Определение полей таблицы
Для определения поля в окне Конструктор задаются Имя поля, Тип данных, Описание — краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля. На вкладке Общие представлены строки свойств поля, в том числе максимальный размер, подпись (выводится в заголовке столбца), значение по умолчанию и др.
На вкладке Подстановка в раскрывающемся списке свойства Тип элемента управления выбирается одно из значений Поле, Список или Поле со списком.
Порядок выполнения работы
Запустить программу MS Access.
В появившемся окне (Рис. 1.) слева выбрать пиктограмму Новая пустая база данных. Справа в окне Имя файла ввести новое имя базы данных Фамилия и выбрать папку Мои документы для сохранения, далее команда Создать
Рис 1.
Появится окно программы MS Access. Режим таблицы.
Рис 2.
2. Создание таблицы Учебная группа путем ввода данных.
В окне базы данных Фамилия появится Таблица1, в которой нужно переименовать заголовки полей. Для этого выполните следующие действия. Выделите столбец Добавить поле, щелкните правой кнопкой мыши. Выберите пункт Вставить столбец. Появится столбец Поле1 и останется столбец Добавить поле. Переименуйте столбец Поле1, для этого дважды щелкните на заголовке столбца Поле1, заголовок выделится, введите новый заголовок Учебная группа. Переименуйте столбец Добавить поле. Для этого выделите столбец Добавить поле, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать столбец, введите новый заголовок поля Преподаватель (Рис 3.).
Рис 3.
Изменим структуру таблицы. Для этого в окне базы данных Фамилия перейдём в режим конструктора таблицы, нажав на ленте Главная, на пиктограмму Режим в левом верхнем углу, появится конструктор таблицы, в конструкторе есть три поля: Код, Учебная группа, Преподаватель. Удалим строку Код.
Примечание. Поле Код (тип данных Счетчик) задается программой по умолчанию при открытии новой базы данных.
Выделить строку Код, снять Ключ с этой строки, нажав на пиктограмму Ключевое поле, далее не отменяя выделения, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить строки. В результате удалилась строка Код, тем самым изменилась структура таблицы.
В поле Учебная группа измените, тип данных с Текстовый на Числовой, используя, раскрывающийся список в правом углу ячейки Текстовый и установите ключ для поля Учебная группа (Рис. 4.).
Рис 4.
Перейдём в режим таблицы, нажав на ленте Главная, на пиктограмму Режим в левом верхнем углу, в процессе перехода, сохраняем таблицу с именем Учебная группа. В результате появится таблица Учебная группа, которую заполняем, как показано на рисунке 5.
Рис 5.
Закрыть таблицу Учебная группа на нижний крестик с сохранением.
3. Создание структуры таблицы Список.
На ленте Главная выбрать команду Создание и нажать на пиктограмму Конструктор таблиц. Появится конструктор Таблица 1 (Рис 5.).
Рис 5.
Заполнить конструктор таблицы как показано на рисунке 6.
Рис 6.
! Не забудьте установить ключ на поле Код.
Примечание. С полем Учебная группа разговор особый. В свойствах имеет место подстановка. Для этого щелкните в ячейке Учебная группа выберите вкладку Подстановка, Тип элемента управления – Поле со списком, Источник строк – Учебная группа.
4. Заполнение таблицы Список записями.
Перейдём в режим таблицы, нажав на ленте Главная, на пиктограмму Режим в левом верхнем углу, в процессе перехода, сохраняем таблицу с именем Список.
В результате появится таблица Список, которую заполняем, как показано на рисунке 7.
Примечание. Заполнение таблицы нужно начинать с поля Фамилия, так как поле Код нумеруется автоматически без заполнения.
Рис 7.
Примечание. Значения поля Учебная группа не надо печатать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Учебная группа. Закрыть таблицу на нижний крестик и сохранить таблицу с именем Список.
5. Создание связей между таблицами.
Внимание. Перед созданием Схемы связей убедитесь, что закрыты обе таблицы.
Создание Схемы связей.
На ленте выбрать команду Работа с базами данных и нажать на пиктограмму Схема данных. Появится окно Добавление таблицы (Рис. 8.).
Рис 8.
Добавление таблиц.
Добавьте таблицу Список, нажав на кнопку Добавить и добавьте таблицу Учебная группа, для этого дважды желкните в окне на названии таблицы Учебная группа, закройте окно. Результат действий показан на рисунке 9.
Рис. 9.
Создание связи между таблицами
Для создания связи между таблицами нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на поле Учебная группа таблицы Список и не отпуская левую кнопку, перетащить мышь на поле Учебная группа (на этом поле установлен ключ) таблицы Учебная группа и отпустить левую кнопку мыщи. Появится окно Изменение связей, в нем нужно установить три флажка: Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. Затем нажать кнопку Создать (Рис. 10.).
Рис 10.
В результате установлена связь между таблицами (Рис. 11.). Тип связи Много к одному. Закройте схему данных с сохранением.
.
Рис 11.