Тема 9. Автоматизація управління проектами на підприємствах.

1. Основні поняття та сутність управління проектами

Щоденно тисячі керівників підприємств використовують методи управління проектами (УП). Це дає їм змогу контролювати хід виконання і завершення проектів у визначений термін, не перевищуючи запланованих витрат бюджетних коштів та залишаючись на високому технічному рівні.

Управління проектом — це дії користувача, спрямовані на розв’язання проблем, що постають через затримки, зміни, перешкоди та у зв’язку з можливостями, які відкриваються в процесі реалізації проекту.

Успішне управління проектом вимагає постійної пильності: визначення того, що реально відбулося, скільки робіт було фактично виконано, що залишилося зробити і хто стане у пригоді у ході розв’язання проблеми.

Використовуючи програмне забезпечення з управління проектами, можна виявити й спробувати вирішити потенційні проблеми.

Стислий опис процесу

Перед складанням розкладу проекту всі його учасники повинні знати свої функції з урахуванням усіх рекомендацій та порад, що допоможе безперебійній роботі програмного забезпечення для успішного досягнення мети.

Оновлення процесу

Коли розклад проекту готовий, його учасники повинні знати свою роль в управлінні проектом. Необхідно встановити зв’язок між усіма учасниками проекту для передачі інформації про виникаючі зміни в процесі роботи. Зміна розкладу на основі отриманих даних і порівняння його зі складеним планом гарантує ефективне використання ресурсів, відстеження вартості проекту і бюджету, збереже час виконання і вартості робіт з урахуванням виникнення непередбачених обставин.

Оновлення циклу

У процесі реалізації проекту слід встановити частоту, з якою необхідно контролювати процес (приблизно раз на тиждень або на два тижні). Для цього встановлюється точна дата, визначаються порядок і методи звітності про виконані роботи.

1. Введення фактичної інформації.

2. Складання розкладу проекту.

3. Порівняння отриманих результатів з початковим планом

4. Вирівнювання ресурсів.

5. Аналіз продуктивності.

6. Коригування розкладу.

7. Інформаційні потоки.

8. Управління по звітних періодах.

План проекту

Для розробки плану проекту треба визначити рівень деталізування, набір робіт, а також проаналізувати підходи до управління майбутнього проекту.

1. Набір робіт.

2. Логічна залежність між роботами.

3. Критичний шлях — послідовність робіт, що вимагає найбільшого часу до завершення.

4. Остаточний план.

5. Співвідношення вартості й тривалості проекту.

6. Організація проектної інформації.

7. Варіанти виконання проекту.

Планування, контроль, управління, зв’язок і аналіз — усе це і є управлінням проектом.

2. Базові функціональні можливості автоматизованих систем управління проектами

При виборі програмного продукту користувачеві необхідно, насамперед, зрозуміти, для вирішення яких задач буде потрібна система управління проектами, проаналізувати характер діяльності власної організації з погляду можливості й доцільності застосування проектної форми планування і управління. При цьому необхідно чітко уявляти, яка діяльність може плануватися у вигляді проектів, наскільки детально необхідно планувати й контролювати проекти.

До основних функціональних можливостей наявних автоматизованих систем управління проектами слід віднести:

1. Засоби опису комплексу робіт проекту, зв’язків між роботами та їхніх часових характеристик:

a) засоби опису і типи планування задач: (виконати Якомога Раніше, Як Можна Пізніше, роботи з фіксованою датою початку/закінчення, можливість прив’язки тривалостей задач до обсягу визначених ресурсів, резерви часу, що обчислюються, — повний, вільний і т. ін.);

б) засоби встановлення логічних зв’язків між задачами;

в) багаторівневе подання проекту;

г) підтримка календаря проекту, підтримка календарів ресурсів.

2. Засоби підтримки інформації про ресурси і витрати за проек­том і визначення ресурсів і витрат для окремих робіт проекту:

a) ведення списку наявних ресурсів, можливість задання нормального і максимального обсягів ресурсу;

б) підтримка ресурсів із фіксованою вартістю і ресурсів, вартість яких залежить від тривалості їхнього використання;

в) розрахунок необхідних обсягів ресурсів;

г) ресурсне планування (виділення перевантажених ресурсів і задач, що їх використовують), автоматичне/командне вирівнювання профілів завантаження ресурсів (з урахуванням обмежень за часом або з урахуванням обмеження на ресурс, з урахуванням пріоритетів задач).

3. Засоби контролю за ходом виконання проекту:

a) засоби відстежування стану задач проекту (фіксація плану розкладу проекту, засоби введення фактичних показників стану задач — відсоток завершення);

б) засоби контролю над фактичним використанням ресурсів (бюджетна кількість і вартість ресурсу, фактична кількість і вартість ресурсу, кількість і вартість ресурсів, необхідних для завершення роботи).

4. Графічні засоби подання структури проекту, засоби створення різних звітів за проектом:

a) діаграма Гантта (часто поєднана з електронною таблицею і дозволяє відображати різну додаткову інформацію);

б) PERT-діаграма (мережна діаграма);

в) засоби створення звітів, необхідних для планування (звіт про стан виконання розкладу, звіти по ресурсах і по визначенню ресурсів, профіль ресурсу, звіт по вартості.