Тема 17 информационные системы управления фирмой

План занятия

1. Роль информационных технологий в управлении фирмой.

2. Эволюция информационных систем, технологий и информа­ционного менеджмента.

3. Формирование информационной системы фирмы.

4. Интегрированные системы управления предприятием.

5. Новые тенденции на рынке корпоративных информацион­ных систем.

17.1. Роль информационных технологий в управлении фирмой

Информация как ресурс организации

В настоящее время одним из самых важных ресурсов орга­низации становится информация. Развитие экономики и общест­ва увеличивает потребность в информации. В современном мире роль информации определяется прежде всего следующими фак­торами: глобализацией рынков, усилением ориентации на потреб­ности клиентов, развитием технического прогресса, увеличени­ем подвижности и сложности внешней среды, усилением взаи­мозависимости различных факторов внешней среды, усложнением системы управления фирмой, ускорением жизненного цикла продукта.

Ускорение жизненного цикла продукта в немалой степени связано с развитием информационных технологий: в 1960-е годы, в период распространения больших ЭВМ, продолжительность жизненного цикла продукта достигала 10—15 лет; с появлением персональных компьютеров она снизилась до 5—6 лет; в 1990-е го­ды — до 1—3 лет. Можно ожидать, что дальнейшее использова­ние Интернет-технологий приведет к еще большему ускорению процессов в бизнесе. Новое в бизнесе, связанное с развитием элек­тронных технологий, — борьба за лояльность потребителя: ак­цент переносится с жизненного цикла товара на жизненный цикл потребителя.

Информация е современном мире — это не любые сведения, а те, которые несут в себе что-то новое и уменьшают имеющуюся не­определенность. Информация существует вне ев создателя как отчужденное от него знание. Это сообщение, записанное опреде­ленными знаками на каком-то материальном носителе и доступ­ное для воспроизведения безучастия автора. Информация стано­вится ресурсом организации, если позволяет решать следующие важные для нее задачи: определять стратегические и тактичес­кие цели и задачи организации, формировать планы развития бизнеса, организовывать их выполнение, осуществлять контроль за текущей ситуацией в организации, прогнозировать изменения во внешней среле, принимать обоснованные управленческие решения, осуществлять взаимодействие различных подразделе­ний. Информация как любой ресурс фирмы обладает рядом свойств:

• достоверностью, т.е. она не должна искажать истинного по­ложения дел;

• адекватностью, т.е. соответствовать задачам и ситуации на фирме;

• оперативностью, доступностью;

• непротиворечивостью, целостностью.

Информация, информационные ресурсы существовали на протяжении всей истории человеческого общества. И всегда этот ресурс в той или иной мере использовался для управления людьми, процессами, бизнесом и т.д. По мере развития общества, техно­логий объем требующейся для управления информации увели­чивался. Каждый раз человечество находило способ решения задачи переработки все большего объема информации. Развитие информационных технологий было связано как с системой пре­доставления информации, так и с совершенствованием средств информационных коммуникаций. До появления письменности информация накапливалась только в индивидуальной памяти каждого человека, т.е. невозможно было отчуждение информа­ции от се автора. Появление письменности дало возможность работать с отчужденной информацией, находящейся в обществен­ной (коллективной) памяти человечества, т.е. информацию можно было собирать, передавать, перерабатывать и хранить. С разви­тием цивилизации все более совершенными становились носители информации: камень, глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент, бумага, магнитные носители.

Информационные технологии получили значительный тол­чок в своем развитии, когда во второй половине XIX века сфор­мировалась всемирная почтовая связь, появились фотография, телефон, радио, кинематограф. Это позволило сделать первый шаг в создании общемировой системы хранения и быстрой переда­чи информации. В XX веке ряд научно-технических открытий сделал информацию одним из наиболее ценных ресурсов как человеческой цивилизации в целом, так и ее отдельных состав­ляющих: национальных систем государственного управления, организаций, фирм и т.д.

Роль информационных технологий в управлении фирмой

В словарях понятие «ресурс» определяют как запас, источник чего-либо. Рассмотренная в разделе I модель фирмы позволила определить фирму, во-первых, как сложную организацию, во-вторых, как открытую систему, выживание которой зависит от внешнего мира. Это и определяет роль информационного ресурса в деятельности фирмы (рис. 17.1). К целям фирмы относятся по­лучение прибыли, выход на новый рынок, увеличение ее доли рынка и др. В этой связи для управления фирмой важно вовре­мя получать информацию, которая может помочь найти опти­мальные пути достижения поставленных целей. Какая же инфор­мация необходима для управления фирмой?

Рис.17.1.. Структура информационных ресурсов

Для управления фирмой требуется информация из внешней и внутренней среды фирмы. В разделе 1 детально были рассмот­рены структура внешней среды фирмы и факторы прямого и косвенного воздействия на ее деятельность. Именно анализ этих факторов и прогнозирование их изменений позволяют эффек­тивно управлять деятельностью фирмы. В разделах II и III были рассмотрены элементы внутренней среды фирмы и факторы, влия­ющие на них. Анализ и учет этих факторов позволяют плани­ровать деятельность компании и контролировать выполнение ее планов. Таким образом, фирма — это сложная и динамичная система, характеризующаяся большим объемом, интенсивностью и разнонаправленностью информационных связей между подси­стемами и элементами, к тому же постоянно обменивающаяся с внешней средой различного рода информацией.

Система управления фирмой состоит из управляющей части и управляемых процессов. Чтобы управляющая часть могла осу­ществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, т.е. уп­равляемый процесс также оказывает воздействие на управля­ющую часть. Взаимовлияние и воздействие друг на друга обоих элементов системы управления осуществляются через передачу информации. Другими словами, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис, 17.2)¹.

Рис. 17.2. Информационный контур

В рамках информационного контура передается информация о состоянии объекта управления (управляемого процесса) и уп­равляющих воздействиях. Информационный контур, средства сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персонал обслуживающий информационный контур, являются элементами информационной системы фирмы. В задачи информационной системы организации входят:

• обеспечение процесса принятия решений;

• предоставление нужной информации в нужное время и в нужном месте;

• оптимизация системы управления, повышение ее эффективности;

• создание информационной и технической среды для осуществления управления организации;

• структурирование информации и др.

Вид и характер информационной системы зависят от ряда факторов, таких, как вид деятельности, организационная структура фирмы, корпоративная культура, состав персонала. Информационная система полностью повторяет структуру управления организации: в соответствии с уровнями управления выделяют стратегические и тактические информационные системы, а также информационные системы, оперативного управления. Соответственно пользователями этих систем являются высшее руководство, совет директоров, руководители подразделений и функциональных служб, менеджеры подразделений.

Таким образом, информационные технологии управления позволяют решать множество задач управления фирмой, но прежде всего это- учет, анализ и принятие решений. В современных условиях ни одна компания не может быть эффективной вне использования информационных технологий в своей деятельности.30% времени работники тратят на поиск и согласование документов. При этом 6% документов в организации безвозвратно теряется. 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Производительность труда персонала при использовании электронного документооборота возрастает на 25-30%.

Западные аналитики ставят российских менеджеров на одно из последних мест в Европе по собственности правильно распоряжаться и управлять информацией. 80% российских технологий, бывшими передовыми 10 лет назад, не соответствуют современным требованиям.