2.2. Требования, предъявляемые к информации при реализации контроля.

Важным элементом управления является контроль. Имен­но контроль позволяет реализовать эффективное разделе­ние труда исполнителей, так как предполагает обязательно делегирование полномочий этим исполнителям в соответствии с принципом неокончательности и свободы принятия ими локальных решений. Контроль - это такая же целенаправленная деятельность лица принимающего решение, как и любая другая операция. Поэто­му для достижения необходимого эффекта его также нужно тщательно спланировать и организовать. Теория управления предусматривает три основных вида контроля:

·предварительный - контролируется готовность трудо­вых, материальных и финансовых ресурсов;

·текущий - контроль работы исполнителя его непос­редственным . руководителем; .

·итоговый - контроль. Лицо принимающее решение фактически достигнутых результатов, когда операция закончена или истекло от­пущенное на нее время.

Для правильной научной организации каждого из этих видов контроля следует провести тщательное их планирование, организовать гласное делегирование полномочий исполнителям на принятие ими локальных решений, а также спрогнозировать и глубоко проанализировать возможные форс-мажорные ситуации. Схема организации и проведения контроля в рамках такого подхода к нему реализуется в ходе выполнения трех основных этапов.

На первом этапе проводится планирование контроля. именно здесь, на основе глубокого изучения сложившейся проблемной ситуации принимаются решения по главным вопросам.

При этом:

·определяют основные направления контроля - сроки, ресурсы, эффективность и качество исполнения отдель­ных подопераций и работ;

·определяют основные объекты и точки контроля;

·намечают плановые значения (задания) по главным результатам выполнения подопераций и работ;

·выбирают величины допустимых отклонений от зада­ний по главным результатам (так называемые суще­ственные отклонения и зоны нечувствительности). и диапазоны свободы принятия решений по неосновным, некритическим работам;

·устанавливают порядок передачи докладов и сообще­ний (определяются возможные· источники и способы по­лучения информации о существенных отклонениях) и порядок взаимодействия при затребовании резервов активных средств при форс-мажорных ситуациях;

·концептуально (на уровне замысла) планируют экстраординарные реакции на существенные нарушения заданий (решают, что нужно будет срочно предпринять в той или иной ситуации);

·планируют объемы резервов основных видов активных ресурсов.

Именно на первом этапе контроля происходит сбор необходимой информации. К ней предъявляются следующие требования.

1.точность информации – это степень близости содержащихся в ней данных тем, какие объективно присутствуют в реальной действительности. Например, получена информация о курсе валюты в коммерческом банке. Степень близости этих данных о курсе валюты к истинному ее значению и есть точность информации.

2. надежность информации – это некоторая характеристика, показывающая, в какой степени сходны результаты, полученные при неоднократных обращениях к источнику. Например, анализируется информация о структурной перестройке системы управления в конкурирующей организации или фирме. Если эта информация получена из одного источника и эту информацию сообщают семь разных агентов, то можно считать такую информацию вполне надежной.

3. достоверность информации – это свидетельство того, что информация весьма верно отражает то, что представляет; что сообщенной в ней не вызывает никакого сомнения в истинности.

4. полнота информации – это мера ее разнообразия и количественной достаточности для разработки вполне обоснованного решения в отведенной время.

Таким образом, можно считать, что надежность, достоверность, точность и полнота информации – это такие ее качества, которые порождают у лица принимающего решение полную уверенность в успехе процесса разработки решения, не оставляют никаких сомнений в том, что сообщенное ему является «истиной» и существенно снижает неопределенность выбора наилучшего решения

На втором этапе организации и проведения контроля юридически оформляют делегирование полномочий исполнителям по принятию локальных решений по результатам текущего контроля. Основной принцип делегирования полномочий, вытекающий из принципа не окончательности и свободы принятия решений, гласит: руководители на местах с конкретными людьми и ресурсами, а также сами исполнители в конкретной обстановке, лучше знают, как выполнить ту или иную поставленную перед ними задачу или работу.

На третьем этапе процесса контроля оцениваются реально складывающиеся ситуации и принимаются текущие ре­шения. Здесь мы по-прежнему полагаем, что решения, при­нятые на этапе планирования процесса контроля, вовсе не являются безупречными, идеальными.