8.1.4. Організація та планування внутрішнього контролю

Організація ефективно функціонуючої системи внутрішнього конт­ролю – це складний багатоступінчастий процес, що включає такі етапи:

1. Критичний аналіз і зіставлення визначених для колишніх умов господарювання цілей функціонування організації, прийнятого раніше курсу дій, стратегії і тактики з видами діяльності, розмірами, орга­ні­заційною структурою, а також з її можливостями;

2. Розробка і документальне закріплення нової (яка відповідає умо­вам господарювання, що змінилися) ділової концепції організації (що собою являє організація, які її цілі, що вона може, в якій сфері має конкурентні переваги, яке бажане місце на ринку), а також комплексу заходів, здатного привести цю ділову концепцію до розвитку й удос­ко­налення організації, успішної реалізації її цілей, зміцнення її по­зицій на ринку. Такими документами повинні бути положення про фінансову, виробничо-технологічну, інноваційну, постачальницьку, збу­тову, інвестиційну, облікову і кадрову політику. Ці положення по­винні розроблятися на основі глибокого аналізу (з проведенням не­обхідних розрахунків) кожного елемента політики і вибору з наявних альтернатив найбільш прийнятних для даної організації. Доку­мен­тальне закріплення політики організації в різних сферах її фінансово-господарської діяльності дозволить здійснювати попередній, поточ­ний і наступний контроль усіх аспектів її функціонування, розкритих у відповідних пунктах (елементах) політики;

3. Аналіз ефективності існуючої структури управління, її коре­гування. Необхідно розробити положення про організаційну струк­туру, в якому повинні бути описані всі організаційні ланки з вка­зів­кою адміністративної, функціональної, методичної підпорядкованості, напрямку їхньої діяльності, функції, які вони виконують, установ­ле­ний регламент їхніх взаємин, права і відповідальність, показаний розподіл видів продуктів, ресурсів, функцій управління по цих ланках. Це ж стосується і положень про різні структурні підрозділи (відділах, бюро, групах і т. д.), планів організації праці їхніх працівників. Не­обхідно розробити (уточнити) план документації та документообігу, штатний розклад, посадові інструкції з указівкою прав, обов’язків і відповідальності кожної структурної одиниці. Без такого суворого підходу неможливо здійснювати чітку координацію функціонування всіх ланок внутрішнього контролю організації;

4. Розробка формальних типових процедур контролю конкретних фінансових і господарських операцій. Це дозволить упорядкувати взає­мини працівників із приводу контролю фінансово-господарської діяльності, ефективно керувати ресурсами, оцінювати рівень віро­гід­ності (якості) інформації для прийняття управлінських рішень;

5. Організація відділу внутрішнього аудиту (або іншого спеціа­лі­зованого контрольного підрозділу);

6. Визначення шляхів удосконалювання системи внутрішнього конт­ролю з урахуванням розвитку організації та безупинно мінливих внутрішніх і зовнішніх умов її функціонування.