Лабораторная работа 2. Создание макроса
Рассмотрим средства разработки и использования макроса на примере создания и выполнения макроса, автоматизирующего процесс слияния.
Откройте файл, содержащий основной документ, созданный в предыдущем задании (файл «Справка для слияния»). Сохраните этот документ в качестве шаблона под именем «Шаблон справки.dot».
Примечание. Не забывайте, что при создании документов Word предоставляет Вам возможность выбора шаблонов из определенных папок, поэтому настройте соответствующие параметры системы в диалоговом окне «Параметры» (вкладка «Расположение»), открываемом с помощью команды меню Сервис.
Задание. Запишите макрос, который выполняет команду слияния основного документа, созданного на базе шаблона «Шаблон справки.dot», с данными из источника данных, содержащегося в файле «Данные для справки», созданном при выполнении предыдущего задания; назначьте макрос кнопке панели инструментов «Стандартная».
Для решения поставленной задачи выполните следующие шаги:
Продумайте и выполните все подготовительные действия, которые должны предшествовать выполнению макроса. В данном случае подготовка к выполнению макроса состоит в
создании шаблона (файл «Шаблон справки.dot») и
подготовке источника данных (таблица, находящаяся в файле «Данные для справки», должна содержать всю необходимую для печати справок информацию).
Продумайте действия, которые должны быть записаны в макросе. В данном случае необходимо записать следующие команды:
создание основного документа на базе шаблона «Шаблон справки.dot»;
выполнение команды слияния с указанием основного документа, созданного предшествующей операцией, и заранее подготовленного источника данных – файла «Данные для справки».
Запишите макрос, выполнив следующие действия:
Выполните команду МакросНачать запись….
В открывшемся диалоговом окне (рис. 50) введите имя макроса «Справки».
В качестве описания (комментария) введите текст «Макрос выполняет слияние основного документа, создаваемого на базе шаблона справки, с данными из источника».
Рис. 50. Окно настройки параметров макроса
В группе «Назначить макрос» щелкните кнопку «панели».
В открывшемся диалоговом окне настройки (вкладка «Команды») «схватите» команду-макрос (ее имя вы только что ввели) и переместите ее на панель с помощью мыши; выполните настройку кнопки (выделите ее и щелкните кнопку Изменить выделенный объект), оставив на ней только рисунок («Основной стиль») и изменив рисунок с помощью мыши, придав кнопке вид
.Закройте окно.
Курсор мыши изменил форму
(к стрелке «прикрепилась» кассета), это
означает, что идет запись макроса. Все
действия, выполняемые вами до остановки
записи, будут записаны в макрос. Таким
образом, далее нужно выполнить те шаги,
которые были продуманы для записи
макроса. А именно:Выполните команду Создать… в меню Файл.
В диалоговом окне найдите и выберите шаблон «Шаблон справки».
Установите в группе «Создать» переключатель «документ».
Щелкните кнопку ОК.
Будет создан основной документ, содержащий текст справки. Документ будет открыт в новом окне.
Выполните команду слияния, как это было показано выше (откройте источник и выполните слияние в документ).
Команда слияния будет выполнена. Теперь нужно завершить запись макроса.
Завершите запись макроса, щелкнув по кнопке
(Остановить запись) панели «Остановка
записи» или выполнив команду
МакросОстановить
запись в меню Сервис.
Примечание.
Кнопка
позволяет приостановить запись, если
необходимо выполнить действия, которые
не должны запоминаться в макросе.
Закройте основной документ и созданные экземпляры справок. Откройте документ-источник данных. Внесите изменения в таблицу, включив в нее еще несколько строк, содержащих новые имена. Сохраните изменения и закройте документ.
Проверьте работу записанного вами макроса. Для этого щелкните кнопку, вынесенную Вами на панель инструментов для его вызова. В результате выполнения макроса все действия, которые Вы в него включили, будут повторены автоматически, т.е. должен быть создан основной документ с текстом справки и выполнена команда слияния, создающая по экземпляру справки для каждой записи в таблице. Каким еще способом можно выполнить макрос?