5. Міжособистісні ко­мунікації.

Особливе місце в комунікативній системі школи посідають міжособистісні ко­мунікації. У менеджменті розроблені основні вимоги до проведення ділових зу­стрічей.

Метою ділової зустрічі може бути:

• обговорення проблеми;

• прийом на роботу, звільнення з роботи;

• атестація працівників;

• прийом відвідувачів;

• консультування;

• ділові переговори;

• неофіційні зустрічі.

Ділові зустрічі можуть бути

• офіційними та

• неофіційними,

• цільовими або віль­ними,

• регламентованими і безсистемними.

В основному цикл ділової зустрічі скла­дається з трьох етапів.

1. Підготовчий етап: визначення мети зустрічі; кола питань для обговорення; складання портрета співрозмовника; розробка стратегії, плану, тактики прове­дення зустрічі; складання тексту виступу або переліку питань для обговорення; визначення місця та часу проведення зустрічі.

2. Основний етап: первісна оцінка співрозмовника, визначення регламенту зустрічі, створення психологічного клімату, постановка проблемних питань або викладення суті проблеми; бесіда за розробленим планом із постійною оцінкою реакції партнера; підбиття підсумків бесіди та запрошення до наступної зустрічі.

3. Аналітичний етап — відповідь на питання: чи все сказано, чи був отрима­ний результат, чи він задовільний, що треба запланувати за наслідками бесіди.

Для підвищення ефективності ділових зустрічей рекомендується дотримувати­ся певних вимог:

• встановлення психологічного контакту з партнером через вияв поваги до ньо­го, визнання його значущості та високого статусу, ввічливість, відкритість, використання гумору, компліменту;

• застосовування простої, зрозумілої, не перевантаженої термінами мови;

• виклад змісту повинен бути логічним і чітким, зміст достатньо структурованим;

• рідке використання аргументів на свій захист;

• додання експресивного стилю мовлення;

• додержуватись правил слухання співрозмовника;

• використання різноманітних тактик та технік переконання: фундаментальної, двосторонньої аргументації, протиріч, бумерангу, посилання на авторитети, ізо­ляції окремих положень, зміни напряму розмови, спекулятивного, повільного темпу тощо;

• дотримуватись правил ведення полеміки: відповідати одразу на декілька заува­жень або питань, намагатись передбачити можливі запитання та зауваження і відповісти на них при викладі основного тексту, використовувати тактику умовної згоди з партнером, еластичної оборони, аналогій із ситуаціями, які вже сталися, тощо.

Особливої уваги заслуговує письмова форма комунікації. її переваги в тому, що інформація закріплена на матеріальних носіях, письмова інформація краще зберігається, має офіційний статус, краще засвоюється. Основним видом письмо­вої інформації є документ, тож керівнику важливо дотримуватись основних ви­мог до документів:

Вимоги до документів

• відповідність меті;

• відповідний обсяг інформації;

• висвітлення питань залежно від значущості (спочатку важливі);

• визначеність адресата;

• зрозумілість мови;

• нейтральність викладення змісту;

• дотримання вимог до самого змісту: спочатку викладаються суть проблеми, причини появи документа, потім рекомендації, прохання, вимоги та їх аргумен­тація;

• наявність необхідних реквізитів.