7.Подготовка и передача дел в архив
Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, подлежащие передаче в архив организации, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление. Документы временного хранения, которые не передаются в архив, допускается оформлять частично, т.е. по окончании делопроизводственного года дополнительная их обработка не производится (о правилах частичного оформления дел при заведении их в делопроизводстве см. «Отдел кадров» № 10 за 2002 г.). Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы.
В кадровой службе любой организации образуются дела как первой, так и второй группы. Это означает, что работники кадровой службы обязаны подготовить соответствующие дела к передаче в архив организации. Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2001 г., должны быть оформлены в течение 2002 г.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
составление заверительной надписи дела;
описание дела на обложке.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текстов всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
В конце дела оформляется листзаверитель дела: на отдельном листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, поэтому их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее сотрудником, с указанием его должности и даты оформления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается.
Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это позволяет избежать перенумерации листов дела, что значительно экономит время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.