4. Специфіка внутрішніх комунікацій.Вимоги до проведення нарад

Презентація освітнього закладу через пресу, телебачення, випуск буклетів, прове­дення Днів відкритих дверей сприяє підвищенню популярності школи, що позитивно впливає на результативність роботи закладу, досягнення стратегічних цілей.

Внутрішні комунікації поділяють

• на вертикальні та

• горизонтальні.

Вертикальні комунікації здійснюються між керівниками та підлеглими.

Низхідні комунікації (передавання інформації від керівника до підлеглих) реалізуються найчастіше через

комунікацій збори, наради, розпорядження та особисті зустрічі.

Слід пам'ятати, що, за деякими дослідженнями, ефективність нарад не перевищує 10 %. Це пов'язано з високою собівартістю загальних зборів та низькою зацікавленістю підлеглих щодо участі в нарадах. А тому використовувати таку форму передавання інформації треба лише у разі нагальної потреби, при цьому чітко визначати, кому конкретно потрібна інфо­рмація, і залежно від цього формувати склад учасників наради.

З іншого боку, не можна зовсім обійтись без загальних зборів, тому що для формування педагогічного колективу необхідно, щоб іноді зустрічались усі працівники школи, щоб про пробле­ми, успіхи та недоліки окремих структурних підрозділів знали інші, бо це сприяє налагодженню ділових стосунків між окремими виконавцями.

У менеджменті роз­роблені основні вимоги до проведення нарад. Наради можуть мати такі цілі:

• передавання важливої інформації;

• координація дій виконавців;

• інструктаж з окремих проблем;

• пошук шляхів вирішення проблем.

Як правило, підготовка до наради структурно складається з таких етапів:

• розробка порядку денного;

• визначення учасників наради;

• визначення змісту та обсягу інформації;

• визначення доповідачів та виступаючих;

• визначення регламенту наради;

• розробка проекту рішення.

Для підвищення ефективності нарад рекомендується:

• починати нараду в точно призначений час;

• тривалість наради не повинна перевищувати двох годин;

• суворо дотримуватись регламенту;

• голова наради повинен бути авторитетом для її учасників;

• створення сприятливого психологічного клімату наради • обов'язкове ведення протоколу;

• наявність якісного рішення.

Особливу увагу треба приділяти проведенню проблемних нарад. їх можна про­водити поетапно:

1. зустріч керівника з підлеглими та формулювання проблеми, розкриття її акту­альності та змісту;

2. обговорення можливих шляхів вирішення проблеми;

3. вибір керівником оптимального варіанта та аргументація вибору.

Також треба мати на увазі, що керівникові слід час від часу передавати інфор­мацію виконавцю при особистій зустрічі, якщо така інформація важлива, склад­на, потребує обговорення.

Для організації низхідних комунікацій керівник пла­нує систему зборів, нарад, індивідуальних співбесід.

Не менш важливими є висхідні комунікації — від підлеглих до керівника. їх мета — виявити проблеми, які існують в організації, отримати пропозиції від підлеглих щодо їх вирішення або покращення діяльності школи. У сучасній прак­тиці склалася певна система таких комунікацій: протоколи, доповідні записки.

При побудові комунікативної системи школи потрібно передбачити такі форми комунікацій, які б забезпечували отримання керівником об'єктивної інформації про стан усіх ланок керованого об'єкта.

Значну роль у комунікативній системі відіграють комунікації між структурни­ми підрозділами школи. Їх мета — досягнення організаційної чіткості в процесі реалізації завдань школи, формування сприятливого психологічного клімату, за­безпечення взаємодії між елементами системи.

Найбільш поширеною формою та­ких комунікацій є спільні засідання методичних об'єднань (наприклад, вчителів початкової школи і філологів або вчителів математики і фізики), творчі групи, в яких беруть участь учителі різних предметів та класів, об'єднані спільною те­мою, метою.

Проте аналіз протиріч, які мають місце в сучасній школі, свідчить про недостатність названих форм комунікацій. Керівнику слід спланувати та орга­нізувати систематичне спілкування вчителів різних предметів. Для цього можна використати психологічні консиліуми, збори вчителів однієї паралелі, одного кла­су; спеціально створені динамічні групи з окремих питань (планування роботи, проведення певних заходів, розробка програм тощо).

Підвищенню ефективності таких комунікацій буде сприяти введення інтегрованих курсів, програм, предметів.

Окреме місце в системі комунікацій належить неформальним комунікаціям. За допомогою чуток передається інформація про можливі зміни в структурі шко­ли, переміщення керівництва, подробиці про особисте життя членів колективу тощо. Незважаючи на негативний емоційний нюанс такої форми комунікації, керівник повинен її враховувати і використовувати для досягнення мети органі­зації.

Дослідження в цій сфері свідчать про те, що за допомогою чуток доцільно передавати інформацію про можливі нововведення в роботі школи, можливі при­значення адміністрації, скорочення штату або мережі школи, очікувані заходи щодо посилення дисципліни.

Це допоможе керівнику ще до прийняття остаточ­ного рішення передбачити та врахувати реакцію колективу на можливі заходи керівництва, що сприятиме запобіганню конфліктів.

Також треба мати на увазі, що понад 80 % інформації про школу, отриманої через чутки, підтверджується; отже, це може бути ще один канал отримання релевантної інформації при при­йнятті управлінських рішень. Зрозуміло, що використання неперевірених чуток для прийняття управлінських рішень тільки погіршить ситуацію.

Здійснення ефективних комунікацій в організаціях часто блокується комуні­кативними бар'єрами. Основними причинами перешкод, які утруднюють ефекти­вне спілкування, є:

• неадекватне сприйняття інформації в процесі міжособистісного спілкування;

• свідоме викривлення інформації учасниками комунікації, пов'язане з особис-тісним сприйняттям інформації, потребами, інтересами, ціннісними установ­ками, життєвими планами;

• фільтрація інформації в процесі передавання, яка іноді призводить до відсію­вання головного, виділення окремих аспектів, спрощення, іншого розподілен­ня інформації;

в розбіжність статусів співрозмовників, унаслідок чого підлеглий часто передає керівнику лише позитивну інформацію або ту, яка може підвищити оцінку його роботи;

• інформаційні перевантаження, які не дозволяють повною мірою сприймати отри­ману інформацію;

• незадовільна структура організації, що призводить до негативного розподілен­ня завдань, втрати інформації в процесі передавання через багато ланок, наяв­ності конфліктів між структурними підрозділами;

• рівень матеріально-технічної оснащеності каналів інформації;

• непорозуміння, пов'язані з недостатнім рівнем володіння мовою, терміноло­гією, в цілому інтелектуальним рівнем учасників комунікації;

• розбіжність емоційно-динамічних сфер співрозмовників, стилю спілкування, психологічної готовності до розмови.

Для удосконалення організаційних комунікацій необхідно створити певні умови:

• сприятливий психологічний клімат у колективі;

• належне матеріально-технічне забезпечення каналів передавання інформації;

• регулювання потоків інформації керівником установи;

• наявність ефективної комунікативної системи школи, яка б забезпечувала до­статність каналів передавання інформації на всіх організаційних рівнях;

• наявність системи зворотного зв'язку;

• достатній рівень психологічної культури співрозмовників, орієнтація на рівно­правність у спілкуванні.