Комплектование аф рф и экспертиза ценности документов
Понятие комплектование архива
ЭЦД
АФ РФ должен постоянно пополнятся архивными документами. Для того, чтобы это происходило должна существовать организация процесса пополнения АФ документами – это комплектование.
ФЗ «ОБ Архивном деле в РФ» в главе 5 определяет требования к комплектованию архивов архивными документами. Отбирая документы на хранение необходимо решить 2 проблемы:
Проблема определения источников комплектования архива
Проблема определения состава принимаемых документов
Законодатель определил фундаментальные подходы к решению проблемы комплектования архива архивными документами.
Комплектование – это систематическое пополнение архивного фонда документами в соответствии с его профилем. Комплектование проводится в соответствии с установленными законодательством полномочиями и нормативными документами ФАА.
Принципы, на основе которых осуществляется комплектование архивов. Принципы вытекают из:
принадлежности документов к составу АФ РФ
необходимо соблюдать права собственности на документы
учитывать происхождение и территориальную принадлежность документов
помнить о недопустимости дробления документов
Основой комплектования архива выступают законы и иные нормативные акта РФ и субъектов федерации.
В ст.20 ФЗ «Об архивном деле в РФ» определено источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются гос органы, структуры местного самоуправления, организации и граждане, в деятельности которых создаются документы АФ РФ.
Государственные и муниципальные архивы обязаны составлять списки источников комплектования. Негосударственные организации, а также граждане, которые создают свои архивы, могут включаться в списки источников комплектования на основании договора.
Чтобы внести в список источников комплектования архива необходимо ориентироваться на определенные критерии:
Для организации критерием отнесения к источникам комплектования выступает функционально-целевое назначение организации. Когда мы определяем группу организаций, как источников комплектования, и эти организации выполняют аналогичные функции (пр: школы), то осуществляется выборочный прием (определяются наиболее интересные школы).
Полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций. Речь идет о том, что все административно- управленческие структуры находятся в соподчиненных связях, отношениях. Есть вышестоящие структуры, которые аккумулируют информацию о деятельности нижестоящих структур. Поэтому важно это учитывать, чтобы не допускать дублирования.
Когда решается вопрос о включении в список источников комплектования отдельных граждан, необходимо оценить насколько весом вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности. Необходимо учитывать его роль как участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества. Также важным основанием для включения гражданина в список источников является наличие родственных, дружеских, творческих связей гражданина, место работы, занимаемая должность и типичность архивных документов гражданина для эпохи (документы рядовых граждан).
Законодатель в ФЗ определил, что передача документов АФ РФ на постоянное хранение осуществляется в государственные и муниципальные архивы. Документы АФ РФ, созданных в деятельности федеральных органов гос власти, федеральных организаций, иных гос. органов РФ, распложенных на территории субъектов РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающие документы (на территории субъекта могут быть федеральные органы власти, с центром в Москве. Они передают свои документы не в Москву, а в гос архивы субъекта, где они функционируют, на основании договора).
Документы, находящиеся в частной собственности поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации РАН на основании договора между этими структурами и собственниками указанных документов.
Но в то же время законодатель зафиксировал и некоторые ограничения. Гос. органам, органам местного самоуправления, муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы в музеи, библиотеки, организации РАН и негосударственные организации.
Процесс комплектования АФ РФ должен четко соотноситься с вопросами хранения документов АФ РФ у фондообразователя. Проблема состоит в том, что организация, предприятие работают и создают документы текущего делопроизводства. Документы эти нужны для работы самой организации. Документ, которые создан отражает отношения между людьми. Поэтому законодатель установил определенные сроки временного хранения документов постоянного хранения до передачи их на постоянное хранение.
Для того, чтобы включить в установленном порядке в состав АФ РФ документы федеральных органов государственной власти или иных гос. органов РФ, а также государственных внебюджетных фондов и федеральных организации требуется 15 лет (15 лет документы хранятся в ведомственных архивах).
Для включения в состав АААФ РФ документов органов гос власти и иных гос органов субъектов РФ необходимо 10 лет, а документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций необходимо 5 лет.
Записи актов гражданского состояния – 100лет.
Документы по личному составу, записи нотариальных контор, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилого фонда – 75 лет
Проектная документация по капитальному строительству – 20 лет
Технологическая и конструкторская документация – 20 лет
Патентная документация – 20 лет
Научная документация – 15 лет
Кино, фотодокументы – 5 лет
Видео, фонодокументы – 3 года.
Законодатель наложил определенные обязательства на государственные органы, органы местного самоуправления, организации по решению вопросов комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. Для этой цели законодатель предписал - федеральные органы власти, иные гос органы РФ разрабатывают, утверждают по согласованию с ФАА перечни документов, образующихся в процессе деятельности вышеуказанных структур, а также процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения. Эти перечни определяют виды документов и сроки хранения в ведомствах.
Государственные органы, органы местного самоуправления в соответствии с правилами, установленными ФАА, осуществляют отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов АФ РФ на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой, передачей АД на постоянное хранение, в том числе транспортировка, осуществляется за счет средств органов и организаций, передающих документы.
Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу также в упорядоченном состоянии в гос. и муниципальные архивы, но им возмещаются затраты за счет средств федерального бюджета.
В процессе реорганизации государственных органов архивные документы должны в упорядоченном состоянии передаваться правопреемникам.