1.1.2. Приказное делопроизводство

Система государственного делопроизводства Москов­ского княжества начинает складываться в середине XV в.

Тогда были организованы первые государственные учреж­дения — присутственные места, или приказы. Количество приказов как мест создания документов в XVII в. состав­ляло от 40 до 70.

Приказами стали называть и основные документы, соз­даваемые там — поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжение) в документоведении остался неизменным и до наших дней.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки (составители документов) — от одного до десяти. В ведении дьяков находились подья­чие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых», «середних» и «молодых». В крупных прика­зах подьячие объединялись по территориальному принци­пу в «столы» или повытья — структурные подразделения приказов. Старшим подьячим, наиболее опытным и ува­жаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хране­нием дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие по­дьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу.

Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление доку­мента на рассмотрение и его регистрация (проставления даты); подготовка дела к «докладу» (старшим дьякам); рас­смотрение дела; оформление решения по делу («отпуск»), заверение документа дьяком, который ставил свою подпись. Несмотря на небольшое число видов документов, форму­ляр документа еще не сложился, а устойчивые формулы использовались в основном в обращениях (кому пишет — от кого). Законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведом­ственные архивы» — сундуки и шкафы для хранения дел.

Развитию актового делопроизводства способствовало принятие Устава 1566 г., который предусматривал ведение всех документов «словы русскими». В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярско­го стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей фео­дального общества. Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязы­вал помещиков каждого уезда «збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были захованы» и хранились «у скрынях моцных за тремя замка­ми». К сожалению, большая часть актовых книг утрачена. Ныне общее количество актовых книг составляет 7500 то­мов, которые вмещают около 5 млн документов-записей.

1.1.3. Коллежское делопроизводство

Крупные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр I.

В канцелярии созданного им Се­ната действовала система регистрации входящих и исходя­щих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностран­ных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Ма­нуфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Система делопроизводст­ва получила название «коллежской», по названию учреж­дений нового типа.

Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Последний точно оп­ределял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как ее структурного подразделения, занимающегося дело­производственной деятельностью.

Управляющим канцелярией является секретарь. На нем лежит ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по де­лам, оформление решений и контроль над их исполнени­ем, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел об­щий журнал входящих документов и отвечал за сохран­ность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляри­сты (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно так­же организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»).

Таким образом, система делопроизводства XVIII в. была основана на обширной законодательной базе, строгом за­креплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, так и отдельных должностных лиц.