1 Часть.

Вступление – делается для того, чтобы адресат имел возможность получить четкое представление о содержании письма, включает:

• заголовок (шапку) размещенный в верхней части листа, элементами которого являются: название компании, фирменный знак, почтовый адрес, номера средств связи;

• дата письма обычно указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части документа;

• обращение, в письме играет роль приветствие;

• предметная строка – дает краткое и четкое название документа и формулировку основной причины его написания.

Может включать ссылку на документ, отдельные акты служившие основанием для написания письма.

• констатация факта.

2 Часть

Основная часть: изложение основной сути делового письма.

3 Часть

Заключение – это вежливая подпись, под подписью указываются инициалы и должность.

58) Виды деловых писем:

1. По тематическому признаку:

1) коммерческие – используются при подготовке заключения сделки и выполнению договорных условий, включает:

• письмо-предложение (оферта) – желание заключить сделку с указанием конкретных условий;

• письмо-запрос – обращение одной из сторон к другой стороне с указанием желания заключить сделку или уточнение условий и других вопросов;

• письмо-рекламация (претензия) – претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя обязательства.

2) некоммерческие письма – используются при решении организационных вопросов, к ним относятся:

• благодарственное письмо;

• гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• письмо-напоминание;

• письмо-просьба;

• сопроводительное письмо (составленное для сообщения адресату о направлении ему каких-либо документов, материальных ценностей).

2. По функциональному признаку:

• письма-ответы;

• инициативные письма.

59) Ни для кого не секрет, что важная составляющая успехов в бизнесе – благоприятный имидж предпринимателя. О том, почему внешний облик, то впечатление, которое производит бизнесмен своим внешним видом столь важно в предпринимательской деятельности, рассказывает кандидат педагогических наук, бизнес-тренер Светлана Гарифьянова.

 – В переводе с английского имидж – это образ, то есть внешний вид, облик, наружность. Однако было бы ошибкой думать, что имидж ограничивается только внешними атрибутами (одеждой, прической, аксессуарами и т. п.). Имидж – это, скорее, сочетание внешних и внутренних характеристик человека, которые информируют о его роде занятий, социальной принадлежности, воспитании, уровне жизни, отношении к своему делу, к себе и окружающим. Это своего рода самопрезентация. Если говорить об имидже предпринимателя, то, на мой взгляд, это один из отличных инструментов для достижения успеха, если, конечно, умело им пользоваться.

– Почему создание благоприятного имиджа настолько важно для предпринимателя?

– «Имидж – ничто, жажда – все», – вещает реклама. И кто- то lдействительно может сказать, что имидж для него не важен. Но подвох в том, что даже если мы не создаем свой имидж целенаправленно, он все равно формируется. И зачастую такой «имидж-самородок» работает не на своего хозяина, а против него, создавая не самые благоприятные впечатления. А вот грамотно созданный имидж увеличивает доходы. И здесь речь идет не только об имидже самого предпринимателя, но и об имидже его компании, сотрудников. Так что, хотим мы этого или нет, имидж – это основа доверия клиента или партнера по бизнесу. А если вам доверяют, увеличиваются и ваши доходы.

– Как формируется деловой имидж, каковы его составляющие?

– Как уже отметила, деловой имидж формируется целенаправленно (с помощью профессионалов) или спонтанно. В целом деловой имидж можно разделить на внешний и внутренний. Внешний имидж – это внешний вид или манера одеваться, стиль и тактика общения, деловой этикет. И это первый шаг к успеху. Ведь первое впечатление о человеке складывается в течение 10-20 секунд знакомства. Как правило, за это время вы не успеваете сказать ничего значимого, однако имеете возможность расположить (или, напротив, вызвать антипатию) к себе человека своей манерой общения, улыбкой, внешним видом. Сегодня любой менеджер знает, что «у него никогда не будет второй возможности произвести первое впечатление». Именно первое впечатление определяет, будут ли с вами сотрудничать в дальнейшем.

Внешний вид и манера одеваться играют немаловажную роль:мы по-прежнему «по одежке встречаем, а по уму провожаем». И для потенциального партнера костюм служит своеобразным кодом, свидетельствующим о степени надежности, респектабельности и успеха в делах.  Если человек имеет имидж, который соответствует его социальному  положению, занимаемой должности и отражает специфику деятельности компании, то именно такой имидж будет вызывать доверие, увеличивая доходы.

Формируя деловой стиль общения необходимо развивать гибкость и вариативностью в выборе тактики поведения в однотипных ситуациях, а также осваивать эффективные средства психологического управления.

Важно для имиджа и соблюдение делового этикета – свода правил, которые регулируют деловое взаимодействие людей. К таким правилам относятся формы приветствия, нормы поведения в общественных местах, предписания и требования к манерам, одежде и деловым аксессуарам.

Внутренний имидж включает в себя личностные деловые качества человека (предприимчивость, смелость, творчески потенциал, целеустремленность, уверенность, порядочность и др.), деловую репутацию и этику делового общения. Внутренний имидж можно сравнить с подводной частью айсберга. Эта часть не видна, но является основой и гораздо больше видимой (надводной) части.

– Насколько важно в формировании имиджа успешного предпринимателя повышение уровня самооценки?

– Самооценка – это то, как вы относитесь к самому себе, как вы видите себя и кем себя считаете. Уровень самооценки оказывает сильное влияние на все, что делает человек, в том числе и на его бизнес. Самооценка формируется постепенно с момента рождения человека. Если ваша самооценка высока, то, скорее всего, вы действуете уверенно, быстро принимаете правильные решения, строите партнерские отношения. Если же самооценка занижена, то это ведет к  неуверенности, робости, сомнениям и нерешительности, что непременно скажется и на деле. Поэтому в создании имидж успешного предпринимателя, самооценка может стать наиболее важным психологическим ресурсом, помогающим добиться успеха.

Предпринимательская этика – одна из сложных проблем формирования культуры цивилизованного предпринимательства, так как этика вообще – это учение и практика поведения индивидуумов (граждан) в соответствии с идеями о должном, о добре и в виде идеалов, моральных принципов и норм поведения.

Это учение о назначении человека, о смысле его жизни. Это система моральных и нравственных норм, включая общеобязательные правила поведения людей.

На формировании предпринимательской этики сказываются формы общественного сознания (менталитета) и общественных отношений, направленных на утверждение самоценности гражданина как предпринимателя, проявление его лучших человеческих качеств, экономической свободы, его ответственности перед потребителями, обществом.

Предпринимательская этика опирается на моральные принципы, относящиеся к нравам, характеру, притязаниям предпринимателей, а потому неразрывно связана с их мотивами, побуждениями.

Предпринимательская этика базируется на общих этических нормах и правилах поведения, сложившихся в стране, в мире, а также на профессиональной этике, проявляющейся в той или иной сфере деятельности.

В связи с общеэтическими нормами поведения граждан предпринимательская этика неразрывно связана с такими понятиями, как честность, совесть, авторитет, благородство, вежливость, честолюбие, самолюбие, бесстыдство, лицемерие, злорадство, злословие, месть, коварство, грубость, и с другими понятиями.

Как видно, одни понятия связаны с положительными (позитивными) принципами и чертами поведения, а другие – с отрицательными (негативными).

Предпринимательский этикет представляет собой:

• совокупность правил поведения предпринимателя, регулирующих его внешние проявления с окружающим миром;

• другими предпринимателями;

• конкурентами;

• сотрудниками;

• со всеми индивидуумами, с которыми предприниматель контактирует не только при осуществлении своего бизнеса, но в любой жизненной ситуации.