1.2. Параметры оформления реквизитов документов

Шрифты. В настоящее время машинописный способ оформления документов практически вытеснен компьютерными техно­логиями, которые позволяют оформлять текст в широком диапазоне параметров.

Независимо от того, с помощью каких средств оргтехники происходит оформление печатной продукции, следует соблюдать правила, выстраданные практикой и закрепленные в норматив­ных документах. Необходимо осторожно относиться к слепому копированию западных стандартов оформления документов.

Основными параметрами при машинописном оформле­нии документов являются межстрочный интервал (шаг стро­ки), равный 4,25 мм, и шаг письма - расстояние между оди­наковыми элементами одноименных смежных отпечатанных символов, которое равно 2,6 (2,54) мм. Высота шрифта пи­шущей машины равна 4,25 мм, а ширина как правило 2,6 мм. При выполнении текстов документов с помощью компью­терных технологий основными параметрами символьного оформления являются тип (гарнитура) шрифта - графичес­кие особенности шрифта, а также размер шрифта (кегль) -его высота, которые в отличие от машинописи следует уста­новить перед процессом набора текста.

Кроме того, необходимо предварительно установить меж­строчный интервал (интерлиньяж), который задается в строках (например: 1; 1,5; 2) или пунктах для более точной установки.

Высота шрифта (кегль) задается в пунктах. Пункт - еди­ница измерения, принятая в полиграфии. Один пункт (1пт) равен 1/72 дюйма или 0,352 мм (англо-американская систе­ма измерения).

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две группы: шрифты моноширинные (фиксированные), у кото­рых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропор­циональные, у которых ширина символа определяется осо­бенностью его изображения.

Количество символов, которое можно напечатать на от­резке в один дюйм, измеряется в питчах. При использовании моноширинного шрифта на отрезке в один дюйм (2,54 см) помещается 10 символов (ширина каждого - 2, 54 мм).

Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier (Курьер) и шрифт Times New Roman (Таймс Нью Роман) - пропорциональный.

Гарнитуры можно подразделить на четыре большие ка­тегории. Шрифт с засечками - серифный, шрифт без засе­чек - сансерифный, рукописный шрифт и специальные шрифты (запись нот, химических формул и др.). Серифные шрифты имеют специальные горизонтальные и вертикаль­ные засечки, что делает их удобными для чтения, так как засечки облегчают скольжение взгляда по строке (к ним от­носят шрифты Петербург, Таймс, Кудряшов).

Шрифт Таймс Нью Роман был создан для печати газе­ты “Таймс” по инициативе С. Морисона на фирме Монотайп Корпрорейшн в 1933-1935 гг.

Лучше всего для оформления документов подходят шрифты Таймс и Петербург. При составлении официальных документов может быть использован Курьер, имитирующий пишущую машину. Особенность этого шрифта в том, что он моноширинный, т.е. все буквы имеют одинаковую ширину, т.е. буквы в разных строках будут располагаться точно друг под другом. Иногда это необходимо соблюдать.

Возможности шрифтового оформления, представляемые MS Word, разнообразны. При подготовке документов на пер­сональном компьютере рекомендуется использовать шрифт Таймс Нью Роман начертания: прямой нормальный или кур­сивный нормальный размером 13 пт (0,352 х 13 = 4,57 мм). Как видим, его высота чуть больше шрифта пишущей маши­ны (4,25 мм). Часто для оформления текста предлагают ис­пользовать шрифт размером 15 пт, что не совсем оправдано.

Одно из направлений сокращения документооборота -уменьшение физического размера документа. Если же ис­пользовать шрифт размером 15 пт (0,352 мм х 15 = 5,28 мм), то уменьшается количество строк на листе формата А4 и увеличивается объем документа.

Координата реквизита по горизонтали. Схему расположения реквизитов в документе устанав­ливает формуляр-образец документов. В машинописи точное место расположения реквизита по горизонтали (его ко­ординату) на листе формы А4 задают положением табулято­ра пишущей машины или количеством знаков от левой гра­ницы служебного поля.

При оформлении документов с помощью информаци­онных технологий можно использовать моноширинный шрифт, например, Курьер (символы одинаковой ширины), тогда месторасположение реквизита по горизонтали возмож­но задавать, как и в машинописи, количеством печатных знаков от границы служебного поля. Однако, как правило, при компьютерном наборе документов используют пропор­циональные шрифты, например Тайме Нью Роман (симво­лы разной ширины), поэтому печатный знак нельзя исполь­зовать за единицу измерения. В этом случае за единицу из­мерения можно применить позицию табуляции, которая в MS Word по умолчанию равна 1,27 см или 0,5 дюйма с вы­равниванием по левому полю. При работе с документом мож­но использовать вышеуказанный параметр табуляции или установить собственную табуляцию, например 1,25 см. Тог­да надо выбрать тип выравнивания позиции табуляции, на­пример выравнивание по ширине.

Если использовать стандартное значение позиции табу­ляции 1,27 см (12,7 мм), то координата реквизита по горизон­тали может определяться номером позиции табуляции или линейным размером исходя из размера по горизонтали ра­бочего поля 172 мм листа формата А4 при служебных полях слева - 30 мм, справа - 8 мм согласно СТБ 6.38-2004.

Координату реквизита как для пишущей машины, так и для персонального компьютера мож­но задавать от границы левого поля тремя способами (пред­ставлено в виде дроби 1(5)/12,7, где 1 - положение табуля­тора, 5 - количество печатных знаков и 12,7 - линейный размер (в мм). Правда, в случае компьютерного набора ука­зывать месторасположение реквизита количеством печатных знаков возможно только при использовании моноширинно­го шрифта. В этом случае на отрезке 12,7 мм помещается 5 символов с шириной 2, 54 мм. Предпочтительнее при набо­ре текста на компьютере задавать координату реквизита ли­нейным размером, например 2(10)/25,4, где 25,4 - линей­ный размер (в мм) от границы левого поля, который полу­чен путем умножения номера позиции табуляции (2) на стан­дартную линейную величину позиции табуляции (12,7 мм).

Межстрочный интервал. В MS Word межстрочный интервал измеряется в строках: одна строка (1 ст) равна 12 пт или 0,677 дюйма. Межстрочный интервал устанавливается автоматически в зависимости от раз­мера шрифта. В большинстве случаев в качестве межстрочно­го интервала устанавливается величина, равная 120 % от раз­мера шрифта. Например, если установленный шрифт 10 пт, то межстрочный интервал автоматически будет равен 12 пт.

В случае необходимости можно изменить межстрочный интервал. Обычно устанавливается интервал, равный 1 стро­ке. Изменение интервала на полуторный приводит к тому, что и к строке будет прибавлена еще половина интервала. Можно установить двойной интервал. MS Word предостав­ляет возможность увеличить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задавать минимальное и точное значе­ние интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список Междустрочный в окне диалога “Абзац”.

Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактней расположены строки и аб­зацы на листе, тем лучше с точки зрения экономии. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что текст не будет удобочитаем, не говоря об эстетических моментах.

Для определения величины междустрочного интервала при оформлении текста документов на компьютере следует пользоваться стандартными требованиями машинописи. В со­ответствии с ними необходимо придерживаться межстроч­ных интервалов, представленных на рис. 1.2.

Важно помнить, что величина межстрочного интервала (1; 1,5; 2) устанавливаемая на пишущей машине, предполага­ет размещение на листе формата А4: 1) 58-61 строка - при 1 межстрочном интервале; 2) 38-41 - при 1,5 межстрочных интервалах; 3) 29-31 - при 2 межстрочных интервалах.

Когда же, в отличие от шрифта пишущей машины (12 пт), текст набирают на компьютере шрифтом 13, 14 и даже 15 пт и устанавливают межстрочный интервал 1; 1,5; 2, то он не будет соответствовать интервалу пишущей машины (1; 1,5; 2), так как не выдерживается вышеуказанное количество строк на формате А4. Для достижения соответствия следует на компьютере устанавливать межстрочный интервал на ве­личину 0,5 интервала меньше. Например, 1,5 межстрочных интервала на пишущей машине будут соответствовать при­мерно 1 межстрочному интервалу на компьютере (зависит от размера шрифта и других параметров).

Таблица 1.3