Функции номенклатуры дел

1. Служит планом распределения документов после их исполнения в дела, т.о. номенклатура дел определяет систему хранения документов в организации.

2. Каждое дело имеет указание сроков хранения документов, входящих в это дело. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой дел, одновременно намечают сроки хранения документов.

3. Номенклатура дел, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов. Индекс или номер дела по номенклатуре дел входит составной частью в регистрационный номер документа.

4. Номенклатура дел может быть использована вместо описи дел как учётный документ при сдаче дел в архив.

5. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Подготовка дел к сдаче в архив

Прежде всего проводится экспертиза научной и практической ценности документа.

Экспертиза научной и практической ценности документа

Целью является определение ценности документов для отбора на хранение, уточнение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности производится под руководством экспертной комиссии.

Экспертная комиссия пользуется типовыми, примерными номенклатурами дел или перечнем всех дел.

Фактическое содержание имеющихся в деле документов изучается путём полистного просмотра дел. При этом изымаются черновики, дублирующие экземпляры, документы с истёкшим сроком хранения. Если в одном деле были обнаружены документы разной ценности (они там могут оказаться только при ошибках в процессе формирования дел), то для всего дела назначается больший срок хранения.

По окончании экспертизы все дела делят на 4 группы:

1. Дела постоянного срока хранения.

Некоторое время хранятся в ведомственном архиве, а потом подлежат сдаче в Государственный архив.

2. Дела длительного срока хранения свыше 10 лет.

3. Временного хранения до 10 лет и 10 лет включительно.

4. Дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

На дела, выделенные к уничтожению, составляется акт об уничтожении (в котором должны быть перечислены дела, которые подлежат уничтожению), и после передачи остальных дел в архив уничтожаются.

Оставшиеся проходят 2 процедуры:

1. Оформление,

2. Составление описей дел

Оформление существует полное и частичное.

Полному подлежат дела постоянного и длительного сроков хранения.

Полное оформление:

1. Перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности;

2. Нумерация листов дела (в правом верхнем углу черным графитным карандашом не задевая текст);

3. При необходимости составляется внутренняя опись документов дела;

4. Составляется заверительная надпись дела. (Н-р: В дело подшито 254 листа и 2 листа внутренней описи. Лист 54 и 55 имеют физические повреждения. Подпись. Дата.) Подшивают в конец дела

5. Подшивка всех листов в тёмную твёрдую обложку;

6. Окончательно оформляется обложка дела

Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет хранения.

Частичное оформление заключается в окончательном оформлении реквизитов обложки дела.

Далее на дела постоянного и длительного сроков хранения составляется опись дел.

Текст описи дел представляется в виде таблицы (индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения (указывается только в описи дел длительного хранения)).

На дела временного до 10 лет срока хранения опись можно не составлять, их разрешается сдавать в архив по номенклатуре дел.

Вопросы по теме: Что такое дело? Кто формирует дела? Как долго формируется дело? Какие реквизиты есть на обложке дела? Что такое внутренняя опись документов дела, что и каким образом в ней описывается? Что такое номенклатура дел? Какие колонки содержит номенклатура? Какие виды номенклатур можете назвать, чем они различаются? Что такое экспертиза ценности документов? Что конкретно необходимо сделать в процессе экспертизы ценности? Что происходит после экспертизы? Какие операции предусматривает полное оформление дел, а какие частичное? Что такое опись дел? Для чего и на какие дела она составляется?