Контроль сроков

В соответствии с общепринятым принципом управления иннова­ционными проектами считается, что эффективное управление сро­ками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта се­рьезно затягиваются, вероятны значительный перерасход средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика.

Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы оп­ределить — нет ли отклонений от календарного плана. В случае запаздывания каких-либо работ проводится анализ отклонений, оп­ределяются причины запаздывания и рассматриваются различные варианты вхождения в график работ. Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и прочих возможностей.

Контроль затрат

Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руково­дителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявлять возможные проблемы.

К основным задачам бюджетного контроля относятся:

♦ получение точных оценок затрат;

♦ распределение расходов во времени;

♦ подтверждение затрат;

♦ своевременность отчетности по затратам;

♦ выявление ошибочных затрат;

♦ подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;

♦ прогноз затрат.

Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов.

Сравнение фактических затрат с запланированным бюджетом ведется по заранее установленным контрольным точкам, по кото­рым можно определить, все ли идет так, как намечено.

Если в результате контроля устанавливается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следующих работ осуще­ствляется в соответствии с планом.

Если устанавливается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причину расхождений и определить источник имеющихся отклонений. Пересмотренные (откорректированные) цифры называют прогнозами. Иначе каждый раз пришлось бы говорить о первоначальном бюджете и о пере­смотренном бюджете, а прогнозов за период осуществления проек­та может быть столько, сколько потребуется. Схема бюджетного контроля приведена на рис. 5.4.

Контроль качества

Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализа­ции. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика.

Решение этой задачи предлагает популярный и очень распрост­раненный за рубежом метод TQM (Total Quality Management). Основной принцип TQM следующий: координировать все усилия, на­правленные на достижение уровня «ноль дефектов», при минималь­ной (запланированной) стоимости. Выражение «ноль дефектов» означает постоянное удовлетворение ожиданий заказчика. В случае управления инновационными проектами метод TQM основывается на пяти фундаментальных принципах, два из которых непосред­ственно связаны с качеством:

• качество продукта — это конечная задача;

• качество методов менеджмента должно быть таким, чтобы гарантировать качество продукта на всех этапах реализации проекта.

Два других принципа относятся к методам достижения качества:

• гарантия качества — комплекс управленческих мероприятий, направленных на обеспечение всеми участниками проекта требуе­мых проектом характеристик качества;

• контроль качества — комплекс технических и технологичес­ких мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий, направленных на устранение любо­го отклонения от требуемых стандартов (параметров плана).

Пятый принцип: деятельность всех участников проекта должна быть направлена на достижение уровня «ноль дефектов».