Вопрос 2. Документ, его значение, понятие, функции

Любое управленческое решение выносится на основе информации.

Правильность принятого решения зависит: от полноты представленной информации; достоверности информации; своевременности ее представления. Информация может быть представлена: в устной форме; в документированной форме. Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:

отражают деятельность организации; на их основе принимаются управленческие решения; являются главным аргументом в спорных ситуациях; являются гарантом прав на недвижимость, собственность. Документ обеспечивает: закрепление информации; сбор информации; обработку информации; передачу информации; использование информации; хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

учет — с написанием различных отчетов; планирование — с составлением планов; инструктирование — с разработкой методик, инструкций; руководство — с изданием приказов, распоряжений. Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение.

Юридическое значение — это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово "documentum" и означает доказательство, свидетельство. Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть: правильно оформлен; не противоречить по содержанию действующему законодательству;

быть изданным организацией, которая имеет на это право. Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.

Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Документ может быть:

носителем информации (в сфере информационных технологий); средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).

Документы многофункциональны. К основным функциям документов можно отнести:

информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон); организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Вопрос 3. Нормативно-методическая основа делопроизводства

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

законами РФ;

государственными и отраслевыми стандартами;

общероссийскими классификаторами;

государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. Законы РФ:

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне" —

определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее; Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений; Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией; Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 — определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов. Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. 1991 г. — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота; сокращение количества документов; повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности; • совершенствование работы аппарата управления; ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает: состав реквизитов;

расположение реквизитов на листе бумаги; требования к тексту и бланкам документов. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Уни филированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

новый состав реквизитов;

обновленные требования к оформлению документов; требования к тексту и бланкам документов. Минюст России отказал в государственной регистрации данного стандарта.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству; по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт ввел:

• новые реквизиты;

• небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми. В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 — содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

' Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 — устанавливает сроки хранения документов. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

3. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

общие положения;

порядок составления и оформления служебных документов;

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

контроль исполнения документов;

порядок работы с исходящими документами;

порядок работы с внутренними документами;

составление номенклатуры дел;

правила формирования дел; порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

ЗАО «ТАРАНТЕЛА» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

подпись В.И. Дрогомилов

00.00.20__

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему в ЗАО «ТАРАНТЕЛА» подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «ТАРАНТЕЛА»

1.3. Инструкция ориентирована на использование во всех отделах ЗАО «ТАРАНТЕЛА» автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров.

1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляется руководителем секретариата ЗАО «ТАРАНТЕЛА».

1.5. Обеспечение ЗАО «ТАРАНТЕЛА» оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел.

1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий отдела эксплуатации.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил возлагается на исполнительного директора ЗАО «ТАРАНТЕЛА»

10.9. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

10.10. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов ЭК.

10.11. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, назначаемый исполнительным директором.

Исполнительный директор А.С. Воронин