2 Оформление отдельных элементов пояснительной записки

Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей применяют иллюстрации (чертежи, рисунки, схемы, графики, диаграммы, карты) и таблицы.

2.1 Иллюстрации

Иллюстрации следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Иллюстрации допускается располагать с поворотом пояснительной записки по часовой стрелке.

Перед иллюстрацией и после её названия должно быть оставлено не менее одной свободной строки.

Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией без точки.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например «Рисунок 1.1».

Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Слово «рисунок» и его наименование (через тире) располагают посередине строки.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных.

На графиках оси абсцисс и ординат должны иметь надписи, указывающие название показателей и единицы измерения через запятую.

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например «Рисунок А.3».

На все иллюстрации должны быть даны ссылки в отчете.

Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветные.

Пример.

10

Рисунок 1 - Динамика и структура объема перевозок

При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2» (без точки) при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.

2.2 Таблицы

Наименование таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Наименование таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире.

Перед названием таблицы и после неё должно быть оставлено не менее одной свободной строки.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

11

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Если в отчете одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.

Таблицы со всех сторон ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Шапка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Таблицу с большим числом строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица», ее номер и наименование указывают один раз слева над первой частью таблицы, а над другими частями также слева пишут слова «Продолжение таблицы» и указывают номер таблицы. Над каждой частью таблицы повторяется шапка. Нумерация граф не требуется.

Если в конце страницы таблица прерывается и её продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижняя горизонтальная линия, ограничивающая таблицу, не проводится.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. В этом случае в каждой части таблицы повторяется боковик.

Графу «Номер по порядку» и «Единицы измерения» в таблицы включать не допускается.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной единице величины, то её обозначение помещают над таблицей (или её частью) справа. В других случаях обозначение единиц физических величин указывают после наименования графы или строки, отделяя запятой.

Если наименование показателя занимает несколько строк, то числовое значение записывается на уровне последней строки.

12

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин, если они относятся к одному показателю.

Количество десятичных знаков для коэффициентов – три (1,000), для процентов – один (1,0). Рубли указываются с копейками (1,00 руб.) или без копеек (2 руб.). При сокращении значений до тысяч или миллионов указывают один десятичный знак (1,1 тыс. руб.) или целое число (5 млн. руб.).

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для одного показателя должно быть одинаковым во всей записке.

Пример.

В таблице 1 представлены данные об объеме перевозок, перегрузочных работ, грузообороте, пассажирообороте за три года работы предприятия.

Таблица 1 - Динамика основных показателей работы предприятия

Показатель	Значение по годам				Изменение
	2004	2005	2006	абсолютное			относитель-ное, %
				2005 2004		2006 2005	2005 2004	2006 2005
Объем перевозок, тыс. т	690	660	820	-30		160	-4,3	24,2
в том числе налив сухогрузы	540 150	480 180	560 260	-60 30		80 80	-11,1 20,0	16,7 44,4
Грузооборот, млн. ткм	1070	986	1120	-84		134	-7,9	13,6
в том числе налив сухогрузы	820 250	745 241	920 200	-75 -9		175 -41	-9,1 -3,6	23,5 -17,0

13

Продолжение таблицы 1

Показатель	Значение по годам			Изменение
	2004	2005	2006	абсолютное		относитель-ное, %
				2005 2004	2006 2005	2005 2004	2006 2005
Перевозки пассажиров, тыс. чел.	42	41	38	-1	-3	-2,4	-7,3
Пассажирооборот, млн. пкм	20	19	17	-1	-2	-0,5	-10,5

Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Ставить кавычки вместо повторяющихся в разных строках графы таблицы цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается.

Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк, если данные не могут существовать, ставят «х».

Слова «в том числе» и «из них» пишут отдельной строкой без двоеточия.

На все таблицы должны быть ссылки. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

Таблицу следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Допускается располагать таблицы с поворотом пояснительной записки по часовой стрелке.

2.3 Примечания и сноски

Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся

14

эти примечания. Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами, например:

Примечания

1 ______________________________________________________

2 ______________________________________________________

3 ______________________________________________________

При необходимости дополнительного пояснения его допускается оформлять в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют надстрочно арабскими цифрами со скобкой.¹⁾

Сноску располагают в конце страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева. Сноску к таблице располагают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

2.4 Уравнения и формулы

Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства или после знаков плюс, минус, умножения, деления или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак "X".

Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле с абзацного отступа. Первая строка начинается словом «где» без двоеточия.

_______

¹⁾ Допускается вместо цифр использовать звездочки «*», но не более трех на странице.

15

Формулы в записке следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах всего отчета арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке.

Одну формулу обозначают (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например (В.1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например « ...в формуле (1)…».

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Порядок изложения математических уравнений такой же, как и формул.

Пример.

Абсолютное изменение объема перевозок грузов определяется по формуле:

G = G₁ – G₀ (1)

где G - абсолютное изменение объема перевозок грузов, тыс. т;

G₁ – объем перевозок грузов за анализируемый год, тыс. т;

G₀ – объем перевозок грузов за предшествующий год, тыс.т.

Относительное изменение объема перевозок груза G, %, определяется по формуле:

G = G/G₀ *100 (2)

Обозначения те же.

Допускается выполнение формул и уравнений рукописным способом черными чернилами.

2.5 Ссылки на использованные источники

Ссылки на использованные источники следует указывать порядковым номером библиографического описания источника в списке

16

использованных источников. Порядковый номер ссылки заключают в квадратные скобки.

Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на источники в тексте записки, нумеровать арабскими цифрами без точки и печатать с абзацного отступа.

Недопустимо включать в список источники, на которые нет ссылки в тексте.

Библиографическое описание источника в списке использованных источников оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».

В состав библиографического описания источника входят следующие области:

1. Область заглавия и сведений об ответственности.

2. Область издания.

3. Область специфических сведений.

4. Область выходных данных.

5. Область физической характеристики.

6. Область серии.

7. Область примечания.

8. Область стандартного номера и условий доступности.

Перед каждой областью (кроме первой) ставят знак точка и тире. Первое слово каждой области начинают с заглавной буквы. Библиографические сведения указывают в описании в том виде, в котором они даны в источнике информации.

Области описания состоят из элементов, которые приводят в установленной последовательности с разделением определенными знаками пунктуации.

Библиографическое описание имеет следующий порядок и пунктуацию:

Заглавие

: сведения, относящиеся к заглавию (если имеются, например «: учебное пособие»)

/ сведения об ответственности («/ У. Шекспир; пер. с англ. О. Н. Сороки», «/ под ред. В. П. Иванова»)

.- Сведения об издании («.- Изд. 6-е, испр. и доп.», «.- Новая версия / дораб. И. И. Соколов»)

17

.- Область специфических сведений (для отдельных видов документов, например масштаб для картографических документов «.- 1:15000»)

.- Место издания

: имя издателя

, дата издания («.- СПб.: Наука, 2002», «.- Новосибирск: ротапринт НГАВТ, 2001»)

.- Объем («.- 358 с.»)

.- Область серии (для многочастных документов, отдельным выпуском которых является объект описания «.- (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу)»)

.- Область примечания (содержит дополнительную информацию при описании некоторых объектов, например о системных требованиях при описании электронных ресурсов «.- Систем. требования: WINDOWS 95 ; Pentium 90 Mhz ; 16 Mb RAM ; CD-ROM drive ; VIDEO 2 Mb ; Sound card ; mouse»)

.- Область стандартного номера и условий доступности (в области приводят международные стандартные номера, присвоенные объекту описания: Международный стандартный номер книги (ISBN) или Международный стандартный номер сериального издания (ISSN), либо любой другой международный номер, присвоенный объекту описания в установленном порядке «.- ISBN 5-7975-0063-9»)

Сведения о статье в журнале или газете оформляют как аналитическое библиографическое описание.

Порядок аналитического библиографического описания:

Сведения о составной части документа (Заглавие / сведения об ответственности)

// Сведения о документе (Заглавие: сведения, относящиеся к заглавию / сведения об ответственности.- Сведения об издании.- Область специфических сведений.- Место издания: имя издателя, дата издания. Для газет и журналов Заглавие.- Год издания.- Номер журнала или число и месяц выпуска газет)

.- Сведения о местоположении составной части в документе (страницы от и до «с. 17-20», кроме газет менее восьми страниц)

Примеры библиографического описания использованных источников приведены в приложении Б.

18

2.6 Приложения

Приложения оформляют как продолжение записки.

В тексте записки на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте записки.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение», его обозначения.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ъ, Ы, Ь. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Если приложение одно, его обозначают «Приложение А».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

19