1 Первое знакомство с Microsoft® Office InfoPath™

Цель: получить начальные сведения о назначении программы Microsoft® Office InfoPath™ 2003 и её основных возможностях.

1. Запустите Microsoft InfoPath 2003 (Пуск – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office InfoPath 2003).

2. В правом нижнем углу открывшегося окна Заполнить форму выберите пункт Учебный курс по InfoPath… (Рис. 1.1). Или выберите команду меню Справка – Демонстрация Microsoft Office InfoPath. В предлагаемом анимированном курсе представлен обзор Microsoft® Office InfoPath™ 2003, включающий ключевые понятия и основные средства. Можно просмотреть курс целиком или только интересующие разделы.

Рисунок 1.1 – Форма программы

3. Если потребуется (в зависимости от настроек безопасности браузера), щелкните панель информации (Рис. 1.2) и выберите команду Разрешить заблокированное содержимое, после чего ответьте Да на предупреждение системы безопасности (Рис. 1.3) и затем щелкните ссылку . При необходимости, выполните аналогичные действия в следующем открывшемся окне.

Рисунок 1.2 – Учетный курс Microsoft InfoPath 2003

 

Рисунок 1.3 – Окно предупреждения системы безопасности

4. Окно приветствия (Рис. 1.4), в котором описаны содержание и все разделы программы Microsoft InfoPath 2003.

Рисунок 1.4 – Учебный курс по Microsoft InfoPath 2003

1.2 Заполнение форм Microsoft® Office InfoPath™

Чтобы заполнить предварительно разработанную форму, необходимо получить доступ к её шаблону. Внешний вид и функциональность заполняемой формы задаются именно разработанным шаблоном. Шаблон может быть как опубликованным в сети, так и размещённым на компьютере пользователя. На основе одного шаблона можно заполнить несколько форм, соответствующих заданному образцу и содержащих различные данные.

В качестве примера рассмотрим заполнение устанавливаемого вместе с программой InfoPath образца формы Авансовый отчёт:

1. Запустим InfoPath и в области задач Заполнить форму выберем пункт Другие формы… (Рис. 1.5). Для отображения/скрытия области задач можно использовать соответствующий пункт меню Вид или сочетание клавиш CTRL+F1;

2. В открывшемся окне выберем категорию Образцы форм и откроем Авансовый отчёт (Рис. 1.6);

3. Заполним поля Авансового отчёта (Рис. 1.6);

4. Сохраним форму, задав и запомнив её имя и расположение (по умолчанию – Форма1 в папке Мои документы). Заполняемая форма сохраняется в файл с расширением XML. Отметим, что этот файл представляет собой только содержимое формы – структурированные данные со ссылкой на шаблон;

5. Закроем InfoPath, затем откроем только что сохранённую форму и продолжим её заполнение, после чего снова сохраним;

6. Создадим ещё один авансовый отчёт, основанный на открытой форме, для чего нажмем кнопку Заполнить форму. Соответствующая форма откроется в новом окне, заполним её и сохраним под другим именем.

Команда Открыть шаблон (файл с расширением XSN) приводит к заполнению новой формы на его основе, которую потребуется сохранить. А выполнение команды Открыть форму (сохранённую в файл с расширением XML) даёт возможность работать с её содержимым (просматривать, заполнять, редактировать), но только при доступности соответствующего шаблона.

Рисунок 1.5 – Команда Заполнить форму

Рисунок 1.6 – Авансовый отчет

Несмотря на то, что процесс ввода данных в форму обычно не вызывает затруднений, существует ряд возможностей, помогающих делать это эффективнее. Рассмотрим некоторые из таких возможностей.