2. Документальне оформлення праці та її оплати.

Типові форми первинних документів з обліку праці та її оплати можна згрупувати таким чином.

Облік особового складу. Його ведуть у відділі кадрів, де заповнюють такі первинні документи (типові форми затверджено наказом Мінстату України від 09.10.95 р. № 253):

• Особову картку спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні роботи, проектно-конструкторські й технологічні роботи (ф. № П-4);

• Особову картку (ф. № П-2);

• Алфавітний листок (ф. № П-3).

Оформлюють працівника на роботу на основі Наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (ф. П-1). Кожному робітнику присвоюють табельний номер, відкривають особовий листок (ф. П -2).

Облік використання робочого часу ведуть у Табелі обліку використання робочого часу (ф. № П-13, № П-14) або Табелі обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (ф. № П-12). Цей облік ведуть за підрозділами. У них для кожного робітника вказують кількість відпрацьованого часу, щоденно й за місяць. Завважте: ф. № П-14 застосовують тільки для обліку використання робочого часу працівників із твердим місячним окладом.

Документи для розрахунку зарплати. Перш за все, це Розрахунково-платіжна відомість (ф. № П-49). Її складає бухгалтер підприємства на підставі даних особових рахунків кожного працівника (ф. № 54), зазвичай в одному примірнику. Також для нарахування зарплати використовують розрахункову відомість (ф. № П-50). У ній проводять лише розрахунок зарплати, а вже для її виплати використовують платіжну відомість або видатковий касовий ордер.

При відрядній системі оплати праці для правильного нарахування зарплати обліковують виробіток продукції або обсяг робіт, виконаний кожним робітником. Для обліку виробітку застосовують різні первинні документи в залежності від характеру виробництва й технологічного процесу. Це й наряд на відрядну роботу, і маршрутний лист у поєднанні з рапортом про виробіток або відривним талоном, і рапорт про виробіток (змінний рапорт), лист простою тощо.

Первинними документами доплат робітнику вважають лист на доплату у випадках простою не з вини працівника (ф. № П-16), лист простою (ф. № П-46), табель для відмітки фактичних годин роботи в межах норм, понаднормової роботи, роботи в нічний час.

3. Види відпусток, порядок нарахування та облік оплати відпусток.

Відпустка — це час відпочинку, який обчислюється в календарних днях і надається працівникам із збереженням місця роботи і заробітної плати.

Згідно Закону України «Про відпустки» право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудодих відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи (далі - підприємство) (ст..2).

Види відпусток(ст..4):

1) щорічні відпустки:

- основна відпустка (стаття 6 цього Закону);

- додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 цього Закону);

- додаткова відпустка за особливий характер праці (стаття 8 цього Закону);

- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;

2) додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (статті 13 , 14 і 15 цього Закону);

3) творча відпустка (стаття 16 цього Закону);

4) соціальні відпустки:

- відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (стаття 17 цього Закону);

- відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (стаття 18 цього Закону);

- додаткова відпустка працівникам, які мають дітей (стаття 19 цього Закону);

5) відпустки без збереження заробітної плати (статті 25, 26 цього Закону).

Законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток.

Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (стаття 115 КЗпП).

Для розрахунку належних працівникові сум відпускних використовується середня заробітна плата. Визначення середньої (годинної) заробітної плати проводиться відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. №100 (надалі - Порядок №100).

Пунктом 2 Порядку передбачено, що обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або для виплати компенсації за невикористані відпустки провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Працівникові, який пропрацював на підприємстві, в установі, організації менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Якщо перед настанням відпустки, тимчасової непрацездатності або в інших випадках, коли нарахування робляться із середньої заробітної плати, працівник не мав заробітку, розрахунки проводяться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

До розрахунку середньої зарплати включаються (пункт 3 Порядку):

1) основна заробітна плата;

2) доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність), умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші);

3) виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії; винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років тощо;

4) виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження тощо);

5) допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. У разі коли робочі дні у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю, премії, винагороди та інші заохочувальні виплати під час обчислення середньої заробітної плати за останні два календарні місяці враховуються пропорційно до часу, відпрацьованого в розрахунковому періоді.

Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому вони нараховані, разом із сумами відрахувань на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.

Що не враховується при обчисленні середньої заробітної плати

Відповідно до пункту 4 Порядку, при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження згідно з чинним законодавством не враховуються:

а) виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов'язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов'язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);

б) одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо);

в) компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);

г) премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об'єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності);

д) грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;

е) пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;

є) літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором;

ж) вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;

з) дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;

и) виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;

і) вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;

ї) заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачене чинним законодавством);

й) суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я;

к) доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства;

л) компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати (при проведенні індексації зарплати).

Нарахування виплат за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або компенсації за невикористані відпустки, провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат множиться на кількість календарних днів відпустки.

Святкові та неробочі дні

Святкові та неробочі дні, які припадають на період відпустки, у розрахунок тривалості відпустки не включаються і не оплачуються.

Відповідно до статті 73 Кодексу законів про працю України (із внесеними змінами) і наданого Мінпраці України роз'яснення листом від 28.10.99 р. №13-3658 "Про норму тривалості робочого часу на 2000 р." (на сьогодні змін до цього листа не внесено), у 2000 році маємо 10 святкових та неробочих днів, в тому числі: 1 січня - Новий рік, 7 січня - Різдво Христове, 8 березня - Міжнародний жіночий день, 30 квітня - Паска (Великдень), 1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих, 9 травня - День Перемоги, 18 червня - Трійця, 28 червня - День Конституції України, 24 серпня - День незалежності України.

Нагадаємо, що у 1999 році кількість святкових та неробочих днів становила 12. До набрання чинності Законом України від 01.02.2000 р. №1421-ХII вважалися святковими також річниця Великої Жовтневої соціалістичної революції - 7 і 8 листопада. Тому при розрахунку середнього заробітку працівників за період, який включатиме 7 і 8 листопада 1999 року, ці дні вважатимуться святковими та вилучатимуться із кількості днів, за які визначається середня зарплата.

Що не включається до розрахункового періоду для визначення середньої заробітної плати

Слід також наголосити, що, відповідно до пункту 2 розділу I Порядку №100, до розрахункового періоду для визначення середньої заробітної плати також не включається час, протягом якого працівники, згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин, не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, а саме:

1) відпустка без збереження заробітної плати, надана за ініціативою працівника (в межах термінів, встановлених статтею 25 та ч. 1 статті 26 Закону "Про відпустки");

2) кількість днів, протягом яких працівник не працював при скороченому робочому тижні;

3) відпустка без збереження або із частковим збереженням заробітної плати, яка була надана працівнику за ініціативою власника, відповідно до ч. II статті 26 Закону "Про відпустки", при цьому суми часткового збереження зарплати до розрахунку середньої заробітної плати також не включаються.

Своєю чергою, до розрахункового періоду (12 місяців), крім іншого, включатиметься:

1) кількість днів, які працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати, наданій за ініціативою працівника, понад терміни, передбачені статтями 25 та 26 Закону "Про відпустки";

2) кількість днів роботи працівника за скороченим робочим днем (наприклад, 4 години при восьмигодинному робочому дні), оскільки, відповідно до статті 56 КЗпП, робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників.

Для розрахунку середньої денної заробітної плати необхідно підсумковий заробіток за останні перед наданням відпустки 12 календарних місяців або менший фактично відпрацьований період поділити на відповідну календарну кількість днів або меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів та інших, перерахованих вище). Сума відпускних, належних працівнику, розраховується в подальшому множенням середньоденної зарплати на кількість календарних днів відпустки.

Для зручності можна користуватися формулою:

В = З : (Кд - (Кс + Н) х Кв, де

В - сума відпускних;

З - сумарний заробіток за останні 12 місяців, обрахований відповідно до вимог Порядку обчислення середньої заробітної плати;

Кд - кількість днів за останні 12 місяців, за які розраховується середня зарплата;

Кс - кількість святкових та неробочих днів за останні 12 місяців, за які розраховується середня зарплата;

Н - кількість днів, протягом яких працівник,

згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин, не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково;

Кв - кількість календарних днів відпустки.

Якщо відпустка триває 2 місяця, то відпускні розраховуються за кожний місяць окремо!!!

Облік розрахунків оплати праці під час відпустки (облік оплати відпусток)

Оплата відпусток на підприємствах може здійснюватися як із використанням спеціального резерву, так і без його використання.

Нарахування відпускних із використанням резерву для відпусток: облік створення резерву ведеться на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток», який спеціально призначено для згаданих цілей Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291. Згідно з нею забезпечення визначається щомісячно як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці. При створенні резерву для забезпечення витрат на відпустки дебетуються рахунки витрат (23, 91, 92, 93, 94) та кредитується субрахунок 471. Фактичну ж виплату відпусток показують проводкою Дт 471 Кт 661, 65. При цьому, якщо створеного забезпечення в якомусь місяці виявиться недостатньо, частину відпускних, яка виходить за межі забезпечення, списують у дебет одного з перелічених вище рахунків витрат проводкою: Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 661.

Нарахування відпускних без створення резерву відображають дебетуванням рахунків обліку витрат (23, 91, 92, 93, 94) з одночасним кредитуванням субрахунку 661, 65. Виплату відпускних показують проводкою Дт 661 Кт 30 «Каса».