2.1.4 Перечень эксплуатационной документации, с которыми необходимо ознакомиться пользователю

• Руководство пользователя.

2.2 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

2.2.1 ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ФУНКЦИИ, ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КОТОРЫХ ПРЕДНАЗНАЧЕНО ДАННОЕ СРЕДСТВО АВТОМАТИЗАЦИИ

База данных “Склад” предназначена для автоматизации следующих функций:

• обработка входных данных и редактирование данных. Формы обеспечивают вывод на экран данных и их редактирование.

• создание отчета по учету материалов на складе, полученных за месяц

2.2.2 УСЛОВИЯ, ПРИ СОБЛЮДЕНИИ КОТОРЫХ ОБЕСПЕЧИВАЕТСЯ ПРИМЕНЕНИЕ СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ В СООТВЕТСТВИИ С НАЗНАЧЕНИЕМ

Наличие на компьютере пакета MS Office, в частности Microsoft Access (подойдет любая версия от 2000 и выше).

2.3 ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ

2.3.1 ПОРЯДОК ЗАГРУЗКИ ДАННЫХ

Для загрузки базы данных “Склад” требуется:

• Запустить Microsoft Access

Пуск- Все программы- Microsoft Office- Microsoft Access

• В Microsoft Access открыть нужный файл

Файл- Открыть- указать полный путь - Склад.accdb

2.3.2 ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ РАБОТОСПОСОБНОСТИ

Для проверки работоспособности необходимо заполнить контрольным примером и запустить поочередно запросы, формы и отчет, если это удалось - проверка прошла успешно.

2.4 ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ

2.4.1 ОПИСАНИЕ ВСЕХ ВЫПОЛНЯЕМЫХ ФУНКЦИЙ, ЗАДАЧ, КОМПЛЕКСОВ ЗАДАЧ, ПРОЦЕДУР

Все выполняемые функции в базе данных “Склад” осуществляется с помощью кнопочного меню, которое имеет вид:

Меню содержит кнопки, с помощью каждой кнопки осуществляется открытие соответствующей формы, в которой возможно осуществлять ввод и корректировку данных. 

Раздел меню «Справочники» содержит следующие справочники:

• Поставщики

• Секции

• Накладная

• Вид упаковки

• Единицы измерения

• Товары

Раздел меню «Таблицы» содержит следующие таблицы:

• Учет товаров

Раздел меню «Запросы» содержит следующие запросы:

• Запрос по наименованию товара

• Учет товара на складе

Раздел меню «Отчеты» содержит следующие отчеты:

• Запрос по наименованию товара

• Учет товара на складе

С помощью кнопки «Выход» осуществляется выход из приложения.

2.4.2 Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач

2.4.2.1 Ввод и корректировка данных

Ввод осуществляется на основе входной информации. Ввод данных в оперативную таблицу осуществляется только после заполнения соответствующих классификаторов и справочников. Вводимая в поля информация должна соответствовать типу поля. Вывод и редактирование данных удобно осуществлять с помощью форм, формы созданы для всех таблиц. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.

2.4.2.2 Выборка

Данная операция осуществляется при помощи имеющихся запросов. Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных.

Для вывода информации о конкретном виде материала используется параметрический запрос «Запрос по наименованию товара». Запрос может быть выведен в форме отчета. Введите во вспомогательное окно значение параметра наименования товара и нажмите кнопку ОК. Появится вся доступная информация по данному товару.

2.4.2.5 ВЫВОД ДАННЫХ

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. Пользователю доступны два отчета: «Запрос по наименованию товара», «Учет товара». Все отчеты сгруппированы по названию материала.

2.5 АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ

2.5.1 ДЕЙСТВИЯ ПО ВОССТАНОВЛЕНИЮ ДАННЫХ ПРИ ОТКАЗЕ МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ИЛИ ОБНАРУЖЕНИИ ОШИБОК В ДАННЫХ

При обнаружении ошибок следует обратиться к системному администратору.

При отказе магнитных носителей, следует воспользоваться резервной копией данных. Резервные копии должны создаваться после каждого внесения изменений.

2.5.2 ДЕЙСТВИЯ В СЛУЧАЯХ ОБНАРУЖЕНИИ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ВМЕШАТЕЛЬСТВА В ДАННЫЕ

Прекратить работу и обратится к системному администратору.

3. РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

   1. РАСЧЕТНЫЕ ФОРМУЛЫ ОСНОВНЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы ΔСт

Годовая экономия текущих затрат складывается:

ΔС_Т = ΔС_П + ΔС_К,

ЛС_П — прямая экономия, получаемая путем непосредственной обработки данных; ЛС_К - косвенная экономия, получаемая путем улучшения показателей.

Прямая экономия:

ΔС_П = ΔСб — ΔС_ср

ΔС_б - базовый период - это тот период, который берется до внедрения системы;

ΔС_б= С, + С₂ + С₄ + С₅ ΔС_ср — сравниваемый период, когда система работает в режиме автоматизации.

ΔС_ср = Ci + С₂ + С₄ + С₅ + С_пр

Ci - затраты на оплату труда персонала;

С₂ - начисления на фонд оплаты труда;

С₃ - затраты на сырье, материалы (картриджи, бумага, комплектующие, спирт);

С₄ - амортизация оборудования, как правило, рассматривается линейная со сроком службы от 3 до 8 лет;

С₅ - прочие затраты (расходы на командировки, информационные расходы, плата за кредит, налоги, представительские расходы);

Спр - предпроизводственные затраты, которые требуются дополнительно (могут быть произведены на создание (покупку) программных средств, на обучение специалистов и т.д.).

Дополнительные капитальные вложения (КД), необходимые для создания системы

Дополнительные капитальные вложения (КД), в них входят: строительство, аренда большого помещения, ремонт, покупка дорогостоящего сетевого оборудования, средств связи. Стоимость капитальных вложений приводится к одному году функционирования системы, срок функционирования системы оговаривается.

Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений Т

Срок окупаемости капитальных вложений:

Т = КД / ΔСт ΔСт — годовая экономия текущих затрат;

КД — капитальные вложения, приведенные к одному году.

Расчетный коэффициент дополнительных капитальных вложений Е_р

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратная Т:

Ер = 1 / Т

Ен = 0,33 - нормативный коэффициент эффективности. Если расчетный коэффициент больше или равен Ен, то проект принимается к внедрению, т.е. создание ЭИС эффективно.

Годовой экономический эффект Э

Годовой экономический эффект:

Э= ΔСт - КД • Ен

Ер - расчетный коэффициент дополнительных капитальных вложений, Ен = 0,1. ΔСт - годовая экономия текущих затрат;

КД- дополнительные капиталовложения.

Годовая экономия труда ΔТ

Годовая экономия трудовых затрат:

ΔТ = ΔТб - ΔТср

АТ_б- затраты труда в базовом периоде до внедрения системы;

АТ_ср - затраты труда в сравниваемом периоде, т.е. период работы системы в режиме автоматизации.

3.2 РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы ΔСт

Годовые текущие затраты на обработку данных в базовом периоде ΔС*Л 373 864 руб.

Затраты на з/п (С1)	12 000*12*7=1 008 000
Отчисления на соц. нужды (С2)	1 008 000*35,8%=206 208
Затраты на сырье и материалы (СЗ)	3 000
Прочие затраты (С4)	2000
Итого (С 1+С2+СЗ+С4):	1 373 864

Годовые эксплуатационные затраты в период функционирования АЭИС(ЛС_ср)

Затраты на з/п (С1)	12 000*12*4=576 000
Отчисления на соц. нужды (С2)	576 000*35,8%=360 864
Затраты на сырье и материалы (СЗ)	3 000
Амортизационные отчисления	2500
Прочие затраты (С4)	1000
Итого (С 1+С2+СЗ+С4):	943 364
Предпроизводственные затраты
Приобретение пакета MS Office	12 000
Разработка системы	10 000
Внедрение системы	3 000
Обучение специалистов	8 000
Итого (Спр)	33 000
ДСср=943 364+33 000= 976 364 руб. Прямая экономия ( ΔСп) ΔСп=1 373 864-976 364=397 500 4.2.2 Дополнительные капитальные вложения для создания АЭИС
Модернизация ПК	12 000
Покупка сетевого оборудования	3 000
Установка JIBC	2 000
Итого (КД)	17 000

КД= 17 000 руб.

Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений

Т= 17 000/976 364=0,02 г.

Расчетный коэффициент дополнительных капитальных вложений

Ер= 1/0,02=50

Ен=0,33 - нормированный коэффициент эффективности. Так как Ер>Ен, проект принимается к внедрению, то есть создание ЭИС эффективно.

Годовая экономия трудовых затрат от создания и поддержки АЭИС

ΔТ = 1 008 000-576 000-432 000