7.4. Складський облік запасів
Складський облік – це сортовий, кількісний оперативно – технічний облік, веденням якого займаються матеріально-відповідальні особи складського господарства. Здійснюється облік на складі за допомогою книги складського обліку.
Книга складського обліку відкривається в бухгалтерії і віддається під розписку у реєстрі, де вказується дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача.
Облік виробничих запасів на складі здійснюється завідуючим складом (комірником), який є матеріально – відповідальною особою. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну матеріальну відповідальність.
Кожному виду матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, що повторюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номера означають номер рахунку і субрахунку, наступні дві – номер групи, а інші – порядковий номер матеріальних цінностей у групі.
Комірник щоденно записує до складської картотеки та книги всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу. Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера. Періодично матеріально-відповідальні особи складів складають реєстри документів, які в кінці кожного місяця здаються в бухгалтерію разом з підшитими до них первинними документами окремо по надходженню і окремо по видатку виробничих запасів.
Облік МШП на складах ведеться кількісний, за їх номенклатурними номерами. У бухгалтерії підприємства складають групувальні відомості надходження МШП таким же чином, як і групувальні відомості надходження матеріалів (рахунку №20 «Виробничі запаси»), а також ведуть сортову оборотну відомість аналітичного обліку.
Інвентаризація запасів
Інвентаризація виробничих запасів – це перелік, перерахування, зважування, перемірювання в натурі виробничих запасів, що знаходяться в місцях зберігання, і зіставлення з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з радикальних методів контролю за збереженням оборотних активів і роботою матеріально – відповідальних осіб. Інвентаризація використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції та послуг або якщо інші способи одержання даних про витрати матеріальних витрат не можуть бути використані.
При організації та проведенні інвентаризації керуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків, що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. №69.
Отримані фактичні результати інвентаризаційна комісія заносить до інвентаризаційних описів. Потім вони здаються до бухгалтерії, для виявлення кінцевих результатів в процесі чого бухгалтерія складає порівняльну відомість, в якій здійснюється взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортування, розрахунок природного убутку, визначаються кінцеві результати інвентаризації.
В обліку спочатку відображають пересортування, оскільки надлишки чи нестачі можуть бути її наслідком, і лише потім виявляються кінцеві лишки і нестачі.
Особливість відображення в обліку пересортування полягає в тому, що кількісні і сумові дані в синтетичному обліку не змінюються, а зміни відбуваються лише в даних аналітичного обліку. При цьому оформляється довідка бухгалтерії на відображення пересортування в обліку.
У разі виявлення нестач і винних у цьому осіб останніх притягують до матеріальної відповідальності, застосовуючи Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) виробничих запасів, що затверджений Постановою Кабінету міністрів України №116.
У процесі інвентаризації:
вивчається фактична наявність цінностей;
виявляються відхилення від даних книг обліку;
визначаються причини відхилень.
Інвентаризаційні описи (акти) разом з висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає звіряльну відомість в якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці; здійснюється розрахунок природної нестачі (у виняткових випадках з особливого дозволу керівника роблять уточнювальні записи, наприклад, знайдена арифметична помилка або інші неточності у роботі); визначаються кінцеві результати інвентаризації.
Якщо вартість нестач перевищуватиме вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально – відповідальних осіб.
За результатами проведеної інвентаризації складається протокол, у якому зазначається:
стан складського господарства;
результати проведеної інвентаризації;
пропозиції про залік нестач і лишків при пересортиці, списуванні нестач у межах норм природного убутку, а також понад нормативні нестачі і втрати від порчі цінностей;
запропоновані заходи щодо попередження нестач і втрат у подальшому.
Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений у 5-денний термін керівником підприємства.
Результати інвентаризації після затвердження керівником відображаються в бухгалтерському обліку підприємства у тому місяці, в якому проведена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. У пояснювальній записці до річного звіту підприємства наводяться відомості про результати проведених протягом року інвентаризацій.