Підстави для проведення ревізії

Н аказ № від " " 200 р. та програма проведення ревізії, затверджена

(ким, коли)

Особи, відповідальні за виробничу та фінансово-господарську діяльність підприємства

Ревізія проводилась з участю осіб, відповідальних за виробничу і фінансово-господарську діяльність підприємства.

Д иректор , який працює

(прізвище, ім’я, по батькові)

з " " 200 р. до " " 200 р.

Г оловний бухгалтер , який працює

(прізвище, ім’я, по батькові)

з " " 200 р. до " " 200 р.

Р евізію розпочато " " 200 р.

Р евізію закінчено " " 200 р.

В розділі 2 висвітлюються результати перевірки виконання вказівок та пропозицій по матеріалах попередньої ревізії. Тут наводяться факти невиконання пропозицій за результатами попередньої ревізії із зазначенням, через чию вину та з яких причин це було допущено.

В розділі 3 викладається коротка характеристика результатів виконання основних показників бізнес-плану. Перевірка не повинна обмежуватися встановленням фактичного виконання планових показників, а має супроводжуватися поглибленим вивченням підсумків роботи та встановленням причин, що призвели до тих чи інших недоліків у роботі, порушень та зловживань.

У розділі 4 відображаються результати перевірки документів та операцій за їх видами: виробничі, постачальницько-збутові, грошові, розрахункові тощо. Першими описують найбільш значні, характерні факти порушень та зловживань. У кожній частині цього розділу акта ревізії викладаються результати перевірки цінностей у матеріально відповідальних осіб. Такі перевірки оформляються проміжними актами.

В розділі 5 визначаються недоліки в роботі підприємства, що ревізується, пов’язані з марнотратством, крадіжками та недостачами. Тут конкретно наводиться суть виявлених недоліків: незадовільний підбір кадрів матеріально відповідальних працівників; відсутність контролю за їх роботою, недотримання термінів та порядку контрольних інвентаризацій; несвоєчасне стягнення шкоди, заподіяної розтратами, крадіжками; незадовільна організація охорони та пропускної системи тощо.

В розділі 6 описуються відхилення від нормального стану обліку, порушення встановлених правил обліку та діючих стандартів, факти недоброякісності документів та звітності тощо, але акт не завантажується детальним описом організації та ведення обліку.

В розділі 7 викладаються результати перевірки спеціального завдання ревізору.

Описова частина акта ревізії (перевірки) повинна містити повний, систематизований виклад виявлених фактів порушення і вад, пов’язаних з ними суттєвих обставин, необхідних для прийняття обґрунтованих рішень за результатами ревізії (перевірки), і відповідати таким вимогам:

а) об’єктивність і обґрунтованість інформації;

Відображені в акті (довідці) факти повинні бути результатом ретельно проведеної перевірки, забезпечувати правомірність висновків про невідповідність чинному законодавству здійснених посадовими і матеріально відповідальними особами об’єкта контролю фінансових операцій та інших фінансово-господарських дій.

За кожним виявленим ревізійними діями фактом порушення в акті ревізії (довідці перевірки) необхідно:

– зазначати дані про метод ревізійних дій за ступенем охоплення первинних документів (суцільний, вибірковий) із вказівкою основних видів перевірених документів;

– чітко викласти зміст порушення з посиланням на конкретні статті і пункти законодавчих та інших нормативних актів; спосіб його вивчення; період фінансово-господарської діяльності, до якого це порушення належить. Посилання на підзаконні акти наводяться лише в тих випадках, якщо законом відповідна норма не встановлена;

– зазначити первинний документ бухгалтерського обліку, бухгалтерські проведення відображення відповідних операцій у регістрах і облікових документах та інші докази, що вірогідно підтверджують наявність факту порушення. Після викладення в акті (довідці) кожного факту порушення необхідно зазначити, які документи (належно засвідчені їх копії) додаються на підтвердження цього факту;

– оцінити кількісні та сумарні розбіжності звітних і фінансово-економічних показників за даними об’єкта контролю та фактичними даними, встановленими під час ревізії (перевірки); навести розрахунки наслідків порушень (сума зайво виплаченої зарплати, заниження бази оподаткування тощо). Зазначені розрахунки можуть бути внесені до акта ревізії (довідки перевірки) або наведені в складі додатків до них.

Не допускається до внесення до акта (довідки) різного роду висновків, пропозицій, не підтверджених ревізійними діями даних, суб’єктивних припущень ревізорів, а також юридичної класифікації (оцінки) дій посадових осіб об’єкта контролю, наприклад, "зловживання", "халатність", "крадіжка", "привласнення коштів" тощо. Оцінюючи господарські операції або діяльність службо­вих осіб, слід обмежуватися економічною термінологією "нестача", "лишок", "матеріальний збиток". Необхідно конкретно вказувати, які нормативно-правові акти, інст­рукції, положення порушуються на підприємстві, у чому це виявляється, хто і якою мірою відповідальний за запо­діяні збитки, вказувати конкретну особу, вид відповідальності (індивідуальна, колективна) і суму збитку. Крім того, треба визначити, хто із службових осіб підприємства відповідальний за безгосподарність або дії, що призвели до матеріального збитку.

Викладати факти, давати їм оцінку в акті ревізії не­обхідно зрозумілою і загальнодоступною мовою, не зло­вживаючи професійною лексикою ("сторно", "дебет", "кредит" та ін.), розраховуючи на те, що акт ревізії можуть вивчати працівники різних спеціальностей і рівнів підготовки. Факти в акті треба висвітлювати коротко і чітко, посилаючись на документи бухгалтерського обліку, законодавчі акти, інструкції, положення тощо.

б) повнота, комплексність і системність викладу в акті (довідці) всіх суттєвих обставин, які стосуються справи;

Кожний встановлений факт порушення потрібно всебічно перевірити для повного з’ясування його суті.

в) чіткість, лаконічність і доступність викладу;

Під час складання акта (довідки) треба дотримуватися точності, зрозумілості описів виявлених порушень, що унеможливлювало б подвійне тлумачення наведених фактів і, по можливості, було б доступним для осіб, які не мають спеціальних знань з бухгалтерського обліку. Не допускається переобтяження описової частини акта викладом фактів, що не стосуються виявлених порушень.

Додатки до акта комплексної ревізії – це проміжні акти ревізій, аналітичні відомості, таблиці, графіки, пояснювальні записки матеріально відповідаль­них працівників і службових осіб, копії первинних до­кументів і облікових регістрів тощо. Зміст їх, аналогічно проміжним актам, викладають у розділі основного акта комплексної ревізії.

Проміжні акти складають у процесі контролю діяльності матеріально відповідальних осіб, тобто тоді, коли необхідно зафіксувати результати контрольно-ревізійної процедури у момент її виконання. Наприклад, раптова ревізія грошей у касі, інвентаризація дефіцитних матері­алів на складі, контрольний розкрій тканин і запуску си­ровини у виробництво продукції та ін. Підписують ці акти члени ревізійної бригади і матеріально відповідальні осо­би або інші посадові особи (касири, майстри, зав. складами, виконроби, марк­шейдери). Зміст проміжних актів не повторюють в ос­новному акті комплексної ревізії. Так, із проміжного акта ревізії грошей у касі до основного акта комплексної ре­візії включають лише дату перевірки, нестачу або лишки коштів та стан збереження їх з посиланням на проміж­ний акт, поданий у додатку. Проміжні акти і пояснюваль­ні записки матеріально відповідальних осіб додають до основного акта комплексної ревізії разом з іншими систематизованими і згрупованими матеріалами (групу­вальними відомостями переплат заробітної плати, маши­нограм перевитрат сировини та ін.).

Підсумкова частина акта (довідки) містить такі відомості:

– кількість складених примірників акта (довідки);

– прізвище, ініціали та підписи керівника ревізійної групи (ревізора) або всіх її членів.

Членів ревізійної групи в акті комплексної ревізії вказують за алфавітом, розміщуючи ініціали перед прізвищем. Розшифрування підписів у дужки не беруть.

Складений згідно з вимогами, викладеними вище, акт ревізії (довідка перевірки) вручається для ознайомлення і підпису керівни­ку або головному бухгалтеру, а за їх відсутності іншим посадовим особам, які мають право підпису фінансових документів, одним із зазначених способів:

а) особисто під розписку;

б) через канцелярію (загальний відділ) з приміткою на при­мірнику акта органу ДКРС дати реєстрації в журналі вхідної корес­понденції об’єкта контролю та підпису посадової особи канцелярії (загального відділу), яка здійснила реєстрацію;

в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.

Керівник, головний (старший) бухгалтер та інші особи, яким надано право підпису фінансових документів, знайомляться і підпи­сують акт упродовж не більше трьох робочих днів з дати його вру­чення (надходження). Акт (довідка) реєструється в контрольно-ревізійному підрозділі зазвичай відразу після підписання його поса­довими особами об’єкта контролю. Якщо ревізія (перевірка) прово­дилася за межами населеного пункту, в якому розташовується конт­рольно-ревізійний підрозділ, то реєстрація акта (довідки) здійсню­ється в день повернення керівника ревізійної групи з відрядження.

За наявності заперечень або зауважень щодо акта ревізії (до­відки перевірки) керівник, головний (старший) бухгалтер чи інші особи підписують акт (довідку) із застереженням про це перед сво­їми підписами, і не пізніше ніж через п’ять робочих днів з дня його вручення (надходження) подають зауваження письмово органу ДКРС, який проводив ревізію (перевірку). Якщо впродовж зазначе­ного п’ятиденного терміну заперечення чи зауваження щодо акта (довідки) не надійдуть, то контрольно-ревізійний підрозділ має право здійснити належні заходи з реалізації матеріалів ревізії або перевірки (передати матеріали до правоохоронних органів, інфор­мувати органи влади чи господарського управління, винести рі­шення про фінансові санкції та адміністративні штрафи тощо).

У виняткових випадках за письмовим зверненням керівника об’єкта контролю термін подання заперечень чи зауважень може бути продовжений керівником контрольно-ревізійного органу, за дорученням якого проводилася ревізія (перевірка).

Після підписання акта ревізії (довідки перевірки) із заува­женнями ревізуючі за потреби невідкладно беруть додаткові пояс­нення від посадових осіб, причетних до виявлених ревізією (пере­віркою) порушень чи зловживань.

Правильність обґрунтувань, фактів, викладених у заперечен­нях або зауваженнях, поданих до підписаного акта, ревізуючі по­винні ретельно перевірити і в термін не пізніше 15 робочих днів з дня отримання заперечень дати щодо них письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного підрозділу (відділу в районі, місті, управління в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві і Севастополі, відповідного управління в ГоловКРУ України) або його заступником.

У разі відмови посадових осіб від ознайомлення та/або під­писання акта (довідки) за наслідками ревізії або перевірки посадові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це від­повідним актом за своїми підписами в день передачі акта ревізії (довідки перевірки) на ознайомлення й підписання. Одразу ж після складання акта про відмову від підписання контрольно-ревізійний підрозділ має право здійснити належні заходи щодо реалізації ма­теріалів ревізії (перевірки) з обов’язковим зазначенням у супровідних листах на адресу органів влади, господарського управління чи правоохоронних органів факту відмови від ознайомлення з актом і від його підписання.

У разі надходження зауважень до акта (довідки) в термін піз­ніше п’яти робочих днів з часу вручення (направлення) його на ознайомлення, рішення про їх розгляд приймає керівник контроль­но-ревізійного органу.

Потрібно зазначити, що мірою виявлення збитків, завданих державі, керівник ревізійної групи (ревізор), не чекаючи закінчення контрольного заходу, має право усно рекомендувати керівництву під­приємства, установи, організації, що ревізується чи перевіряється, не­відкладно вжити заходів для їх відшкодування та запобігання їм надалі.

Матеріали кожної ревізії (перевірки) не пізніше трьох робо­чих днів від дати підписання акта ревізії (перевірки) або складання акта відмови від ознайомлення з актом ревізії (перевірки) розгля­даються та приймаються від ревізуючих керівником (чи його за­ступником) відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби або за їх дорученням – одним із відповідальних працівників (начальником відділу управління, його заступником тощо) цього під­розділу.

Службові особи під час розгляду матеріалів ревізії (перевірки) у разі потреби роблять свої критичні зауваження, дають рекоменда­ції, а в разі необхідності, яка може постати внаслідок неякісного проведення ревізії та інших причин, призначають повторну ревізію (перевірку).

Таким чином, систематизація та узагальнення матеріалів ревізії є одними з методичних прийомів для прийняття необхідних рішень до усунення виявлених недоліків у діяльності підприємства, яке контролюють.