1.3.6.Работа с запросами к бд
Для отбора информации из БД можно использовать запросы, при работе с которыми можно устанавливать фильтры для отбора данных.
Задание 16. Создайте запрос, позволяющий отбирать информацию о сотрудниках на основании различных критериев, определяемых с помощью фильтра.
Для создания запроса необходимо:
В окне БД переключиться на вкладку «Запросы».
Щелкнуть кнопку Создать.
В диалоговом окне «Новый запрос» выбрать тип запроса (выберем наиболее простой вариант – «Простой запрос») и щелкнуть кнопку ОК.
В списке «Таблицы/Запросы» выберите строку «Таблица: Должности сотрудников». С помощью кнопки > выберите из списка доступных в таблице полей поля для включения их в запрос (рис. 20).
Рис. 20. Выбор полей
В списке «Таблицы/Запросы» выберите строку «Таблица: Сотрудники». С помощью кнопки > выберите из списка доступных в таблице полей нужные поля для включения их в запрос.
Повторите шаг 5 для таблиц «Должности» и «Организации».
Щелкните кнопку Далее.
В следующем диалоговом окне установите переключатель «подробный…» и щелкните кнопку Далее.
Задайте имя запроса «Штатные сотрудники», установите переключатель «открытие результатов…» и щелкните кнопку Готово.
Результаты созданного запроса будут представлены на экране в виде таблицы (рис. 21).
Определим критерий отбора информации из этой таблицы с помощью фильтра. Для этого необходимо:
Выполнить команду ЗаписиФильтрИзменить фильтр.
Установить с помощью мыши флажок в поле «Штатный» (рис. 22).
Выполнить команду ЗаписиПрименить фильтр.
Рис. 21. Результаты запроса
Рис. 22. Определение фильтра
В результате отбора информации с помощью фильтра в таблице остались только записи о штатных сотрудниках различных организаций (рис. 23).
Работать с такой информацией не очень удобно. Поэтому можно для работы с запросами создать формы, как и для работы с таблицами.
Для управления запросами, отображением информации и условиями ее отбора можно использовать Конструктор. Настройте Запрос с помощью Конструктора, как это показано на рис. 24, выбирая нужные поля с помощью мыши.
Для вывода результатов выполнения запроса можно использовать отчеты.
Рис. 23. Результат применения фильтра
Рис. 24. Конструктор запросов
Для создания фильтра в строке «Условие отбора» для соответствующего столбца, для значений в котором устанавливается фильтр, задается условие, налагаемое на значение атрибута. Условия, задание в одной строке, объединяются логической операцией «И», а в нескольких строках – «ИЛИ». Для выбора данных, для которых в нужном поле должно содержаться определенное значение, достаточно указать это значение в строке «Условие отбора» (рис. 25).
Рис. 25. Выбор штатных сотрудников: запрос и его результат
Можно создать «параметризованный» запрос, при использовании которого значение для фильтра задается при выполнении запроса. Для этого текст приглашения к вводу нужного значения заносится в строку условия в квадратных скобках (рис. 26). Показан пример конструирования запроса, в котором отбираются штатные сотрудники организации, название которой вводится при выполнении запроса и результат его выполнения.
Рис. 26. Выбор штатных сотрудников организации: запрос и его результат
Можно также построить запрос на изменение данных: при его выполнении можно не только просмотреть выбранные из БД данные, но и изменить их, создав запрос на обновление, включив в запрос вычислимые поля (рис. 27). При построении выражения можно использовать константы, значения полей, функции Access.
Рис. 27. Формирование запроса на обновление
Выражение для вычисления нового значения атрибута задается в строке «Обновление» соответствующего столбца. При выполнении запроса выдается запрос на подтверждение обновления записей в БД.
Для получения агрегированных данных можно построить запрос «Итоговый», выбрав этот тип запроса в Мастере запросов при построении. Вычислимые поля можно включить и в обычный запрос, записав в них выражения для вычисления нужных значений (например, с использованием функций Access). Можно построить также перекрестные запросы, подобные электронным таблицам, позволяющие представить информацию в удобной наглядной форме.
Рис. 28. Создание формы запроса и ее использование
Для более наглядного вывода данных можно использовать формы, которые могут быть построены для отображения не только данных из таблиц БД, но и запросов. Формы могут быть иерархическими, если информация получается из нескольких связанных таблиц. При наличии нескольких главных таблиц можно в окне Мастера выбрать способ группировки данных в окне формы (рис. 28). Форму можно настроить с помощью Конструктора.