9. Просмотр документа и печать электронной таблицы. Настройка параметров страницы. Вставка номеров страниц и колонтитулов

Перед выводом на печать таблицы или диаграммы необходимо уточнить настройки параметров страниц и областей печати с помощью команды Файл>Предварительный Просмотр.

Щелчок по кнопке Страница на панели просмотра открывает Диалоговое окно Параметры страницы, в котором можно:

• установить параметры страницы,

• вставить колонтитулы и номера страниц,

• выполнить дополнительную настройку параметров печати электронной таблицы.

Диалоговое окно Параметры страницы имеет четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.

На вкладке Страница можно:

• задавать размер бумаги и ориентацию листа (книжную или альбомную),

• устанавливать масштаб печати,

• уменьшать до 10% и увеличивать до 400% от исходной величины размер листа при печати.

На вкладке Поля устанавливают размеры полей страниц и места размещения колонтитулов.

• Вкладка Колонтитулы используется для создания в документе MS Excel верхних и нижних колонтитулов и вывода на печать номеров страниц электронной таблицы.

Если электронная таблица располагается на нескольких страницах, то при ее распечатке целесообразно повторять подписи столбцов (строк) на каждой странице.

Для этого на вкладке Лист в полях Сквозные строки (столбцы) следует указать диапазоны, содержащие необходимые подписи столбцов или строк.

При работе с большими таблицами можно зафиксировать заголовки столбцов и строк таблицы и перемещать остальные области таблицы относительно заголовков с помощью полос прокрутки.

Для этого нужно активизировать ячейку, расположенную ниже и правее границ закрепления, и ввести команду Окно>Закрепить области.

Для фиксации горизонтальной области нужно выделить строку, расположенную ниже этой области, а для фиксации вертикальной области нужно выделять столбец, находящийся справа от закрепляемой области.

Отменить закрепление можно с помощью команды Окно>Снять закрепление областей.

• Использование в MS Excel режима Во весь экран аналогично использованию подобного режима в Word.

Настройка параметров страницы документа MS Excel выполняется в диалоговом окне Параметры страницы, которое вызывается командой Файл>Параметры страницы.

Для вывода документа на печать и установки режимов печати следует ввести команду Файл>Печать и в диалоговом окне Печать установить необходимые настройки.

10. Режимы работы табличного процессора

Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в строке состояния (в самом низу окна программы). Табличный процессор MS Excel может иметь несколько режимов работы, наиболее важные их них:

• режим готовности – в строке состояния появляется индикатор Готово;

• режим ввода данных – в строке состояния появляется индикатор Ввод;

• режим редактирования – отмечается появлением индикатора Правка;

• командный режим – в строке состояния появляются Подсказки;

• запись макроса – производится запись макроса.

Макросы содержат программы последовательности команд или действий пользователя. Для записи макросов используются специальные языки микропрограммирования, например Visual Basic. В MS Excel существуют панель инструментов Макрос и специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

Режим готовности – режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой–либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки.

Режим готовности автоматически переключается в режим ввода данных в тот момент, когда начинается ввод данных в определенную ячейку. При этом адрес и содержимое активной ячейки отражаются в строке формул. По окончании ввода данных в ячейку программа возвращается в режим готовности. Такая последовательная смена режимов происходит многократно, до тех пор, пока продолжается ввод данных.

Попытка в режиме ввода данных внести исправления в ячейку, уже содержащую ранее введенные данные, приводит к потере этих данных. Чтобы этого не произошло, необходимо перейти в специальный режим редактирования. (Подробнее об этом режиме см. ниже.)

В командном режиме (режиме команд) пользователю предоставляется возможность мышью или комбинацией клавиш выбрать нужную команду (пункт меню или пиктограмму). После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности. В режиме команд в Строке состояния появляются подсказки о назначении используемого инструмента или расшифровки текущих команд меню. В командном режиме активизировать строку Главного меню можно с помощью клавиш Alt или F10, для активизации контекстного меню используется комбинация клавиш Shift+FlO или щелчок правой кнопки мыши.