24. Обсуждение доклада и ответы на вопросы. Какие рекомендации следует учитывать?

Право на выступление на совещании должен иметь каждый участник. Тем не менее никто не должен выступать по 1 вопросу более 1-2 р. Задачей ведущего совещания является мягко, культурно напоминать присутствующим о соблюдении регламента и не уклоняться от поставленных вопросов. Докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме. Отвечать на вопросы необходимо и тогда, когда, с докладом участники были ознакомлены заранее. Отвечая на вопросы следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Если письменно задано несколько вопросов перед тем как отвечать надо ознакомиться с их содержанием и распределить так, чтобы вопросы на которые есть наиболее аргументированные ответы зачитывались последними.

2. Если вопросы задают письменно, то их следует полностью зачитывать ничего не изменяя в тексте;

3.Неэтично оценивать вопрос, а тем более лицо, которое его поставило;

4. Тональность ответа должна быть выдержанной доброжелательной.

5. Не надо противопоставлять себя аудитории, а искать ответ вместе с аудиторией;

6. Отвечая на вопрос следует опираться на знания, которые имеют слушатели. Новую информацию давать в случае крайней необходимости.

Рекомендации тем, кто выступает в обсуждении доклада:

1. Принимая участие в полемике не следует читать текст выступления даже если он был подготовлен заранее.

2. В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к отдельному оппоненту.

3. Каждое выступление должно заканчиваться конкретными предложениями, если их нет – выступать нецелесообразно.

4. Необходимо, чтобы выступление было максимально кротким, готовясь к выступлению необходимо слушать других выступающих и иногда даже записывать важные предложения, чтобы избежать повторений, изменить акценты, поддержать или отклонить предложение.

5. Необходимо быть объективным, отмечать не только отрицательные, а и положительные, говорить спокойно не громко, соблюдать регламент.

24. Опишите подготовку документов и участников к совещанию.

1 Подготовка документов имеет цель сократить время на изложение доклада.

2. Документы для участников совещания следует готовить и вручать заранее. Не имеет смысла вручать их непосредственно перед началом совещания.

3 Документы систематизируют, скрепляют и кладут в папку. Недопустимо требовать возвращение документов.

4 Документы содержат основные тезисы, выводы, описания, извлечения из нормативных и директивных документах, схемы и т.д.

5. При надлежащей подготовки аудитории в некоторых случаях можно обойтись без доклада, перейдя сразу к обсуждению.

Подготовка участников совещания:

1. Подробно ознакомится с документами.

2. Определить свою роль в решении задач, свои позиции в обсуждении доклада.

3. Подготовить и сформулировать вопросы к докладчику и ведущему.

4. Подготовить материалы, аргументы, факты к выступлению в полемике.

5. Подготовить сам текст выступления.

24. Опишите способы подготовки проекта решения и варианты принятия его.

Есть несколько способов подготовки проекта решения и вариантов его принятия:

1. К началу совещаний руководитель, его помощники или инициативная группа готовят проект решения который вручают участникам совещания. Его обсуждают входе совещания и принимают с изменениями и дополнениями

2. Проект решений готовят к началу совещания, но участников с ним не знакомят. Его авторы в ходе совещания вносят изменения в этот проект, а затем предлагают для обсуждения и принятия.

3. Ведущий совещания готовит решение на основе обобщения мыслей участников. Такой решение носит компромиссный характер.

4. Проект решения готовят в ходе совещания несколько человек или группа. Затем предлагается несколько вариантов решения

5. Решения принимают на основе единоначалия, руководитель формирует его, игнорируя предложения участников.

При подготовке решения следует:

1. Обсудить все важнейшие принципиальные положения, которые в него входят;

2. Четко указать, что следует сделать, то, что следует сделать, и по каким критериям, кто и как будет контролировать выполнение решения.