26.9 Выполнение машинописных и копировально-множительных работ

Машинописные работы

Служебные документы могут изготавливаться как на пишущих машинках, так и с использованием: компьютерных устройств.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне либо с использованием чернил или пасты синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии.

Печатание документов производится на бланках установленной форсили на бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании до­кументов необходимо соблюдать установленный порядок расположения рек­визитов машинописных текстов.

На каждой странице документа, отпечатанного с использованием ком­пьютерной техники, проставляется имя файла, в котором записан текст доку­мента.

Отпечатанные документы с пометкой «Для служебного пользова­ния» вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформив­шему заказ.

Копировально-множительные работы

Копирование и размножение служебных документов осуществля­ется, как правило, специально созданными структурными подразделениями.

Допускается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразде­лениях. В этом случае ответственность за правильное использование копиро­вальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный соответствую­щим должностным лицом, дающим разрешение на проведение работ.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, отпечатаны на белой писчей бумаге стандартного формата.

Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требования­ми, указанными в заказе.

Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.

Учет выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах.

26.10 Изготовление и использование печатей, штампов и бланков документов

Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности ГПС производит в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штам­пов и пользования ими в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий сти­хийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 02.12.98 № 694ДСП.

Для оформления служебных документов в подразделениях ГПС и ис­пользуются угловые штампы и бланки с угловыми штампами.

Бланки должны быть изготовлены полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологиче­ских возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Бланки с угловым штампом являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в соответствующих журналах.

Журналы учета бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру .дел.

На бланках типографическим способом или нумератором проставляются учетные номера.

Тиражирование бланков строгой отчетности на компьютерах и ко­пировально-множительных аппаратах запрещается.

Выдача бланков исполнителям производится под роспись в журна­ле учета бланков.

При регистрации документов, изготовленных на бланках строгой отчетности, в журналах учета должны указываться номера бланков, на кото­рых подготовлены регистрируемые документы.

Испорченные в процессе работы, бланки возвращаются исполнителями ответственному за учет бланков. Для уничтожения испорченных бланков соз­дается комиссия в составе не менее трех человек.

Непосредственное уничтожение бланков производится членами комис­сии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт.

Акты об уничтожении бланков подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.

Акты об уничтожении бланков должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.

После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета блан­ков проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.

26.11 Прием-передача документов, дел при смене ответственного за ведение делопроизводства, реорганизации или ликвидации подразделения ГПС.

Акт подписывается лицом, сдающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником подразделения ГПС.

При ликвидации подразделения ГПС с передачей всех или части их функций другому органу, под­разделению ГПС или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также ар­хив по акту с утверждением его начальниками подразделений ГПС.

В случае если функции реорганизуемого подразделения ГПС передаются нескольким подразделениям ГПС, документы и дела текущего делопроиз­водства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке.

Документы архива реорганизуемого подразделения ГПС передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.

При ликвидации подразделения ГПС без передачи их функций другим органам управления, воинским частям, подразделениям ГПС все дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу подлежат передаче в Центральный архив МЧС России по сводным описям в согласованные с Нейтральным архивом сроки. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока храпения, утратившие прак­тическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до исте­чения срока их хранения.

Всe материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации подразделения ГПС включаются в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке, отдельным пунктом.

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения ГПС с передачей всех или части его функций другому структурном; подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизвод­ства передаются по принадлежности.

Прием-передача дел осуществляется по актам, подписываем ответственными за делопроизводство и утверждаемым руководителями структурных подразделений.

При ликвидации структурного подразделения без передачи функций другим структурным подразделениям все дела текущего делопроизводства подлежат закрытию и сдаются в архив по описям, а дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.

26.12 Передача дел в архив .

В архив подразделения ГПС, передаются дела постоянного, долговре­менного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечение сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Во время приема-передачи дел в архив сотрудником архива про­веряется правильность их формирования, оформления и соответствие количе­ства дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формирова­нии и оформлении дел сотрудники структурного подразделения, сдающего до­ла, обязаны устранить.

Прием дел производится сотрудником архива (лицом, ответст­венным за архив) в присутствии сотрудника структурного подразделения.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, представляются подписи и должности сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата приема-передачи.

Ответственными за ведение делопроизводства структурных под­разделений производится подшивка одного экземпляра описей в дело, про­ставляются отметки о сдаче дел в архив в номенклатуре дел (графа «Примеча­ние») с указанием номера и даты описи.

Регистрационные журналы, книги и другие регистрационные формы подлежат передаче в архив. Они включаются в опись вместе с другими делами структурного подразделения как отдельные единицы хранения.