Тема 5.4 Особливості складання розпорядчих та організаційних документів.

1. Управлінська документація.

2. Розпорядчі документи.

3. Організаційні документи.

Питання 1. Управлінська документація.

Проблема розробки, систематизації та уніфікації документів набула особливої актуальності в наш час у зв’язку з тим, що сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, а традиційно використовувані документи змінили свою характеристику (зміст, функцію, адресата…). Ці зміни, у свою чергу, зумовлені об’єктивними факторами:

• Активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 році.

• Розвитком ринкових відносин в економіці.

• Наданням українській мові статусу державної, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

Проблемами вивчення документів займається діловодство. Складовими елементами діловодства є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.

Система документації – це сукупність документів, пов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами.

Види систем документації :

• управлінська;

• з господарської діяльності;

• з банківської діяльності;

• обліково-фінансова;

• офіційно-правова;

• цивільно-правова;

• з організації зовнішньоекономічної діяльності;

• дипломатична;

• з виставково-ярмаркової діяльності;

• з рекламної діяльності;

• з видавничої діяльності;

• податкова документація та ін.

Найчисельніша система документації - управлінська, що є сукупністю адміністративних, загальних документів.

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації, від об’єктивності, достовірності, оперативності і повноти якої залежить сучасність і правильність прийнятого рішення. Носієм інформації є документ. У процесі управління інформація, зафіксована в документі, є не тільки підставою для прийняття рішень, але й доказом, джерелом аналізу і узагальнення, матеріалом для довідково-пошукової роботи. Таким чином, в управлінській діяльності документ виступає як предмет і результат праці одночасно.

Управлінська документація покликана забезпечити реалізацію всіх управлінських функцій певної установи, підприємства, організації.

Особливості управлінської документації:

• Створюється і використовується органами управління у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань.

• Служить засобом закріплення функцій органів управління (прогнозування, планування, організаційно-розпорядча діяльність, облік і звітність, фінансування, матеріально-технічне забезпечення тощо).

• Містить інформацію правового (документи є засобом свідчення, доведення певних фактів) і довідкового характеру.

• Процес її створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їй загальнозначущості та обов’язковості виконання.

Проблеми управлінської документації на сучасному етапі розвитку:

• скорочення документообігу;

• підвищення якості документів (точність, конкретність, актуальність інформації).