Виявлення кола джерел для публікації
Залежно від типу й різновиду видання, а також від його мети, проводиться відповідне виявлення епістолярних джерел. Якщо видання претендує на певну повноту – проводиться комплекс попереднього виявлення листування особи, яка цікавить археографа. По-перше, за літературою виявляються всі опубліковані на даний момент листи і складається відповідний перелік цих публікацій. По-друге, проводиться архівне виявлення збережених у архівосховищах документальних матеріалів, залучаються евристичні методи пошуку таких джерел. Найголовнішими з них є: а) встановлення кола осіб, які мали листовні контакти із суб'єктом дослідження. Виявити їх допомагає вивчення його біографії, тобто знання літератури – власне, історіографії проблеми, а також відомі публікації листів, кореспонденти яких сприяють у визначенні подальшого напряму пошуків; б) встановлення географії архівосховищ, де зберігаються листи досліджуваного суб'єкта листування, що досягається за допомогою студіювання спеціальних покажчиків особових архівних фондів, покажчиків окремих архівів і окремих архівних фондів.
Наприклад, при дослідженні епістолярної спадщини М. Грушевського археографів зацікавило коло його кореспондентів з Чернігівської української громади. У родинному фонді Грушевських у ЦДІАК України, ф. 1235, зберігаються листи чільних представників цієї громади – І. Л. Шрага та М. М. Коцюбинського. Було зроблено припущення, що листи великого історика можуть зберігатися в Чернігові, зокрема в Державному архіві Чернігівської області та меморіальному музеї М. Коцюбинського. Попереднє ознайомлення з покажчиками не дало необхідної інформації про наявність цих листів у фондах. Але з публікацій у журналах «ЗНТШ» й «Сіверянський літопис» вдалося дізнатися, що ці листи справді зберігаються в Чернігові.
Листи, що нас цікавлять, можуть перебувати не лише на державному зберіганні (в Україні й країнах СНД існують три основних типи фондоутримувачів: а) державні історичні архіви; б) галузеві архіви, у тому числі архіви СБУ; в) рукописні відділи національних, центральних і наукових бібліотек, музеїв та науково-дослідних інститутів), але й у приватних колекціях як у межах нашої держави, так і за кордоном, а також у державних і приватних закордонних архівах та колекціях. Відносно останніх система пошуку є до певної міри аналогічною.
Укладання плану-проспекту видання
Після того, як коло виявлених для публікації джерел дозволяє археографу скласти уявлення про групу листів, що підлягатимуть публікації, укладачі готують план-проспект видання. У ньому визначаються: 1) мета видання; 2) його структура; 3) принцип передавання тексту; 4) орієнтовне коло джерел, що публікуються; 5) орієнтовний обсяг видання.
Методи пошуку й виявлення епістолярних документів
Основним завданням упорядника-археографа є якомога повніше виявлення джерел. Отже, стосовно методів пошуку і виявлення листів передусім маємо на увазі публікацію корпусного характеру або наближеного до нього епістолографічного видання.
Потреба виявлення опублікованих листів пояснюється кількома причинами:
необхідністю визначення групи листів, уведених до наукового обігу й відомих широкому колу дослідників, отже, тих, які не мають першочергової цінності з точки зору їх публікації, що, у свою чергу, дозволить виявити листи, невідомі дослідникам, більшої археографічно-наукової цінності;
потребою в з'ясуванні, що з уже опублікованого збереглося в архівосховищах у оригіналі; якщо такі листи будуть розшукані, потрібне археографічне порівняння автентичного листа з його опублікованим варіантом; при цьому можлива републікація за архівним оригіналом.