3.4.Требования к разработке унифицированных форм документов

1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использо­вания двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц про­ставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять со­держательную часть документа в виде текста.

4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них иденти­фикацию.

6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информа­цию, размещенную в строке.

7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить после­днюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8. Требования к текстам документов и порядок их изложе­ния определяются по нормативным документам на организа­ционно-распорядительную документацию.

9. Сокращения слов в формах документов должны соответ­ствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

3.5.Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, орга­низаций.

Рассмотрим подробнее четвертую категорию, а именно, какие виды документов обращаются на предприятиях и в орга­низациях.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в орга­низации, классифицируют по следующим признакам:

1) по видам деятельности (или назначению): научно-техни­ческие, конструкторские проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, первичные, учебно-методи­ческие, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистичес­кие; по торговле, ценообразованию, по личному составу и др;

2) по наименованию: уставы, положения, инструкции, рас­поряжения, приказы, договоры, планы и отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, те­леграммы, анкеты, стандарты, доверенности, платежные тре­бования и поручения и другие;

3) по способу фиксации информации: письменные (рукопис­ные, машинописные, типографские и т.д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические;

4) по месту составления: внешние (входящие и исходя­ щие) и внутренние;

5) по степени сложности: простые (рассматривается один вопрос) и сложные (рассматривается несколько вопросов);

6) по степени гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным доступом (секретные, совершенно сек­ретные и другие) и документы для служебного пользования;

7) по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные); подложные (надлежаще изготовленные, но содержащие ложные сведения) и поддельные (могут полнос­тью имитировать подлинные либо содержать изменения, вне­сенные с противоправной целью);

8) по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно») и несрочные;

9) по стадиям подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С подлинника могут быть изготовлены копии, оттис­ки, выписки из документа и дубликат подлинника;

10) по происхождению: служебные и личные (изложение жалоб, просьб, предложений и т.д.);

11) по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и свыше 10 лет);

12) по степени обязательности: информационные (сведе­ния о производственной и иной деятельности организации) и директивные (обязательные для исполнения, носящие харак­тер юридической или технической нормы);

13) по степени унификации: индивидуальные (носят разо­вый характер), типовые (для изложения однородных процессов и явлений), трафаретные (заранее подготовленный текст с пробелами), примерные и унифицированные в виде анкеты и таб­лицы;

14) по характеру, содержания: первичные и вторичные;

15) по периодичности формирования: дневные, месячные, квартальные, годовые;

16) по полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов, с частью обязательных реквизитов.

Вопросы для самоконтроля

1.Раскройте понятия «унификация» и «стандартизация».

2.Что понимается под формуляром-образцом документа?

3.Перечислите требования к построению унифицированных форм документа.

4.Приведите основные форматы бумаги для подготовки документа.

5.Перечислите основные виды УСД в ОКУД.

6.Расшифруйте структуру кодового обозначения документа в ОКУД.

7.Приведите классификацию унифицированных форм документов.

8.Перечислите виды документов, циркулирующих на предприятии (в организации).