдань в обмін на отримання визначеної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Повноваження — це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який займає її в даний момент. В організації межі повноважень визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями, які викладаються письмово або передаються підлеглому усно.

Матриця Ейзенхауера

Сутність її полягає в пріоритезації не тільки по шкалі «важливість» (наближення до мети/цілей), але і по шкалі «терміновість» (наскільки швидко треба зробити справи).

Схема розподілу справ:

Справи Важливі і Термінові	Справи Важливі і Нетермінові
Справи Неважливі і Термінові	Справи Неважливі і Нетермінові

Розписати свої справи в Матрицю Ейзенхауера неважко. Питання в тім, що робити після цього, так як наш час не двовимірний, і справи все ж таки потрібно вибудовувати по одномірній осі. У різних книгах можна знайти різні відповіді. Одні посібники рекомендують йти в порядку №1-№3-№2-№4 (пріоритезуючи справи «усередині квадратів» кожним із запропонованих вище лінійних способів). Інші, як Стівен Кові, рекомендують узагалі не робити справ із квадратів №3 і №4 на тій підставі, що це неважливі справи, а тому краще зосередитися на перших двох важливих квадратах.. Може бути, справи з квадрата №4, це частина вашої несформульованої мети чи навіть Мрії, і викреслювати їх у Вас «не піднімається рука» (дивися відповідний коментар вище). Можливо, справи з квадрата №3, це чужі «нерозділені» пріоритети, які варто обговорити. Адже якщо показник «важливість» залежить практично цілком від Ваших цілей, то на «терміновість» впливає багато зовнішніх факторів, наприклад, термінові запити керівника і колег.

20 Закони управління та закони організації

До основних законів управління відносять:

• закон демократизації – забезпечення участі усіх працівників в управлінських процесах, забезпечення прямого і зворотного спілкування через розвиток особистих і професійних якостей.

• закон інтеграції – спрямований на досягнення єдності в процесі досягнення мети

• закон спеціалізації (декомпозиції) – передбачає розподіл діяльності на засадах виконання певних функцій, здійснення повноважень, відповідальності і компетенції.

• закон поєднання централізації і децентралізації – пошук оптимального рівня передачі повноважень, з метою досягнення високих результатів діяльності

• закон економії часу – спрямований на підвищення ефективності управлінської праці і застосування сучасних управлінських технологій і засобів техніки

• закон пропорційного розвитку системи управління – передбачає послідовний розвиток і вдосконалення компонентів організації

• закон відповідності організації зовнішньому середовищу - відповідність внутрішніх компонентів зовнішнім

• закон еластичності систем – можливість пристосування системи до різноманітних умов

• закон безперервного вдосконалення, який зауважує, що вдосконалення вважається об’єктивним процесом, що не залежить від чиєїсь волі, бажання.

До законів організації відносяться:

1. закон синергії — полягає у тому, що сума властивостей (потенціалів, енергії, якостей) організованого цілого перевищує "арифметичну" суму властивостей елементів — складників даного цілого.

2. закон єдності аналізу-синтезу (процеси спеціалізації, диференціації, з одного боку, доповнюється протилежними процесами інтеграції, універ­салізації, з іншого боку);

3. закон пропорційності (необхідність пивного співвідношення між час­тинами цілого);

4. закон композиції (мета діяльності підсистеми одночасно е однією з підцілей діяльності системи);

5. закон самозбереження (кожна реальна фізична чи матеріальна система прагне зберегти себе як цілісне утворення і економніше витрачати спій ресурс);

6. закон організованості-інформованості (у системі не може бути більше порядку, ніж інформації);

7. закон онтогенезу (кожна організація проходить у своєму розвитку такі фази життєвого циклу: становлення, розквіт, згасання).